Ein Unternehmen auf dem Weg zur E-Rechnung

Marcus M. beobachtet die Entwicklungen seines Unternehmens seit Einführung der E-Rechnung mit Zufriedenheit. Im Januar 2024 hatte er ein interdisziplinäres Projektteam gebildet, bestehend aus Mitgliedern der IT-, Finanz- und Vertriebsabteilung. Ziel war es, zusammen mit dem neu gewonnenen IT-Dienstleister, eine klare Strategie für die Implementierung der E-Rechnung zu entwickeln. In mehreren Workshops wurden die Anforderungen an das System definiert, rechtliche Rahmenbedingungen geprüft und geeignete Softwarelösungen evaluiert. Unter den gegebenen Voraussetzungen fiel die Wahl auf eine Software-Bibliothek, die sich nahtlos in die bestehende Software einbinden ließ und bei der Erzeugung von E-Rechnungen eine signifikante Rolle spielt. Der Dienstleister hatte eine Lösung entwickelt, bei der für jeden Kunden individuell konfiguriert werden kann, ob und mit welchen Attributen eine E-Rechnung versendet wird. Das Resultat ist ein hybrides Rechnungsformat.

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit dem modifizierten System vertraut sind, wurden die Mitarbeiter geschult, in welchem die Mitarbeiter nicht nur mit der neuen Erweiterung vertraut gemacht wurden, sondern auch über die Vorteile der E-Rechnung informiert wurden. Beispielsweise die automatisierte maschinelle Verarbeitung mit geringeren Fehlerquoten. Darüber hinaus wurde eine Kommunikationskampagne gestartet, um das Bewusstsein für das Projekt zu schärfen, Akzeptanz zu schaffen und auch bei den Kunden dafür zu werben. Denn in Zukunft sollen möglichst viele Rechnungsempfänger auf das E-Rechnungsformat umgestellt werden.

Dann, der große Schritt: Die technische Implementierung im April 2024. Das IT-Team arbeitete eng mit dem IT-Dienstleister zusammen, um sicherzustellen, dass alle Schnittstellen korrekt eingerichtet wurden. Parallel dazu wurde ein Testlauf mit ausgewählten Geschäftspartnern durchgeführt. Dieser ermöglichte die frühzeitige Identifikation von Problemen und erforderlichen Anpassungen. Die Haupterkenntnis war, dass trotz des Standards viele Unterschiede in der inhaltlichen Ausprägung der Felder von E-Rechnungen bei den einzelnen Geschäftspartnern bestehen. Dies erforderte ausgeklügelte, individuelle Konfigurationsmöglichkeiten für maßgeschneiderte E-Rechnungen.

Am 1. Juli 2024 ging das E-Rechnungssystem offiziell live. Die ersten Monate nach dem Go-Live waren geprägt von intensiver Überwachung und Unterstützung durch das Projektteam und den externen IT-Dienstleister. Aber Dank der vorherigen Tests verlief der Übergang reibungslos; die Rückmeldungen von Mitarbeitern und Geschäftspartnern waren durchweg positiv.  Der IT- Dienstleister hatte auch seine Geschäftspartner zu einer geeigneten Softwarelösung beraten und diese dort integriert. Zwar sieht der Lösungskern dort anders aus aber nun können auch sie die E-Rechnungen empfangen und maschinell weiterverarbeiten.

Nun ist es Zeit für Marcus M. und sein Team eine Zwischenbilanz zu ziehen. Anna, aus der Kreditorenbuchhaltung eines Schlüsselkunden, weiß zu berichten: „Ich kann es kaum glauben. Wo ich früher Stunden damit verbracht hatte, Rechnungen manuell zu prüfen und abzuheften, erledigt nun ein automatisiertes System den größten Teil dieser Aufgaben in Minuten.“  Auch für Tom, den IT-Leiter, brachte die Umstellung neue Herausforderungen – aber auch Chancen. Er hatte das Projekt von Anfang an begleitet und ist stolz darauf, wie reibungslos alles verlief: „Die Integration der E-Rechnungssoftware mit dem bestehenden ERP-System war eine Herausforderung, welche ich aber mit Unterstützung durch den IT-Dienstleister, gemeistert habe.“ Tom weiß jedoch auch um die Bedeutung der Datensicherheit und sorgt dafür, dass alle sensiblen Informationen auch in Zukunft durch modernste Verschlüsselungstechniken geschützt sind. Lisa, die Nachhaltigkeitsbeauftragte des Unternehmens ist begeistert von den positiven Auswirkungen auf die Umweltbilanz. „Wir haben unseren Papierverbrauch um 80 % reduziert“, verkündet sie strahlend. Doch nicht nur intern spürt man die positiven Veränderungen. Auch die Geschäftspartner sind inzwischen beeindruckt von der neuen Effizienz. Lieferanten erhalten ihre Zahlungen schneller und Kunden schätzen die transparente Kommunikation durch digitale Rechnungen und Belege.

Marcus M. fasst zusammen: „Es beginnt ein neues Kapitel für uns alle, geprägt von Innovation, Nachhaltigkeit.“

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