Prozessmanagement für optimale Geschäftsabläufe

Effizientere Abläufe und Reduzierung von Kosten

In der Prozessanalyse werden die Prozesskosten durch die Identifizierung und Quantifizierung des Ressourcenverbrauchs ermittelt. Dabei können direkte Kosten wie Arbeitszeit und Material ebenso berücksichtigt werden wie indirekte Kosten, etwa aufgrund von Fehlern oder Wartezeiten. Durch die detaillierte Analyse und anschließende Optimierung von Geschäftsprozessen können Engpässe, die Verschwendung von Ressourcen oder ineffiziente Abläufe identifiziert und beseitigt werden.

Sinnvoll ist dies grundsätzlich für Unternehmen aller Branchen und Größen, von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen, beispielsweise im Finanzsektor, Versicherungswesen, produzierenden Gewerbe oder öffentlichen Sektor. Denn überall werden Einzeltätigkeiten miteinander zu Prozessen verbunden, um bestimmte Ziele zu erreichen, und bilden die Basis der täglichen Arbeit.

Zur Steigerung der Effizienz und Leistungsfähigkeit können Prozesse in verschiedenen Bereichen analysiert und optimiert werden, etwa in der Produktentwicklung, Beschaffung, Produktion, im Vertrieb, Kundenservice oder Finanzmanagement. Sowohl operative als auch unterstützende Prozesse können Gegenstand der Analyse sein. Zudem können komplette End-to-End-(E2E)-Prozesse, wie beispielsweise Order-to-Cash (O2C, OTC), oder auch einzelne Teilprozesse im Fokus stehen.

Methoden und Tools für die Prozessanalyse

Bei der Prozessanalyse kommen verschiedene Methoden und Tools zum Einsatz, darunter Prozessmapping, Interviews mit den Beteiligten, Datenanalyse, der Einsatz künstlicher Intelligenz für eine bessere Entscheidungsfindung und Vorhersage zukünftiger Entwicklungen, Prozesssimulation und Benchmarking. Zudem werden oft spezialisierte Softwarelösungen zur Visualisierung, Modellierung und Automatisierung von Prozessen verwendet.

Mit Technologien für das Process Mining lassen sich durch reale Ereignisprotokolle (Event Logs) aus IT-Systemen wie SAP die tatsächlichen Abläufe von Geschäftsprozessen analysieren und ermöglichen automatisch Empfehlungen für konkrete Verbesserungsmaßnahmen. So lassen versteckte Probleme wie etwa Lieferengpässe oder Qualitätsprobleme wesentlich schneller aufdecken. Bei Business Process Management-Software wie etwa SAP Signavio und dessen Prozess-Simulationstool können zum Beispiel verschiedene Kennzahlen für Prozesse hinterlegt werden, um gezielt Kosten- und Ressourcenverbräuche zu simulieren.

Die Vorteile des Prozessmanagements im Überblick

• Transparenz: Hierdurch lassen sich effiziente und reproduzierbare Prozesse erreichen
• Messbarkeit: Kennzahlen unterstützen die optimale Steuerung und kontinuierliche Verbesserung der Prozesse
• Moderne Prozessorganisation: unterstützt die rasche Umsetzung von Ideen in konkrete Verbesserungen
• End-to-End-Prozesse: Basis für eine integrierte Organisation und Realisierung des Digitalisierungspotenzials im Unternehmen
• Integriertes Change-Management: bezieht Mitarbeitende in die digitale Transformation ein

Externe Expertise zur Unterstützung bei der Prozessoptimierung

Für Unternehmen kann es sinnvoll sein, für die Prozessoptimierung externes Fachwissen hinzuzuziehen. Bei der Auswahl der passenden IT-Prozessberatung sollten Unternehmen darauf achten, dass die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Beratung während des Prozessanalyse- und Optimierungsprojekts auf einer engen Kooperation basiert, um die aktuellen Prozesse zu durchdringen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale zu ermitteln. Dabei umfasst die Prozessanalyse und -optimierung idealerweise die folgenden Schritte:

• Analyse der tatsächlichen Abläufe bestehender Geschäftsprozesse
• Definition von End-to-End-Prozessen, Verantwortlichen und Process Owners
• Identifikation von Risiken und Schwachstellen sowie Ermittlung von Optimierungspotenzialen mittels Bewertungsmetriken, wie zum Beispiel auf Basis von Prozessschritten, Prozesssequenzen oder Durchlaufzeiten
• Bewertung der Kritikalität von Prozessen für die Geschäftsabläufe
• Erstellung einer Digitalisierungsroadmap mit priorisierten Maßnahmen
• Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen
• Gewährleistung einer nachhaltigen Organisationsentwicklung durch die Etablierung von Kennzahlen, um die kontinuierliche Verbesserung optimal zu steuern

Grundlegend sind regelmäßige Kommunikation, Schulungen und Workshops, mit denen die IT-Prozessberatung die Mitarbeitenden des Unternehmens aktiv und von Anfang an in das Projekt einbindet, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln und nachhaltige Verbesserungen zu erzielen.

Nachhaltige Verbesserungen erzielt die Convista als eine der führenden Beratungsunternehmen für digitale Transformation bereits seit 25 Jahren für ihre Kunden aus den Bereichen Versicherung, Industrie, Gesundheitsweisen und der Energiewirtschaft.

"Bei Convista liegt unser Fokus darauf, unsere Kunden partnerschaftlich und auf Augenhöhe zu unterstützen zu unterstützen. Wir sind mit Leidenschaft bei dem, was wir tun“, sagt Martin Hinz, CEO der Convista. „Jeder Tag bietet die Möglichkeit, unsere Fähigkeiten einzusetzen und gemeinsam erfolgreich zu sein. Hier überschreiten wir die traditionelle Berater-Kunden-Dynamik und agieren als gleichwertige Partner mit gemeinsamem Ziel: die Geschäftsprozesse unserer Kunden zu optimieren, ihre Kosten zu senken und ihre Potenziale bestmöglich auszuschöpfen. Die enge Zusammenarbeit, ebenso geprägt durch ein tiefes Verständnis für die spezifischen Branchenanforderungen und einem hohen Qualitätsanspruch, führt dazu, effektive Strategien zusammen zu entwickeln.“

Ein fundiert umgesetztes Prozessmanagement ermöglicht mehr Effizienz, Transparenz und Flexibilität, eine Reduzierung der Kosten sowie die Chance, neue Geschäftsmodelle zu erschließen. So können Unternehmen nicht nur ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich evaluieren und ihre Profitabilität steigern, sondern sich auch schneller auf neue Geschäftsanforderungen einstellen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu sichern.