Digitalisierung im Evangelischen Kirchenbezirk Ortenau: Effiziente Lösungen von KIDICAP

Aber natürlich möchte ich das.

Das Evangelische Verwaltungs- und Serviceamt wurde zur Jahrtausendwende vom Evangelischen Verwaltungszweckverband Ortenau eingerichtet, zunächst mit Dienststellen in den großen Kreisstädten Kehl, Lahr und Offenburg. Im Februar 2020 wurden diese drei Dienststellen an einem zentralen Standort zusammengelegt. Hier arbeiten inzwischen mehr als 30 Mitarbeitern als Dienstleistern für die Gemeinden, den Bezirk und weitere kirchliche Einrichtungen.

Um welche Dienstleistungen geht es konkret?

Wir sind die zentrale Verwaltung der insgesamt 53 Evangelischen Kirchengemeinden mit 45 Kindertagesstätten im Kirchenbezirk Ortenau. Wir bieten Dienstleistungen im Bereich Finanzen, Verwaltungsgeschäftsführung für Kirchengemeinden und Kindertagesstätten, Bauabteilung, Kindertagesstätten und eben Personal.

In der Personalarbeit decken wir die komplette Bandbreite ab – und das ist weit mehr als nur die Verwaltung der Beschäftigten in unserem Zuständigkeitsbereich. Alleine unsere Beratungsaktivitäten nehmen viel Raum ein, auch in den wichtigen Bereichen des Mitarbeitervertretungsrechtes, des Arbeitsrechts und des Datenschutzes. Hinzu kommt wie gesagt alles, was im Personalmanagement anfällt.

Welche Rolle spielt die Digitalisierung im Rahmen Ihrer Personaltätigkeit?

Eine sehr große – und das aus guten Gründen. Der Umzug unserer Dienststelle im Jahr 2020 bedeutete eine Verbesserung der bereichsübergreifenden Aufgabenwahrnehmung. Viele Prozesse im Personalwesen lassen sich durch die konsequente Nutzung von PO/Kidicap effizienter gestalten. Doch es war für alle Beteiligten ein Kraftakt, auch mit Blick auf den begrenzten Raum der neuen Zentralstelle für Personal. Wir mussten also Platz schaffen und haben mit den insgesamt 1.200 Personalakten angefangen, die damals noch in Papier existierten und nicht nur viele Regale füllten, sondern auch eine Menge an Energie und Zeit bei der Bearbeitung der einzelnen Personalfälle erforderten. Und wir haben gehandelt!

Wie lief dieser Prozess des digitalen Wandels ab?

Zunächst stellten wir unseren Partnern ZGAST Baden und KIDICAP die Gretchenfrage: Liebe ZGAST, liebe KIDICAP, was habt ihr digital auf dem Kasten – und wie könnt ihr uns helfen? Die Antworten haben uns gefallen – und wir führten als einer der Vorreiter ziemlich bald die eAkte von KIDICAP ein. Damit haben wir inzwischen drei Jahre Erfahrung und ich darf sagen: das hat sich gelohnt! Und wir wurden von KIDICAP und der ZGAST Baden immer sehr gut unterstützt!

Was hat sich genau gelohnt, was ist nun anders?

Die Vorteile der eAkte sind enorm. Wir wussten das vorher zwar in der Theorie, doch in der Praxis fühlt es sich letztlich noch besser an. Alleine schon die enorme Ersparnis an der Ressource Papier, da kommen gewaltige Mengen zusammen. Und wo kein Raum mehr für Papierberge notwendig ist, wird naturgemäß eine Menge Platz gespart. Das wirkt sich auch auf das Arbeitsklima aus. Wir können im wahrsten Sinne des Wortes inzwischen freier atmen.

Der Zugriff auf die Akte erfolgt nun vielfach schneller, denn niemand muss mehr wühlen und suchen – und viele Prozesse können von allen Beteiligten auch gleichzeitig abgewickelt werden. Das war mit der Papierakte alles nicht möglich.

