FAQs – Zeiterfassung für Unternehmen

Wofür braucht mein Unternehmen eine digitale Zeiterfassung?

Das Stechuhr-Urteil aus dem Herbst 2022 verpflichtet alle Arbeitgeber dazu, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Dies stellt Unternehmen vor unterschiedliche Herausforderungen. Einige mussten bisher keine Arbeitszeiten erfassen und andere haben flexible Arbeitszeitmodelle, in denen die Mitarbeiter:innen einige Tage remote oder nur 4 Tage in der Woche arbeiten. Auf eine klassische, elektronische Stempeluhr mit "Chip Card" zurückzugreifen, ist dann nicht mehr möglich. Eine digitale Arbeitszeiterfassung dagegen ist immer mit dabei. Ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice.

Individuelle Zeiterfassung oder standardisierte Software?

Eine für Sie entwickelte Zeiterfassungslösung enthält ausschließlich Funktionalitäten, die Ihr Unternehmen braucht. Nicht mehr und nicht weniger. Das Design ist ebenfalls an Ihr Corporate Design anpassbar. Im Gegensatz zu den standardisierten Software-Lösungen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie keine Drittanbieter-Lizenzen benötigen. Alles bleibt im Microsoft-Universum Ihres Unternehmens. Die Zeiterfassungslösung lässt sich somit reibungslos in Microsoft Teams und Microsoft SharePoint integrieren. Obendrein ist sie dann online über den Browser, eine Desktop-Anwendung oder eine eigene App mit Single Sign-on abrufbar.

Die Entwicklung und die Einführung liegen hier bei ungefähr 5.000 €. Auf den ersten Blick ist das ein hoher Betrag. Wenn wir uns den Markt aber noch ein wenig genauer ansehen, werden Sie erkennen, dass diese Summe auf den zweiten Blick gar nicht mehr so hoch erscheint. Viele Anbieter bieten die Lizenzen pro Monat und pro Person an. Das kann die Kosten für mittelständische Unternehmen auf weit über 20.000 € im Jahr treiben.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich eine individuelle Zeiterfassungslösung?

Wenn weniger als 50 Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen tätig sind, könnten Sie darüber nachdenken, auf eine Lösung mit monatlichem Bezahlmodell zurückzugreifen.

Ab 50 Mitarbeitenden lohnt es sich, über eine individuell entwickelte Zeiterfassung nachzudenken, da die meisten Anbieter ihre Lizenzen ab 5 € pro Person im Monat anbieten. Allerdings bekommen Sie in den meisten Fällen nur ein Modul zur Arbeitszeiterfassung. Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten sind in den Lizenzen oft nicht enthalten. Auf das Jahr gerechnet, sind die Entwicklungskosten für die Arbeitszeiterfassung dann schon wieder drin.

Urlaub, Homeoffice & Co. in der digitalen Zeiterfassung

Neben Arbeitszeiten können Sie den Prozess zur Verwaltung von Abwesenheiten digital in der Zeiterfassung abbilden. Dabei werden die Anträge aus der Zeiterfassung heraus gestellt, automatisch an die zuständigen Ansprechpartner:innen oder die Abteilung gesendet und genehmigt. Alle am Prozess beteiligten Personen – Mitarbeitende, Vorgesetzte und die Personalabteilung – erhalten eine transparente Übersicht über den Status der Anträge. Mit einer Abwesenheitserfassung oder dem jeweiligen Feature in Ihrer Zeiterfassung gestalten Sie den Prozess wesentlich effizienter.

Die meisten Anbieter veranschlagen auch hier zusätzlich ungefähr zwischen 1,50 € und 4 € monatlich pro Nutzer:in. Für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden liegen die Kosten bei 4.500 € bis 12.000 € im Jahr. Die Kosten für die Arbeitszeiterfassung nicht mit eingerechnet. In den meisten Fällen erhalten sie dann ein Modul, das nur die Verwaltung von Urlaub abdeckt. Alle anderen Arten von Abwesenheiten sind nicht enthalten. In unserer Lösung sind diese Features bereits mit drin. Inklusive aller Genehmigungsworkflows.

