Die Hauspost digitalisieren mit Software

Die Hauspost ist in Unternehmen für die ein- und ausgehende Post zuständig. Zu dieser Post zählen unter anderem Briefe, Pakete und andere Sendungen, die im Unternehmen auftauchen können. Es gibt verschiedene Schritte, die bei der Verteilung eine Rolle spielen. Der erste Schritt ist es, die ankommende Post (Briefe, Pakete, Materialproben) mit einem mobilen Gerät zu erfassen. Dieses geschieht mit der mobilen Hauspost App von COSYS. Der Hauspostmitarbeiter scannt dazu die Sendungsnummer der eintreffenden Sendungen und gibt alle relevanten Daten ein, wie etwa der Absender, der Empfänger und der KEP-Dienst, der das Paket zugestellt hat. Dabei kann individuell entschieden werden, welche Felder Pflicht sind und welche ausgeblendet werden. Die Post hat einen Status, der sich nach dem Scannen von jedem Arbeitsschritt ändert. Neben der mobilen App gibt es noch eine Webanwendung. Diese Webanwendung stellt alle Daten des Systems grafisch aufbereitet dar und ermöglicht so eine lückenlose Sendungsverfolgung. Durch die historischen Daten sehen Sie alle Statusänderungen mit allen hinterlegten Daten sowie der Uhrzeit und den Bearbeiter. Dadurch ist der Prozess transparenter und kann besser nachvollzogen werden.

Welche Funktionen hat eine Hauspost Software?

Die COSYS Software bietet viele verschiedene Funktionen für Ihre Hauspost. Bei der Barcodeerfassung können Sie einfach die Sendungsnummer des KEP-Dienstes weiternutzen und müssen keinen neuen Barcode generieren. Automatische Benachrichtigungen gehen in Form von E-Mail oder SMS raus, wenn die Post einen bestimmten Status bekommt. Individuell können Sie dabei festlegen, welche Status das sind und wie die Benachrichtigung aufgebaut sein soll. Mittels der Fotoerfassung werden Beschädigungen oder andere Dinge dokumentiert. Die anderen Dinge können Lieferscheine oder auch abgestellte Pakete auf zum Beispiel dem Schreibtisch sein. Ein Import Ihrer Daten ist ebenfalls möglich. Dafür muss die Datei den richtigen Aufbau haben. Mithilfe der Unterschriftenerfassung erfassen Sie die Unterschrift digital und müssen dazu das Gerät nicht aus der Hand legen. Wenn noch Funktionen fehlen oder entfernt werden sollen, dann ist das kein Problem, denn die COSYS Software ist flexibel gestaltet. Das bedeutet, dass wir die Software komplett nach Ihren Anforderungen und Bedürfnissen anpassen können.

Wie sieht die Zukunft in dem Bereich aus?

Die Hauspost Software wird immer weiterentwickelt und neue Funktionen werden immer weiter eingepflegt. Das Produkt wird daher ständig optimiert und passt sich der Zeit an. Die beiden neusten großen Funktionen, die integriert worden sind einmal Paketschränke und zum anderen die Prozessdatenanalyse (PDA). Mithilfe einer Schnittstelle werden die Paketschränke nahtlos integriert. Diese Zustellung ist eine Erweiterung der Selbstabholung. Personalkosten können eingespart werden, da der Mitarbeiter nur in den Schrank räumt und nicht jeden Empfänger einzeln beliefern muss. PDA ist dagegen ein Managementtool mit Auswertungen und Analysen. Prozesse werden transparenter und Verbesserungspotenziale werden so aufgedeckt. Bei Betrachtung der historischen Daten können saisonale Schwankungen auffallen und in die Planung der Zukunft mit einfließen.

Um sich einen ersten Überblick über unsere Software zu verschaffen, können Sie sich kostenlos und unverbindlich unsere App aus dem Google Play Store oder Apple App Store herunterladen und testen. Melden Sie sich bei Fragen oder anderen Anliegen persönlich unter der Telefonnummer +49(0)5062 900 0, per Mail an anfrage@cosys.de, über unser Kontaktformular oder unseren Live-Chat auf unserer Webseite.