Standard und doch individuell

ERP-Standardsoftware gilt oft als wenig flexibel. Also wird individuell programmiert – der Aufwand beim nächsten Release ist dann umso größer. Oder man kauft Lösungen anderer Anbieter hinzu – womit viele Probleme erst beginnen: Systeme kommunizieren nicht miteinander. Daten sind mehrfach vorhanden. Dass es auch anders geht und bereits im Standard viel erreicht werden kann, zeigt die GWAB aus Wetzlar. Die Ausbildungs- und Förderinitiative nutzt das Lösungsportfolio von HS – Hamburger Software auf breiter Basis. Gemeinsam mit dem HS-Partner bwSoft setzt sie zudem zukunftsweisende Akzente in Richtung Digitalisierung.

Als gemeinnützige Gesellschaft des Lahn-Dill-Kreises nimmt die GWAB vielfältige Aufgaben zur Integration in Ausbildung und Arbeit wahr. Die Förderinitiativen verteilen sich auf 20 Zweckbetriebe in und um Wetzlar. Herzstück ist „Das Andere Kaufhaus“, das vornehmlich Gebrauchtwaren verkauft. Daneben kümmert sich die GWAB um die Wiedereingliederung von Langzeitarbeitslosen und bildet in den Berufen Einzelhandel und Lagerlogistik aus. Zur Ausbildungs- und Beschäftigungsförderung der GWAB gehören außerdem eine Schreinerei, eine Kfz-Werkstatt, ein Maler- und Lackierbetrieb sowie mehrere Großküchen für die Schulverpflegung. Zusätzlich gibt es eine ambulante Erziehungshilfe, Care-Arbeit an Schulen, Berufsvorbereitungskurse für junge Erwachsene und die Geflüchtetenhilfe. Für Coachings, Integrations- und Deutschkurse stehen 20 modern ausgestattete Schulungsräume zur Verfügung.

Digitalisieren statt bürokratisieren

„Wir sind divers aufgestellt und im gesamten Landkreis tätig. Gegenwärtig beschäftigen wir 270 Mitarbeitende, darunter viele in Teilzeit“, erläutert GWAB-Geschäftsführer Matthias Cloos. Die betriebswirtschaftlichen Strukturen ähnelten denen eines Konzerns und müssten auch so konsolidiert werden. Für zusätzlichen bürokratischen Aufwand sorgen die Verwendung öffentlicher Gelder und die Entgeltabrechnung nach Tarifen. Um hier den Überblick zu bewahren und wirtschaftlich agieren zu können, setzt die GWAB auf Digitalisierung. „Wir wollen weg von papierlastigen Arbeitsroutinen, hin zu transparenten, digitalen Workflows – und das bis hinein in die Niederlassungen und auf die Tablets und Smartphones unserer ambulant Beschäftigten“, sagt der Geschäftsführer.

Erfahrene Digitalisierungspartner an der Seite

Zur Steuerung der betrieblichen Prozesse nutzt die GWAB Lösungen von HS – Hamburger Software. Die Betreuung vor Ort übernimmt seit vielen Jahren der HS-Partner bwSoft. „Wir haben bei dem Kunden zunächst Mitte der 90er Jahre die Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung von HS implementiert, später wurde die HS Auftragsbearbeitung eingebunden. Zuletzt kam HS Dokumentenmanagement hinzu, was wiederum Ausgangspunkt für die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung ist, die nun ausgeweitet wird“, berichtet bwSoft-Geschäftsführer Harald Heuser.

„Die GWAB ist als Organisation sehr facettenreich aufgestellt, aber wir haben es geschafft, alles abzubilden – und zwar im Standard“, sagt der HS-Partner. So verwenden die Zweckbetriebe beispielsweise die Warenwirtschaftssoftware für die unterschiedlichsten Aufgaben. „Das reicht von der Kaufhaus-Kasse über die Abrechnung von Autoreparaturen und Malerarbeiten bis zur Verwaltung von Dienstleistungen im Ausbildungsbereich“, erläutert Heuser. Zudem werden temporäre Aufgaben wie die Flüchtlingsbetreuung über die Anwendung abgebildet – stets mit Buchungsübergabe an die Finanzbuchhaltung.

Transparenz über die verschiedenen Einrichtungen

Die Zweckbetriebe werden zudem als einzelne Mandanten erfasst und konsolidiert. Manchmal sind es zwei Mandanten, die in einen Datenbestand münden, manchmal ist das Verhältnis 1 zu 1. „Unsere Empfehlung lautete daher, gleich auf Kostenstellen zu gehen und keine Kostenträgerrechnung einzuführen“, erklärt Harald Heuser. Es gehe ja darum, wer mit der Lösung arbeitet. Das seien nicht immer ausgebildete Buchführungskräfte, sondern auch Auszubildende oder einfache Angestellte, denen eine Kostenträgerrechnung Probleme bereiten könnte. "Deshalb ist es einfacher, mit Kostenstellen zu arbeiten“, so der HS-Partner. Bei Bedarf könne dies aber jederzeit geändert werden – auch für einzelne Mandanten.