Projektzeiten gleich mit in die Zeiterfassung integrieren

Genau wie bei den Urlaubsanträgen, haben Sie die Möglichkeit die Erfassung von Projektzeiten mit einzubinden. Über ein Dashboard der Projektzeiterfassung verwalten Sie die verschiedenen Arbeitspakete und behalten das Budget immer im Auge.

In der detaillierten Ansicht sehen Sie alle Informationen zu dem jeweiligen Projekt – von Projektbeginn und -ende über die Ansprechpartner:innen bis hin zum Stundensatz. Ebenso sehen Sie alle Tätigkeiten, die in diesem Projekt angefallen sind. Projekt-Owner haben zudem die Möglichkeit, Personen zum Arbeitspaket hinzuzufügen oder diese zu entfernen. Einfache Formulare unterstützen die Nutzer:innen dabei, ihre Tätigkeiten einfach und einheitlich zu erfassen. Darüber hinaus können Sie Tätigkeitsnachweise aus der Zeiterfassung heraus für die Abrechnung erstellen und diese der Buchhaltung zur Verfügung stellen. Für einen reibungslosen Ablauf im Projektgeschäft.

Was kostet so eine Projektzeiterfassung nun?

Wenn Sie sich für eine individuelle Lösung entscheiden, liegen Sie bei schätzungsweise 15.000 € bis 20.000 €. Je nachdem, wie hoch der Individualisierungsgrad Ihrer Lösung ist. Bei dieser Summe zucken Sie bestimmt zusammen, oder? Zugegeben, es ist auf den ersten Blick eine hohe Summe. Allerdings zahlen Sie diese nur einmal. Bei anderen Anbietern liegen Sie im Jahr bei weitaus mehr. Für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden liegen die Kosten bei 24.000 € bis 36.000 € im Jahr. Auch wenn die Lizenzen nur 8 € pro Person im Monat kosten. Die Kosten für das Modul der Arbeitszeiterfassung, die auch noch anfallen, nicht mit eingerechnet.

Unsere Empfehlung für eine passende, digitale Zeiterfassung

Unser Arbeitsalltag wird immer komplexer. Jeden Tag kommen neue Tools oder Apps hinzu, die uns mehr Produktivität und Effizienz ermöglichen sollen. Die Zeiterfassung ist ein weiteres Tool das Mitarbeitende bedienen müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es für Sie entwickelt wurde oder eine standardisierte Software ist. Deshalb empfehlen wir Ihnen, alle benötigten Funktionalitäten mit einem Tool abzudecken und auf einen modularen Aufbau zu setzen. Ein Vorteil dabei ist, dass sich die Mitarbeiter:innen nur an ein neues Tool mit einer neuen Oberfläche gewöhnen müssen und nicht gleich wieder an mehrere. Beachten Sie bei der Anschaffung einer Arbeitszeiterfassungs-Software auch unbedingt, dass sich die Benutzer:innen nicht extra irgendwo einloggen müssen, um ihre Zeiten zu erfassen. Das erleichtert den Arbeitsalltag und erhöht die Nutzungsakzeptanz.

Ein modularer Aufbau sorgt dafür, dass Mitarbeiter:innen die Zeiterfassung, die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten sowie die Projektzeiterfassung als eine in sich geschlossene Plattform wahrnehmen und sich sicher in ihr bewegen. Nicht jede:r Angestellte benötigt Zugriff auf die Projektzeiterfassung. Achten Sie also bei der Auswahl darauf, dass neue Projektmitarbeitende flexibel hinzugefügt oder entfernt werden können. Im besten Falle ohne weitere anfallende Kosten.

Wenn Sie diese Tipps beachten, sind Sie für die Zukunft sehr gut aufgestellt und Ihrer digitalen Arbeitszeiterfassung steht nichts mehr im Wege.