ERP-Einführung: Diese 5 Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden

1. Unzureichende Anforderungsanalyse und fehlende Ziele

Ein häufiger Fehler bei der ERP-Einführung ist eine unzureichende Anforderungsanalyse und das Fehlen klar definierter Ziele. Bevor Sie ein ERP-System einführen, sollten Sie die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens genau analysieren. Häufig gehen diese Ziele mit der strategischen Planung Ihres Unternehmens einher. Für die Auswahl einer passenden Software und eines geeigneten Softwareanbieters spielt dies eine entscheidende Rolle.

Daher ist es besonders wichtig, folgende Fragen vorab zu klären:

• Wie sieht der Ist-Zustand im Unternehmen aus?
• Welche Kernprozesse sollen durch die Einführung des ERP-Systems verbessert werden?
• In welchen Bereichen und Abteilungen besteht dringend Handlungsbedarf?
• Welche Geschäftsbereiche können bzw. sollen am meisten von der ERP-Einführung profitieren?

Ohne eine klare Zielsetzung kann die Auswahl eines passenden ERP-Systems zur Herausforderung werden.

Tipp: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für eine umfassende Analyse. Befragen Sie alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter:innen, um ein umfassendes Bild der Anforderungen zu erhalten. Setzen Sie klare Ziele für die ERP-Einführung, die messbar und realistisch sind.

2. Wahl des falschen ERP-Anbieters

Die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Einführung. Viele Unternehmen begehen den Fehler, sich ausschließlich von den Kosten leiten zu lassen und vernachlässigen dabei wichtige Aspekte wie die Erfahrung und Kompetenz des Anbieters, die Flexibilität der Software oder die Qualität des Kundensupports.

Tipp: Führen Sie eine umfassende Marktrecherche durch und erstellen Sie eine Liste potenzieller ERP-Anbieter. Prüfen Sie deren Referenzen, Kundenbewertungen und Erfahrungen in Ihrer Branche. Planen Sie Präsentationstermine mit vorab festgelegte Bewertungskriterien und stellen Sie sicher, dass das ERP-System Ihren Anforderungen gerecht wird.

3. Fehlende Einbeziehung der Mitarbeitenden oder bestehender Dienstleister

Ein weiterer, häufig unterschätzter Faktor bei der ERP-Einführung ist die Einbeziehung der Mitarbeitenden und Dienstleister. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das neue System nicht akzeptieren oder nicht wissen, wie sie es effektiv nutzen können, führt dies gegebenenfalls zu Widerstand und Ineffizienz. Es kann unter Umständen erforderlich sein, dass die bestehende IT-Infrastruktur angepasst werden muss, oder es gibt wichtige Kriterien aus Sicht der IT, die das zukünftige ERP-System erfüllen sollte. Denken Sie beispielsweise daran, dass es ein großer Unterschied ist, ob Sie sich für eine cloudbasierte oder eine lokal installierte ERP-Lösung entscheiden. Ist die interne IT bzw. der IT-Dienstleister nicht von Beginn an am Projekt beteiligt, führt dies sehr oft dazu, dass die erforderlichen Maßnahmen und die damit verbundenen Kosten nicht berücksichtigt werden.

Tipp: Kommunizieren Sie frühzeitig und transparent über die geplante ERP-Einführung. Bieten Sie Schulungen und Workshops an, um mit der Software vertraut zu machen. Hören Sie auf Feedback und berücksichtigen Sie Bedenken.

4. Mangelndes Zeitmanagement

Eine schlechte Zeitplanung kann das gesamte ERP-Einführungsprojekt gefährden. Mitarbeiter:innen müssen neben ihren regulären Aufgaben zusätzliche Zeit für die ERP-Auswahl und die Einführung aufwenden. Gleichzeitig müssen weitere Aspekte wie Parallelprojekte, Urlaubszeiten und saisonale Geschäftsaktivitäten berücksichtigt werden. Häufig unterschätzen Unternehmen den Zeitaufwand für die Implementierung und die Schulung der Anwender:innen.

Tipp: Es ist ratsam, eine solide Planung zu erstellen und klare Meilensteine festzulegen, bis wann die ERP-Auswahl abgeschlossen sein soll und in welchem Zeitrahmen die Projektumsetzung erfolgen kann. Teilen Sie diesen Plan mit Ihrem Team und ergreifen rechtzeitig Maßnahmen, um die benötigten Ressourcen im Zugriff zu haben. Eine transparente Kommunikation und die Bereitstellung entsprechender Kapazitäten sind essentiell, um die Herausforderungen während des Auswahl- und Implementierungsprozesses erfolgreich zu bewältigen.

5. Schlechte Kalkulation

Die Implementierung eines ERP-Systems stellt zweifellos eine der bedeutendsten Investitionen für Ihr Unternehmen dar. Daher sind eine sorgfältige Budgetplanung sowie eine durchdachte Finanzierungsstrategie von entscheidender Bedeutung. Es ist unerlässlich, nicht nur die anfängliche Einführung des ERP-Systems zu berücksichtigen, sondern auch die Kosten für potenzielle IT-Modernisierungen und den fortlaufenden Betrieb der ERP-Software.

Zum laufenden Budget sollten Sie auch Ausgaben für Wartungs- bzw. Nutzungsgebühren einberechnen, sowie Ressourcen für Hotline und Support, um Ihre Mitarbeiter:innen zu unterstützen und regelmäßige administrative Aufgaben zu bewältigen.

Ihr Unternehmen agiert in einem dynamischen Umfeld, das häufig neue Anforderungen an das ERP-System stellt. Denken Sie zum Beispiel an Szenarien, in denen Ihr wichtigster Kunde nur noch elektronische Rechnungen akzeptiert oder ein neuer Online-Marktplatz entsteht, auf dem Sie Ihre Produkte anbieten möchten. Es ist ratsam, ein kontinuierliches Budget für Optimierungen, Konfigurationen und Anpassungen Ihrer Software vorzusehen, um flexibel auf diese sich ändernden Anforderungen reagieren zu können.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Kostenfaktoren berücksichtigen, einschließlich Lizenzkosten, Implementierungskosten, Schulungsaufwand und laufende Wartungskosten. Planen Sie einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben ein

Probleme bei der ERP-Einführung – Was können Sie tun?

Bei der ERP-Einführung können verschiedene Herausforderungen auftreten. Um diese zu bewältigen, ist eine sorgfältige Planung und eine ganzheitliche Herangehensweise entscheidend. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Abteilungen und Mitarbeitenden in den Prozess eingebunden sind und nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters. Ein durchdachtes Zeitmanagement und eine realistische Budgetkalkulation sind ebenfalls unerlässlich. Indem Sie diese Fehler vermeiden und die Tipps beherzigen, können Sie die ERP-Einführung erfolgreich gestalten und von den zahlreichen Vorteilen eines effizienten ERP-Systems profitieren.

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