Postverteilung digitalisieren mit COSYS Software

                                                           Digitale Postverteilung

Unsere Software setzt sich aus zwei Hauptbestandteilen zusammen. Auf der einen Seite ist das die mobile App und auf der anderen Seite der COSYS WebDesk. Um Ihnen diese beiden Komponenten etwas näher vorzustellen, werfen wir einen Blick auf die Funktionen und Features. Die mobile App ist für die Anwendung auf einem beliebigen Android- oder iOS-Gerät vorgesehen. Dabei ist egal, für welches Endgerät Sie sich entscheiden. Falls Sie das Gerät von uns erhalten möchten, ist dieses bereits komplett eingerichtet und direkt anwendungsbereit. In erster Linie ist die App dafür verantwortlich, die gesamten Prozesse, wie beispielsweise die Paketannahme oder Zustellung, zu erfassen und zu dokumentieren. Um die volle Ausprägung der Postverteilung auf eine digitale Ebene zu befördern, benötigen Sie den dazugehörigen COSYS WebDesk. Dieser beinhaltet eine Vielzahl von Daten und verwaltet diese. Die wichtigsten Funktionen sind hierbei die Verwaltung der Benutzer, die Rückverfolgung aller Sendungen, eine direkte Annahme von Sendungen sowie die Auswertung aller Daten in Dashboards und Detailuntersuchungen.

                                                           Vorteile und Features

Jetzt wo Sie über die Funktionsweise der beiden technischen Komponenten Bescheid wissen, bringen wir Ihnen die exakten Prozesse und Features etwas näher. Dazu gehört beispielsweise die automatische Benachrichtigung eines Empfängers. Dies ist durch ein E-Mail-Benachrichtigungssystem gewährleistet, sobald ein Paket an der erwarteten Stelle zugeordnet wurde. Darüber hinaus muss jede Ihrer Sendungen selbstverständlich erfasst und identifiziert werden. Hierbei werden die Barcodes verwendet, welche sich ohnehin auf den Paketen befinden. Das Scannen kann dann mit einem beliebigen Gerät mit entsprechender Ausstattung der App durchgeführt werden. Um über ein Paket und seinen Aufenthaltsort jederzeit informiert zu sein, können Sie außerdem Methoden wie Barcodescanning, Auswahl oder Texteingabe verwenden, damit Sie die Pakete nie mehr aus den Augen verlieren und falls doch sofort wissen, an welcher Stelle sich diese befinden. Zudem befindet sich in der App die Funktion, Schäden oder Auffälligkeiten jeder Art mittels Fotoerfassung aufzunehmen und zu dokumentieren. Diese Fotoerfassung eignet sich für alle Zwecke und enthält eine Bearbeitungsfunktion, sodass Markierungen Ihrer Bilder vorgenommen werden können. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, eine direkte Versendung eines Abliefernachweises mit allen benötigten Informationen per E-Mail durchzuführen sowie entsprechende Nachweise als .PDF zu erstellen, was beispielsweise die Arbeit im Archiv vereinfacht. Natürlich können Sie auch bereits gepflegte Empfängerdaten bei uns importieren. Um die Sendung nun abzuschließen, muss nur noch die fehlende Unterschrift ergänzt werden, was in der COSYS-App einfach und schnell digital geschieht. 

                                                     Postverteilung Software

Die Digitalisierung dieses Prozesses ermöglicht einen reibungslosen Ablauf der Folgevorgänge und somit auch die interne Steigerung der Produktivität. Bei konservativer Dokumentation hingegen treten oft vermeidbare Fehler auf wie beispielsweise Paketverluste, wenig Transparenz oder eine zu langsame Hauspostverteilung. Die COSYS Postverteilung Software bietet Ihnen die Möglichkeit der Übersicht und Kontrolle der gesamten Prozesskette, inklusive aller digitalen Funktionen, sodass Sie alle Prozesse, die auf Zettelwirtschaft basieren, ersetzen können. Außerdem können Sie von Anfang bis Ende jeden einzelnen Prozess an allen Stellen überprüfen und nachverfolgen, um potentiell auftretende Fehler rechtzeitig zu erkennen und diesen entgegenzuwirken. Zusätzlich können Sie mit der Software auch Retouren und interne Transporte erfassen. Grundsätzlich ist die Software überall individuell auf jeden Kunden anpassbar und somit auch für Funktionen erweiterbar, welche sich nicht unbedingt ausschließlich innerhalb eines Unternehmens abspielen. Mehr Auskuft dazu finden Sie auf unserer Webseite zur Postverteilung.

