„Räum dein Zimmer auf!“: Warum regelmäßige Pflege auch für Unternehmensdaten wichtig ist

Dem ein oder anderen wird der Satz „Räum dein Zimmer auf!“ noch in den Ohren klingeln und die Lebenserfahrung wird den meisten gekränkten Seelen später gezeigt haben: so unrecht hatten die Eltern mit ihren mahnenden Worten wohl doch nicht. Auch bei der unternehmerischen Datenpflege lohnt es sich regelmäßig Staub zu wischen und die Unordnung zu beseitigen. Denn sonst drohen ineffiziente Arbeitsprozesse und große Sicherheitsrisiken – im Falle eines Data Breach mit unmittelbaren Folgen für den unternehmerischen Geldbeutel und sogar die persönliche Haftung der Geschäftsführung. Und da ist noch kein Wort über das schlechte Image von Datenschludrianen verloren. Schließlich will niemand mit Unternehmen zusammenarbeiten, die geschäftskritische oder personenbezogene Daten nicht so strikt schützen wie ihre eigene Westentasche. APARAVI, Anbieter von Lösungen zur Verwaltung unstrukturierter Daten, zeigt vier Quick Wins, die Unternehmen von einem intelligenten und automatisierten Datenmanagement erwarten können. 

1. Mehr Transparenz schaffen: Es mag spießig klingen – doch die Erfahrung zeigt, dass der organisierte Schreibtisch in Sachen Übersichtlichkeit das kreative Chaos klar aussticht. Und auch für das Datenmanagement gilt: mit Struktur und Ordnung können die Daten besser überblickt und damit effektiver genutzt werden. Das Plus an Transparenz sorgt für eine gute Übersicht über den Datenbestand und seine Einbindung in die Unternehmensprozesse. Im Falle eines Data Breach können Verantwortliche Daten schnell und sicher zuordnen und so das Risiko hoher Strafzahlungen reduzieren. 

2. Unnötigen Ballast abwerfen: Ballast mit sich herumzuschleppen kostet Energie, Geld und Zeit. Ihn loszuwerden ist damit nicht nur für die eigene Stimmung von Vorteil, sondern schafft auch Benefits für die Datenverwaltung. Durch die Löschung von Dubletten, ungenutzten oder überflüssigen Daten sparen Unternehmen bis zu 40 Prozent des bisher benötigten Speicherbedarfs ein. Und das senkt die Kosten deutlich: die Administration von Cloud und Storage, Backup- sowie Security-Lösungen kann mit weniger Ressourcen umgesetzt werden. Zudem vereinfacht ein verschlankter Datenbestand die Risikoanalyse für die Informationssicherheit. 

3. Die Sicherheit erhöhen: In den Untiefen vieler Datenbestände liegt Sprengstoff: personenbezogene Daten von ehemaligen Mitarbeitern, ungeschützte Kundeninformationen oder vertrauliche Umsatzplanungen – eine oft lange Liste mit hohen Risiken für Datenschutz und Compliance. In bereinigten Datenbeständen haben Unternehmen wieder die volle Transparenz und Kontrolle zurückgewonnen. Im Falle eines Data Breach können sie dann schnell und einfach ein DSGVO-konformes Handling sicherstellen. 

4. Die Produktivität steigern: Mit bereinigten und strukturierten Daten gehört das langwierige Suchen nach Informationen der Vergangenheit an. Der kleinere Datenbestand kann anschließend inventarisiert und katalogisiert werden. So können Nutzer effizienter, einfacher und schneller auf Daten zugreifen und diese weiterverarbeiten. Das steigert die Produktivität, etwa wenn teamübergreifend in Datenbeständen gearbeitet wird. 

„Ordnung ist das halbe Leben – dieser Grundsatz gilt auch beim Thema Datenmanagement“, erläutert Adrian Knapp CEO bei Aparavi. „Von bereinigten Datenbeständen profitieren alle Beteiligten, da Informationen effizienter und schneller verarbeitet werden können. Zusätzlich sparen Unternehmen so unnötige Kosten für die IT-Administration und Risikoanalyse ein und vermeiden im Falle von Data Breaches hohe Strafzahlungen.“

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