Matthias Cloos ergänzt: „Wir sind froh, dass uns bwSoft hier optimal beraten hat, sonst wäre das Projekt zu komplex geworden. Jetzt können wir den Prozess transparent abbilden: Unsere Fördermittel werden als separate Kostenstellen geführt. Da wir außerdem eine Gemeinkostenstelle nutzen, nämlich die Zentrale, haben wir uns von HS ein Zusatzprogramm erstellen lassen, mit dem wir für die Kostenstellen eine Allgemeinumlage generieren können, ohne dafür in der Finanzbuchhaltung eine Buchung vornehmen zu müssen.“ Das Zusatzmodul generiert eine Excel Tabelle aus einer Abfrage im System. Alle zusätzlich benötigten Daten können über Eingabemasken in der Anwendung erfasst werden.

Löhne und Gehälter im Griff

Auch bei der Entgeltabrechnung setzt die GWAB auf Software von HS. Allerdings gibt es dabei einige Besonderheiten zu beachten. Da ist zum einen die vielschichtige Personalstruktur – bedingt durch Mitarbeitende aus verschiedensten Branchen und Gewerken. Zum anderen rechnet die GWAB als Gesellschaft des Landkreises ihre Beschäftigten nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) ab. „Das ist der Bereich, in dem wir die meisten Updates von HS erhalten, weil jede tarifliche Änderung in der Software umgesetzt werden muss“, sagt der GWAB-Geschäftsführer.

Eine weitere Herausforderung sind die Kommunikationsprozesse im Lohnbereich mit ihren Formaten und Meldeverfahren. Zurzeit gibt es bei der GWAB rund 50 Datenströme im Zusammenspiel mit Krankenkasse und Rentenversicherung. Die Schlagzahl der Änderungen hat sich in den vergangenen Jahren stark erhöht“, stellt Harald Heuser fest. Zugleich gebe es kaum noch ausgebildete Lohnbuchhalter, die Änderungen selbst vornehmen können. „Wir bessern also in dringenden Fällen mit einer Interimslösung nach, bis HS das nächste Update ausliefert“, erzählt der HS-Partner. Das sei aber aktuell überall so im Lohnumfeld.

bwSoft erledigt solche Routinearbeiten in der Regel remote via Fernwartungstools. „Das ist für uns kostentransparent. Und wenn doch etwas vor Ort gemacht werden muss, sind die Experten schnell da“, berichtet Matthias Cloos.

Belege digital und zentral bearbeiten

Der GWAB-Geschäftsführer kam 2014 ins Unternehmen. Sein erstes Digitalprojekt war die Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung. Zunächst wurde hierfür HS Dokumentenmanagement eingeführt. „Ich komme ursprünglich aus dem Großhandel, der soziale Bereich ist da schon eine andere Welt, gerade in digitaler Hinsicht“, berichtet Cloos. „Als ich hier anfing, wurden die PDF-Rechnungen noch ausgedruckt und per Post an die Einrichtungen zum Abzeichnen gesendet. Irgendwann kamen sie zurück, wurden von der Geschäftsleitung freigegeben und anschließend bezahlt.“ Heute werden elektronische Rechnungen zentral bearbeitet. Das Verfahren soll künftig auf die gesamte GWAB angewendet werden und auch für postalisch eingehende Belege gelten. „Wir wollen den Prozess möglichst durchgängig gestalten, um irgendwann weitgehend papierlos zu arbeiten.“

Kaufhauskasse ins ERP-System integriert

Digital geht es auch an der Kasse von „Das Andere Kaufhaus“ zu. Dort kann man gebrauchten Hausrat abgeben, der dann von den GWAB-Mitarbeitenden geprüft, sortiert und repariert wird. Für Elektrogeräte gibt es eine Werkstatt, sodass manche Waren sogar mit Garantie wiederverkauft werden können. Der Verkauf wird am POS über das integrierte Kassenmodul von HS gesteuert. Jeder Bezahlvorgang geht über ein automatisiertes Tagesprotokoll direkt in die Finanzbuchhaltung.

Die Benutzer der Kasse können darüber hinaus auf die Artikelstammdaten der HS Warenwirtschaft zugreifen. Um das manuelle Erfassen bei Gebrauchtartikeln zu vermeiden, wird mit Dummys gearbeitet. Aber das Kaufhaus verkauft auch neuwertige Artikel. Mit diesen können die Auszubildenden den gesamten Beschaffungsvorgang in der Warenwirtschaft üben: vom Angebot über die Beschaffung und Vereinnahmung der Ware bis hin zur Lagerhaltung. Ähnliches gilt für die anderen Zweckbetriebe. Sie alle arbeiten mit der Warenwirtschaftslösung von HS, ob das nun ein Kfz-Auftrag, ein Maklereiauftrag, oder ein Auftrag für die Großküche ist.

„Wir steuern also nicht nur unsere täglichen Prozesse über die Lösungen von HS, sondern bilden auch unsere Azubis damit aus“, so das Resümee von Matthias Cloos. „In der weiteren Zusammenarbeit mit bwSoft geht es jetzt darum, die Workflows im Bereich Belegerfassung und DMS weiter zu verfeinern – darauf freuen wir uns schon!“