                                               Mobile Performance Scanning Plug-In

Die Software zielt hauptsächlich auf die Identifikation von Barcodes und ihren zugehörigen Daten ab, was es erheblich vereinfacht, bestimmte Prozesse ohne weitere Geräte oder Informationen zu durchlaufen. Zudem bietet das Mobile Performance Scanning Plug-In eine permanente Unabhängigkeit von Herstellern und Gerätetypen, da sich dieses auf jedem Ihrer Geräte befinden kann, egal ob Smartphone oder Tablet. Die Kamera ist durch dieses Plug-In zu einem internen Hochleistungsscanner geworden, wohingegen allerdings MDE-Geräte grundsätzlich über ein ergonomischeres Scansystem verfügen. Durch den integrierten Scanner eines MDE-Gerätes geht das Scannen etwas leichter von der Hand. Wegen der Optimierung für professionelle Einsatzzwecke bieten MDE-Geräte auch weitere Vorteile wie Schnellwechselakkus oder Ladestationen. Egal für welches Gerät Sie sich entscheiden, wir bieten Ihnen das Gesamtpaket der Hardware mit bereits integrierter, aber individuell anpassbarer Software und den dazugehörigen Dienstleistungen und Services.

                                                         Benachrichtigungen und OCR

Ebenso kann sich die Inhouse Logistik Software selbstständig machen, was Benachrichtigungsabläufe betrifft. Sie können mit ihr an jeder Stelle automatisierte Nachrichten in Form von WhatsApp, E-Mails oder auch SMS bereitstellen. So wird beispielsweise ein Empfänger sofort benachrichtigt, wenn er einer Sendung zugeordnet wurde und diese eingetroffen ist. Als Alternative oder Erweiterung des normalen Scannens der Sendungsnummer gibt es die Möglichkeit, die optische Texterkennung (OCR) einzusetzen, welche über die Kamera in der Lage ist, beliebige gewünschte Daten, wie beispielsweise den Namen des Empfängers aus dem Paketlabel zu lesen oder diese aus dem Lieferschein zu erhalten.

                                                   Paketschränke und Abholstationen

Kennen Sie das Problem, dass die Empfänger ihre Sendungen nur zu bestimmten Zeiten abholen können oder Sie bei einer Auslieferung Empfänger oft nicht antreffen? Dann haben wir mit unserer Schnittstelle für Schließfächer oder Paketschränke genau das Richtige! Wir bieten nämlich eine Anbindung der beiden Komponenten, um in Form von Abholstationen eine schnelle und kontaktlose Selbstabholung zu gestatten. Somit besteht weniger Personalaufwand und die Stelle muss nicht dauerhaft besetzt sein, was Ihnen mehr Freiraum in der Organisation des Zeitlichen und Finanziellen gibt. Mehr dazu auf unserer Webseite zur Inhouse Logistik.

Schlussendlich stellen wir Ihnen individuell anpassbare Komplettsysteme auf vielen verschiedenen Ebenen zur Verfügung mit der Intention, Ihre unternehmensinternen Prozesse und Vorgänge auf eine nachhaltige und effiziente Art und Weise zu optimieren und möglichst aus Verlusten und Fehlern zu lernen, sodass jegliche Auskunft über negative Rückmeldungen verringert wird und die Prozesskette aller an Prozessen Beteiligten möglichst reibungslos abläuft.

Falls Sie sich ein eigenes Bild machen und testen wollen, ob die Hauspostverteilungs-App auch zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt, laden Sie gerne die kostenlose Demo-Version „Hauspostverteilung Cloud Demo“ herunter. Diese beinhaltet einen 24-stündigen Eintrag der erfassten Daten in das COSYS Cloud Backend, welches im weiteren Verlauf verwaltet und bearbeitet werden kann. Möchten Sie nun nähere Informationen zu unserer Lösung oder ein erstes Budgetangebot? Sprechen Sie uns doch einfach an unter +49 5062 900 0 oder schreiben Sie eine E-Mail an Anfrage@cosys.de.