DUO Collection erreicht mit M-Files und TSO-DATA die gesteckten Digitalisierungsziele

Die DUO Collection Import Vertriebsgesellschaft mbH ist ein europaweit agierendes Großhandelsunternehmen für Mitnahme-Möbel. Zu seinen Kunden zählen der filialisierte Möbel-Einzelhandel ebenso wie Unternehmen aus dem Online- sowie dem Lebensmittel-Einzelhandel.

Bereits seit 2015 wird DUO Collection im Bereich des ERP-Systems von den Experten vom Business-Systemhaus TSO-DATA betreut. Zum Einsatz kam zum Start der Zusammenarbeit die Lösung Microsoft Dynamics NAV, die im Jahr 2022 erfolgreich auf den Nachfolger Microsoft Dynamics 365 Business Central aktualisiert wurde. Mit der Durchführung des Updates entschied sich DUO Collection dafür, die Digitalisierung im Unternehmen weiter auszubauen. Die zeitaufwändige manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung, fehlende Transparenz und Ineffizienzen bei der abteilungsübergreifenden Arbeit an Dokumenten sowie Kapazitätsgrenzen und Inflexibilität des bestehenden File-Server-Systems behinderten die internen Workflows und verlangten nach einer zukunftsgerichteten neuen Lösung.
Nach einer genauen Analyse der Anforderungen und einem Proof of Concept durch die Spezialisten von TSO-DATA kam M-Files mit all seinen Vorteilen zur Lösung der beiden Kernanforderungen zum Einsatz.

Mit M-Files immer die richtigen Informationen

M-Files verknüpft jedes Dokument metadatenbasiert mit Schlagworten und ordnet es bestimmten Klassen zu. Althergebrachte Ordnerstrukturen werden für die Ablage überflüssig. Dateien und Informationen werden automatisch so vom System organisiert, dass sie abteilungs- und länderübergreifend aufgrund ihrer Eigenschaften von den Anwendern gefunden werden können. Duplikate werden vermieden und alle Beteiligten arbeiten immer mit der aktuellen Version des jeweiligen Dokuments.

Automatische Belegverarbeitung bietet Sicherheit und spart Zeit

Um weitere Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, entschied sich DUO Collection dazu, auch den Rechnungseingangsprozess digital abzubilden und so manuelle Fehlerquellen zu vermeiden. Mittels eines von TSO-DATA entwickelten Add-ons kann das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central Dokumente nun automatisch weiterverarbeiten. Das Add-on Document Capture erkennt die relevanten Felder in den digital bzw. eingescannten Dokumentdateien, liest sie mittels OCR aus und gibt die Inhalte zur fachlichen Prüfung an die entsprechenden Stellen in Business Central.

DMS-Connector – das Zusammenspiel von ERP und DMS

Das reibungslose Zusammenspiel zwischen dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central und dem DMS M-Files wird mit dem DMS Connector – einer Eigenentwicklung von TSO-DATA – realisiert. Der DMS Connector ist ein Add-on für Microsoft Dynamics 365 Business Central, das M-Files nahtlos in das ERP-System integriert. So ist es möglich, gescannte Eingangsbelege schnell und einfach per Drag & Drop direkt innerhalb der Oberfläche von Microsoft Dynamics 365 Business Central in M-Files hinzuzufügen. Genauso einfach kann aus Business Central auf bereits vorhandene Dokumente zugegriffen werden, die mit dem Kontakt bzw. den Stammdaten bereits verknüpft sind. Dadurch ist es für den Bearbeitenden nicht nötig, zwischen mehreren Programmen oder Oberflächen zu wechseln. Das spart Zeit und erhöht gleichzeitig die Effizienz und Zufriedenheit.

„Dass wir nach dem Update unseres ERP-Systems die Chance ergriffen haben, die Digitalisierung des Unternehmens mit Unterstützung von TSO-DATA voranzutreiben, war genau die richtige Entscheidung. Reibungslose Prozesse, bessere Zusammenarbeit und höhere Effizienz zeigen uns bereits jetzt, dass wir die richtigen Tools mit dem richtigen Partner einsetzen. Die Umsetzung in weiteren Unternehmensbereichen ist bereits geplant”, fasst Susanne Tolle, IT & Prozessmanagement bei DUO Colllection, den Projekterfolg zusammen.

Die vollständige Fallstudie kann hier eingesehen werden:
https://ressourcen.m-files.com/…

Individuelle Demo der M-Files-Plattform für einfaches Dokumentenmanagement:
https://www.m-files.com/…

Zusammenfassung
Das Zusammenspiel vom ERP-System Microsoft Dynamics 365 mit dem DMS von M-Files verhilft DUO Collection zu mehr Transparenz und Effizienz. Geschäftsführung und Mitarbeitende sind begeistert von der nutzerfreundlichen Schnittstelle und der smarten Integration.

Keywords
Dokumentenmanagement, ECM, Microsoft Dynamics 365 Business Central, ERP