Schluss mit Klemmbrett: Wie die Workforce Management Software Celero One den Außendienst digitalisiert und effizienter macht

Mit dem Außendienst verbindet man oft und immer noch das Klemmbrett mit Anleitungen, Checklisten und mehr. Gerade, wenn Außendienstmitarbeitende Durchschläge beim Kunden lassen oder eine Quittung für geleistete Arbeiten benötigen, ist Papier oft noch das Mittel der Wahl. So robust und simpel diese Lösung ist, so schnell kommt sie an ihre Grenzen. Nämlich dann, wenn es etwas komplizierter wird. Und das kann schon der Fall sein, wenn ein Mitarbeitender vom Werkskundendienst eine Checkliste für die Fehlersuche bei einer Waschmaschine durchgehen muss, ein Frontline Worker bei mehr Artikelnummern den Überblick behalten muss, als auf ein Blatt Papier passen, es bei der Wartung oder Montage einer technischen Installation mehrere Optionen gibt oder wenn eine Aufbauanleitung einfach nicht zur Realität vor Ort passen will. Diese Liste ließe sich beliebig erweitern. Für den Außendienst eines Unternehmens, der oft aus vielen bis hunderten von Personen besteht, bedeutet das: Wenn etwas nicht so ist, wie geplant, gibt es viele bis viele hundert Probleme. Und das bedeutet: weniger Effizienz und mehr Fehler. Und damit: unzufriedene Kunden und fehlende Wirtschaftlichkeit.

Ob die Information ankommt, macht den Unterschied

Es gibt zwar Werkskundendienstmitarbeitende, die können jede Waschmaschine, die ihre Marke je gebaut hat, mit verbundenen Augen reparieren. Die sind allerdings seltene Ausnahmen. Alle anderen benötigen detaillierte Informationen und passende Anleitungen. Und die sind erfahrungsgemäß so umfangreich, dass sie auf kein Klemmbrett mehr passen – mal ganz abgesehen von den Druckkosten. Der Schlüssel zu effizientem Arbeiten ist damit, Frontline Workern die Informationen digital zur Verfügung zu stellen, die diese benötigen – und gleichzeitig die Möglichkeit zu haben, zusätzlich Informationen nachzuliefern und Support bieten zu können. Das Mittel der Wahl dafür ist die Kombination aus einer leistungsstarken Workforce-Management-Software und dem Smartphone. Denn das ist klein, robust und immer dabei.

Celero One: Prozesse zentral steuern und detaillierte Anweisungen mobil ausspielen

Celero One ist so eine Workforce Management Software, bestehend aus einer zentralen Steuerung und einer App, Celero One Mobile, für die Smartphones der Frontline Worker und Außendienstmitarbeitenden. Herzstück von Celero One ist der Prozess-Manager: Über dieses Tool lassen sich auch komplexe Prozesse, wie zum Beispiel Reparaturen, Wartungen und Montagen bis hin zu den Bestückungen von Regalen und Displays, in überschaubare und verständliche Einzelschritte herunterbrechen, mit Informationen, Bildern, Videos und Dokumenten anreichern und in Anleitungen umwandeln, die auf die Smartphones der Frontline Worker gesendet werden. Die Anleitungen sind nach einer stringenten Wenn-Dann-Logik aufgebaut und können so auf die unterschiedlichsten Situationen vor Ort eingehen – das reduziert unnötigen Ballast und wirkt sich positiv auf die Einsatzzeiten aus. Falls das nicht reicht, lässt sich über die App schnell und einfach Support anfordern.

Diese digitale Lösung bietet noch einen weiteren Vorteil: Gerade in großen Teams von Frontline Workern werden viele Sprachen gesprochen, aber nicht unbedingt von allen die Landessprache. In Celero One lassen sich deshalb die Anleitungen in unterschiedlichsten Sprachen hinterlegen.

Aufgabe erledigt!

Der letzte Schritt bei vielen Außendienstlern ist oft die Unterschrift des Auftraggebers für die geleistete Arbeit, bisher noch auf dem Klemmbrett mit Durchschlagpapier. Mit Celero One hat auch das ausgedient: Im Prozess-Manager kann als finaler Schritt auch das Unterschreiben auf dem Display des Smartphones angelegt werden. Der Kunde quittiert und bekommt einen digitalen Beleg, was die Druck- und Papierkosten spart. Dadurch erfährt auch die Teamleitung in der Zentrale in Echtzeit, wenn eine Aufgabe erledigt ist und kann aus den erfassten Daten sehr schnell erste Rückschlüsse ziehen. So macht Celero One 100% Transparenz auf allen Ebenen möglich.

Damit geht auch der letzte Grund verloren, am Klemmbrett festzuhalten. Und außerdem gibt es so keine schwer zu entziffernden Durchschläge mehr, die auch verloren gehen können.

Mehr zu Celero One und den Möglichkeiten, mehr Effizienz in den Außendienst zu bekommen, erfahren Sie unter celero-one.com