Wie APM den Weg zu einer resilienten Unternehmensarchitektur ebnet

Die Verwaltung des Applikationsportfolios (Application Portfolio Management, APM) wird oft als Hindernis wahrgenommen—eine unsichtbare Grenze, die den Weg zur umfassenden digitalen Transformation versperrt. Doch wenn APM als Ausgangspunkt statt als Ziel betrachtet wird, kann es eine solide Grundlage schaffen, um Transformationsvorhaben effizient und ganzheitlich voranzutreiben. Zudem hilft es, falsche Vorstellungen über den Wert und die Rolle der Unternehmensarchitektur zu entkräften.

1. Den Rahmen erweitern: APM als Ausgangspunkt für Transformationen

Das Application Portfolio Management dient dazu, den Applikationsbestand einer Organisation zu inventarisieren und zu analysieren. Es bewertet Applikationen hinsichtlich ihres Werts, ihrer Kosten, Risiken und Leistung, um Optimierungen im Portfolio zu ermöglichen—etwa durch die Reduktion von Redundanzen, die Verwaltung von Lebenszyklen oder die Erhöhung der strategischen Relevanz.

Dieser rein technologische Ansatz wird noch wirkungsvoller, wenn er um eine businesszentrierte Perspektive erweitert wird. Durch die Integration von Geschäftsfähigkeiten (Business Capabilities), Prozessen, Risiken und Daten in ein zentrales Architektur-Repository entsteht eine umfassende Sicht auf die Organisation.

Das Ziel ist eine durchgängige Transparenz, mit der Silos aufgebrochen, Kosten optimiert, Effizienz gesteigert und Ressourcen auf strategisch wertvolle Initiativen fokussiert werden können. Szenario-Analysen helfen dabei, die Auswirkungen von Veränderungen vorab zu bewerten und Risiken besser zu steuern.

Ein klar definierter Use-Case-Ansatz stellt sicher, dass das Vorgehen handlungsorientiert bleibt. Fragen wie Welche geschäftlichen Herausforderungen müssen gelöst werden? Welche Handlungsfelder eröffnen sich? Welche Risiken und Chancen ergeben sich für die Zukunft? bilden die Basis für die weitere Priorisierung.

Je nach Kontext der Organisation können erste Anwendungsfälle z. B. die Rationalisierung des Applikationsportfolios zur Kostensenkung, die Migration in die Cloud, die Optimierung digitaler Prozesse, die Stärkung der Cybersicherheit oder die Sicherstellung regulatorischer Compliance umfassen.

APM dient hierbei als strategisches Werkzeug zur Wertschöpfung: durch verbesserte Daten-Governance, eine stärkere Ausrichtung von Geschäftsprozessen auf Unternehmensziele, durchdachtere IT-Architekturen und optimiertes Risikomanagement. Entscheidend ist, bestehende Informationen gezielt zu nutzen und mit aktuellen Anforderungen in Einklang zu bringen.

2. Zusammenarbeit zwischen Business und IT: Der Schlüssel zur Transformation

In „digitaler Transformation“ liegt der Fokus auf „Transformation“—insbesondere der Neugestaltung geschäftlicher Abläufe. Dieses Ziel kann nur erreicht werden, wenn IT und Fachbereiche eng zusammenarbeiten. Die IT-Abteilung liefert die digitalen Grundlagen, doch die eigentlichen Treiber des Wandels sind die Business-Teams, die den geschäftlichen Mehrwert generieren.

Ein kollaborativer Ansatz, der eine breite Einbindung und aktive Mitgestaltung der Fachabteilungen sicherstellt, verwandelt ein technikzentriertes Projekt in eine unternehmensweite Initiative.

Ein wesentlicher Schritt dabei ist die Rekontextualisierung des Applikationsportfolios unter Berücksichtigung der Perspektiven von Schlüsselanwendern und Stakeholdern. Kritikalität, wahrgenommener Wert und die Abdeckung funktionaler Anforderungen werden einbezogen, um eine realitätsnahe Bewertung zu gewährleisten.

Wichtig ist, die beteiligten Teams nicht mit überflüssigen Informationen zu überfrachten. Jeder Beitragende sollte lediglich die für seine Rolle relevanten Daten erhalten, um eine zielgerichtete Mitarbeit zu ermöglichen.

Visualisierungen wie Dashboards sind zentrale Ergebnisse dieses Prozesses. Sie veranschaulichen, wie Transformationsinitiativen die initial definierten Herausforderungen adressieren, und machen Erfolge transparent. Durch die breite Kommunikation der Ergebnisse, beispielsweise über ein Intranet-Portal, wird die Akzeptanz und Unterstützung im gesamten Unternehmen gefördert.

Ein gut gestaltetes Intranet-Portal verbindet Business- und IT-Perspektiven und ermöglicht sowohl die strategische Analyse als auch die operative Verfolgung von Projekten. Es schafft Transparenz über die Abteilungsgrenzen hinaus, wertschätzt Beiträge einzelner Teams und stärkt das Gesamtverständnis für die organisatorischen Zusammenhänge.

3. Modellierung zur Antizipation zukünftiger Transformationen

Die dritte Säule dieser Methode ist die vorausschauende Planung. Hierfür ist eine übergreifende Perspektive notwendig, die alle relevanten Elemente—von Geschäfts- und IT-Funktionen über Daten bis hin zu Risiken—berücksichtigt. Das zentrale Architektur-Repository liefert hierfür die Basis, da es eine integrierte Sicht auf alle kritischen Aspekte der Organisation bietet.

Mit dieser Grundlage können zukünftige Herausforderungen identifiziert, Veränderungen antizipiert und Chancen frühzeitig erkannt werden. Gemeinsame Bezugsrahmen, wie IT- und Capability-Maps oder eine klar definierte Zielarchitektur, unterstützen diese Vorbereitung.

Der Einsatz moderner Werkzeuge wie Predictive Analytics, Datenvisualisierung und Szenario-Analysen erleichtert Entscheidungsprozesse. Dennoch bleibt der kreative und strategische Beitrag von Menschen unverzichtbar: Die Modellierung von Zukunftsszenarien ist ein kreativer Akt, der sich nicht vollständig automatisieren lässt.

Komplexe Zusammenhänge werden durch Modelle greifbarer gemacht, sodass die Umsetzung strategischer Maßnahmen erleichtert wird. Sie fördern nicht nur die Kommunikation zwischen verschiedenen Stakeholdern, sondern stärken auch das Verständnis für den geschäftlichen Nutzen von Architekturvorhaben.

Fazit:
Eine schrittweise Einführung von APM, gekoppelt mit der konsequenten Erweiterung des Umfangs, der Perspektive und der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit, führt zu einer nachhaltigen Stärkung der Organisation. Die Kombination dieser Elemente unterstützt eine zukunftssichere, resilientere und effizientere Unternehmensarchitektur. Damit wird APM zu einem zentralen Baustein für eine vernetzte und strategisch ausgerichtete Organisation, die langfristig erfolgreich agieren kann.

Leslie Robinet – Director Corporate Services – MEGA International