Gesetzliche Änderungen zur E-Rechnung: Was Sie jetzt beachten müssen!

Zehn Wochen vor dem Startschuss ist es essenziell, dass Onlinehändler sich auf die Umstellung vorbereiten, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Betroffene Geschäftsvorfälle: B2B im Inland

Die Regelung betrifft nur Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen (B2B). Von einer Ansässigkeit im Inland wird gesprochen, wenn sich Sitz, Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland befinden. 

Dementsprechend sind alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen in Deutschland verkaufen, zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.

Die E-Rechnung: Definition und Hintergrund

Eine E-Rechnung (auch eInvoice) ist ein Dokument, das in einem strukturierten Datenformat erstellt und übermittelt wird. Anders als herkömmliche PDF-Dateien enthalten E-Rechnungen maschinenlesbare Informationen, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Beispiele für Formate, die Anforderungen vollständig erfüllen, sind die XRechnung oder ZUGFeRD. Diese elektronische Form vereinfacht die Integration in digitale Systeme, reduziert Fehler und beschleunigt die Bearbeitung. 

Wichtig ist, dass eine Papierrechnung nicht ausreicht und ein unstrukturiertes PDF ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung gilt.

Auswirkungen auf den E-Commerce

Die Einführung der E-Rechnung bedeutet für viele Onlinehändler eine Anpassung ihrer bestehenden Prozesse. Buchhaltungs- und Rechnungsstellungssoftware müssen in der Lage sein, das vorgeschriebene Format zu unterstützen und die Rechnungen korrekt zu übermitteln. Dies erfordert möglicherweise die Implementierung neuer Software oder die Anpassung bestehender Systeme. Unternehmen, die hier nicht rechtzeitig handeln, riskieren Sanktionen oder Verzögerungen in der Zahlung ihrer Rechnungen.

Die Einführung der E-Rechnung bringt jedoch auch Vorteile mit sich: Automatisierte Prozesse können den Aufwand in der Buchhaltung erheblich verringern und zu einer schnelleren Bearbeitung von Zahlungen führen. Zudem sinkt das Risiko von fehlerhaften Rechnungen, was sowohl Händler als auch ihre Geschäftspartner entlastet. Gleichzeitig bietet die digitale Verarbeitung eine höhere Transparenz und Kontrolle über die Finanzabläufe.

Die nächsten Schritte für Onlinehändler

1. Prüfung der Systeme: Händler sollten prüfen, ob ihre derzeitigen Buchhaltungs- und ERP-Systeme die Anforderungen der E-Rechnung erfüllen.
2. Upgrade oder neue Softwarelösungen: Falls nötig, sollten Unternehmen frühzeitig ein Update ihrer Systeme vornehmen oder eine neue Softwarelösung implementieren.
3. Schulung der Mitarbeiter: Es ist wichtig, dass Teams mit den neuen Prozessen und rechtlichen Anforderungen vertraut sind und in die Lage versetzt werden, E-Rechnungen korrekt zu erstellen und zu verarbeiten.
4. Anbindung an Geschäftspartner: Onlinehändler sollten sicherstellen, dass ihr System einwandfrei mit angebundenen Plattformen und Software von Geschäftspartnern kommunizieren kann, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.

Die Lösung: DocumentBuilder von PlentyONE

Innerhalb ihres E-Commerce-ERP hat PlentyONE mit dem neuen DocumentBuilder eine innovative Lösung für Onlinehändler geschaffen, um die gesetzlichen Anforderungen problemlos zu erfüllen. Das Feature zur Einrichtung von Belegdokumenten bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche inkl. Drag-and-Drop-Editor und ermöglicht es, E-Rechnungen automatisch und im korrekten Format zu erstellen. Die Lösung ist vollständig in die bestehenden plentysystems-Prozesse integriert und stellt die Einhaltung der neuen Vorgaben sicher.

Die Umstellung auf E-Rechnungen mag eine Herausforderung darstellen, aber mit den richtigen Werkzeugen und der frühzeitigen Vorbereitung können Onlinehändler nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch von den Effizienzgewinnen der Digitalisierung profitieren.