Die digitale Postbearbeitung und ihre Vorteile

Doch was genau sind die Unterschiede?

Nutzen Sie die COSYS Software für die interne Postverteilung, beginnen die Unterschiede schon in der Annahme der Sendungen. Statt wie bei der papiernen Dokumentation, die nötigsten Informationen festzuhalten, werden durch das Scannen mit Barcodescanner und wenigen manuellen Eingaben, eine Vielzahl von rückverfolgbaren Daten gespeichert. Zu den Informationen zählen der aktuelle Status der Sendung, der Empfänger, der bearbeitende Mitarbeiter und eventuelle Beschädigungen. Abgerufen werden die gesammelten Daten jederzeit in einer webbasierten Ansicht, dem COSYS WebDesk. Hier gibt es außerdem die Möglichkeit Mandantenrechte zu vergeben, Stammdaten zu verwalten und Datenanalysen zu Kennzahlen der internen Postverteilung abzurufen.

Digitale interne Postverteilung: Das Scannen der Sendungen

COSYS Softwarelösungen basieren auf neuster Barcodescanner-Technologie und gut durchdachter Software. Kommen Sendungen in Ihrem Unternehmen an, können die verantwortlichen Mitarbeiter die Barcodes scannen und die Sendung mit wenigen manuellen Eingaben einem Mitarbeiter zuordnen. Auch die Art der Zustellung kann im weiteren Verlauf ausgewählt werden. Hier stehen die interne Zustellung, die Abholung am Posteingang oder bei Bedarf die Abholung aus einem Paketschrank zur Verfügung. Je nachdem, welche Zustelloption gewählt wird, ändert sich der Status der Sendung.

COSYS Software für die interne Postverteilung ermöglicht Ihnen zusätzlich, eine automatische E-Mail an den Zielempfänger zu versenden, die ihn über den Eingang seiner Sendung benachrichtigt.

Für jeden weiteren Bearbeitungsschritt wird die Sendung einmal gescannt und ermöglicht eine transparente Sendungsverfolgung.

Digitale interne Postverteilung: der WebDesk

Über den COSYS WebDesk haben Sie die Möglichkeit, die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter einzupflegen oder per Active Directory einpflegen zu lassen. Verschiedene Filterfunktionen ermöglichen Ihnen, gezielt nach Sendungen zu suchen. Angezeigt werden Ihnen unter anderem: alle bisher durchlaufenen Status, digitale Unterschriften und Bilder von Beschädigungen oder Sendungen mit Abstellgenehmigung. Diese können mit der integrierten Fotodokumentation gemacht werden.

Ebenfalls über den WebDesk abrufbar sind die verschiedenen Kennzahlenanalysen und das COSYS Dashboard.

Digitale interne Postverteilung: Kennzahlen und das Dashboard

Während der täglichen Arbeit mit den verschiedenen Barcodescannern wird eine Vielzahl von Daten generiert, die in Datenanalysen nützliche Informationen bereitstellen und Optimierungspotenziale aufdecken. Zu den gängigsten Kennzahlenanalysen innerhalb der internen Postverteilung zählen:

• Anzahl der Sendungen nach Paketdienst
• Die Beschädigungsquote
• Die Bestandsänderungen
• Die durchschnittlichen Durchlaufzeiten
• Die Top-Empfänger

Nutzer von COSYS Kennzahlenanalyse profitieren von frei einstellbaren Zeitspannen. So können unter anderem saisonale Unterschiede schnell erkannt und in die zukünftige Planung einbezogen werden. Dazu zählen saisonal bedingte höhere Paketaufkommen, Veränderungen innerhalb der durchschnittlichen Durchlaufzeiten und viele weitere wichtige Erkenntnisse.

Um auch die aktuelle Situation jederzeit im Blick zu haben, gibt es das COSYS Dashboard. Hier wird die IST-Situation dargestellt. Kommt es zu Störungen innerhalb der Prozesse, erkennen Sie dies sofort und können gezielte Gegenmaßnahmen einsetzen, um diese zu beheben. Das spart Zeit und unnötige Kosten.

Digitale interne Postverteilung: Das Rundum-sorglos-Paket

Mit COSYS Software für die interne digitale Postverteilung haben Sie nicht nur alles jederzeit im Blick. Die passende Hardware wie mobile Datenerfassungsgeräte (MDE-Geräte), Smartphones oder Tablets können Sie ebenfalls herstellerunabhängig direkt über uns beziehen. Bei Interesse bieten wir zudem unseren 360° Hardwareservice an.  Sie können Sie frei entscheiden, welche Zusatzoptionen am besten zu Ihrem Unternehmen passen.

Digitale interne Postverteilung: Kostenlos ausprobieren

Im Google Playstore und im Apple App-Store steht Ihnen neben zahlreichen COSYS Demo Apps zu unseren verschiedenen Softwarelösungen auch die interne Postverteilung als Download zur Verfügung. Diese können sie unverbindlich und kostenlos herunterladen.

Gerne stellen wir Ihnen auch persönlich unsere Software sowie die verschiedenen Serviceoptionen genauer vor.