Auch die vielen Filter- und Suchmöglichkeiten der digitalen Akte sind eine große Erleichterung, alles ist rasch auffindbar. Das spart viel Zeit und Nerven. Beides brauchen wir für die vielen anderen Aufgaben, die uns hier in HR bleiben.

Zusammenfassend bedeutete die eAkte das Ende des Papierkrieges – und wir hatten in Zeiten von Corona keine großen Probleme, weil der dezentrale Zugriff auf die digitalen Dokumente vom Homeoffice aus unkompliziert war.

„Der Zugriff auf die Akte erfolgt nun vielfach schneller, denn niemand muss mehr wühlen und suchen – und viele Prozesse können von allen Beteiligten auch gleichzeitig abgewickelt werden. Das war mit der Papierakte alles nicht möglich. “

Lena Roth über die Vortile der eAkte

Welche Rolle spielen Datenschutz und Datensicherheit im Rahmen der Digitalisierung der Personalakte?

Es ist viel sicherer geworden. Digital ist alles passwortbasiert und bestens geschützt. Das ist mit physischen Aktenschränken kaum in dieser Sicherheit zu leisten. Zudem besteht bei Papierakten immer das latente Risiko der Vernichtung, etwa durch Brand oder Wasserschaden – allen Vorsichtsmaßnahmen zum Trotze.

Wie sieht es mit dem Zugriff von Mitarbeiter:innen auf die eAkte aus?

Hier ist uns KIDICAP ebenfalls ein guter Partner, es wird viel aufgebaut und vereinfacht – zum Beispiel mit dem individuellen elektronischen Postfach für alle Beschäftigten. Über dieses Postfach können die Mitarbeiter:innen ihre digitalen Lohnabrechnungen und Bescheinigungen von überall aus unkompliziert abrufen. Wir müssen nichts mehr ausdrucken und danach postalisch versenden.

Außerdem wird es bald einen aktiven Self-Service geben, darauf freuen wir uns schon sehr. Alle Beschäftigten können dann bestimmte Änderungen wie ihre Bankverbindung oder ihre Adresse selbst eingeben. Auch das spart Platz und vermeidet Fehler.

Welche weiteren digitalen Erleichterungen haben Sie eingeführt?

Hier ist an erster Stelle KIDICAP.Vorlagen zu nennen. Diese smarte Lösung sorgt dafür, dass wir nur noch standardisierte Vorlagen erstellen und speichern müssen. Die zur individuellen Formulierung notwendigen Daten zieht das Verfahren aus dem jeweiligen Personalfall und fügt diese automatisch in den Brief ein. So können Kommunikationsprozesse zu Themen wie Schwangerschaft oder Elternzeit automatisiert abgewickelt werden, nichts wird vergessen.

Sie haben also in kurzer Zeit wichtige HR-Abläufe digitalisiert. Welche grundsätzlichen Erkenntnisse haben Sie aus diesen Projekten gezogen?

Erstens: Unsere Arbeitsbelastung hat sich insbesondere mit Blick auf administrative Arbeiten verändert. Jetzt haben wir mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten wie das Recruiting.
Zweitens: Es werden Fehler vermieden, weil wir weniger Medienbrüche haben. Drittens: Wir haben noch mehr Freude an der Arbeit.
Viertens: Wir sparen an der wertvollen Ressource Papier und leisten damit einen Beitrag zum Umweltschutz.
Fünftens: Die digitale Umstellung verursachte zunächst Mehrarbeit, doch inzwischen werden unsere modernen Prozesse sehr geschätzt, weil sie nicht nur uns, sondern auch den Beschäftigten viel Zeit sparen.
Sechstens: Wir können uns auf unsere Partner ZGAST Baden und KIDICAP vollumfänglich verlassen!

Kurzum: Wir fühlen uns befreit!

Liebe Frau Roth, wir danken Ihnen sehr für dieses Gespräch.