Wissensmanagement statt Kopfmonopol: Flüchtiges Know-how effektiv festigen

Um erst gar nicht in derart akute Situationen hineinzusteuern, sollten Unternehmen frühzeitig damit beginnen, Wissen zu sichern – und dies auch fortlaufend implementieren. Denn nicht allein vor dem Hintergrund des hohen Fachkräftemangels wird klar, dass Mitarbeiter sowohl sprichwörtlich als auch buchstäblich das größte Kapital im Unternehmen sind.

Sogenanntes Schlüsselpersonal trägt einen weitreichenden Erfahrungsschatz und tiefgreifendes Know-how in sich. Fällt diese Ressource weg, kann das im Unternehmen viel Zeit und Geld kosten. Nicht immer lässt sich das verhindern, doch mit speziellen Lösungen, z. B. einem digitalen Tool zur Erstellung von Anweisungen, können Unternehmen ein sicheres Fundament bilden.  

Wissensträger sollten nicht alles tragen, aber viel teilen

Ob stärkstes oder schwächstes Glied: Eine Wertschöpfungskette wird mit ungleichmäßiger Gewichtung zunehmend fragil. Am Beispiel einer Fachkraft, die bereits seit Jahrzehnten im Betrieb ist und ein sogenanntes Kopfmonopol bildet, wird deutlich, dass gesamte Prozesse und Abläufe von einer einzelnen Person abhängig sein können – aber definitiv nicht sollten!

Kopfmonopol bedeutet, dass das entscheidende Unternehmenswissen zwar vorhanden ist, aber eben nur in den Köpfen einzelner Spezialisten oder Führungskräfte. Wie jeder Mensch im Unternehmen kann auch eine solche Schlüsselperson plötzlich und unerwartet wegfallen – vorübergehend durch Krankheit oder Elternzeit, aber auch endgültig durch Wechsel in ein anderes Unternehmen oder Renteneintritt.

Angesichts eines generell steigenden Alters- und Krankheitsrisikos sowie der zunehmenden Herausforderungen, kompetente Neuzugänge zu gewinnen, fällt ein ganz neues Licht auf die Wissenssicherung. Insbesondere langjährige, treue Mitarbeiter sind wahre Informationsspeicher, die ihre Expertise und Routinen im Unternehmen tradieren sollten, solange es noch möglich ist. Ebendiesen Aspekt nahmen auch die tepcon Entwickler ins Visier. Der tepcon instructor ist ein Tool für digitale Anleitungen, das auf dem entscheidenden Fachwissen im Unternehmen aufbaut und für alle Beteiligten stets zugänglich ist.

Wissens-Wert: Differenzierung und Identifikation relevanter Informationen  

Entscheidend ist vor allem, dass das Wissen über Prozesse und Abläufe wie auch über Equipment, dessen Wartung und Reparatur, zentral für alle Beteiligten zugänglich gemacht wird. Dies gilt vor allem für etwaige Erfahrungswerte und individuelle Vorgänge, die keiner Betriebsanleitung oder einem standardisierten Leitfaden entnommen werden können.

Hier gilt es, zwischen explizitem und implizitem Wissen zu unterscheiden. Das implizite Know-how, das ausschließlich einzelne Akteure in sich tragen, muss erfasst und zu explizitem Wissen verwandelt werden, das für alle frei zugänglich und verständlich ist. Ein gut organisiertes Wissensmanagement bildet hierfür ein stabiles Gerüst. Es identifiziert, sammelt, sichert und verteilt den relevanten Wissensschatz. Der tepcon instructor löst diese Anforderung bspw. durch ein agiles und flexibles System mit zentralem Speicher, das klare Prozessschritte deutlich nachvollziehbar wiedergibt.

Know-how teilen, Wissen zugänglich machen, Vorgänge dokumentieren

All das, was aus Praxiserfahrung, Weiterentwicklungen, Schulungen und Fortbildungen in einzelnen Köpfen zusammengetragen wurde, bündelt sich in einem zentralen Wissenspool. Auch Fehler und entsprechende Problemlösungen der Vergangenheit sowie Informationen zu Kunden, Lieferanten oder der geschulte Blick auf den Markt können relevant sein und in diesen Pool einfließen.

Das Wissen trägt der Mensch mit sich, also liegt in ihm auch der erste Ansatzpunkt. Seine Fertigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse sind unersetzlich und unbezahlbar, aber mit aktivem Wissensmanagement auch übertragbar. Schlüsselpersonal nach Möglichkeit im Unternehmen zu halten, liegt klar auf der Hand, ist aber ebenso ambitioniert – und leichter gesagt als getan. Ob geplant oder urplötzlich: Jede Fachkraft kann jederzeit mitsamt ihrem Wissen wegfallen.

Wie gelingt die Wissenssicherung möglichst effektiv und effizient?

Von Grund auf ist es sinnvoll, das Wissen gleichmäßig zu verteilen. Maßnahmen wie Schulungen, Fortbildungen und Dokumentationen sollten möglichst viele Teammitglieder direkt betreffen, um ein breites Fundament zu legen und einem fragilen Kopfmonopol vorzubeugen. Die interne wie externe Vernetzung von Mitarbeitern und eine gesunde, organsierte Kommunikationskultur festigen dieses Fundament besonders wirksam.

Über die menschlichen Ressourcen hinaus kann ein „digitaler Mitarbeiter“ als umfassender Wissensmanager agieren. Ein Tool wie der tepcon instructor bildet den zentralen Knotenpunkt für das elementare Know-how eines Unternehmens. Von hier aus können entsprechende Fachkräfte die Informationen abrufen, die sie akut benötigen und die von anderen Kollegen zuvor dokumentiert und eingepflegt wurden.

tepcon hat sich dem Thema Wissenssicherung eingehend gewidmet und wertvolle Handlungsempfehlungen zusammengetragen.