Das Ende der stillen Post – geoCapture sorgt für digitalen Mehrwert bei der OSTEG mbH

Ca. 180 OSTEG-Mitarbeiter setzen überwiegend für Kunden aus dem kommunalen Bereich Bauprojekte um und das in einem Umkreis von gut 50 Kilometern. Die OSTEG ist in der Oberlausitz fest verwurzelt.  Seit dem 1. Juli 1990 gibt es das Bauunternehmen, seit Juli 2021 ist man mit geoCapture unterwegs. Für Rubel war schnell klar: geoCapture bietet das passende Produkt für die Anforderungen der OSTEG. Für die effiziente Planung und Abwicklung von Bauprojekten sind Informationen auf aktuellem Stand nötig, genauso wie automatisierte Abläufe in der Software, Schnittstellen zu anderen Anwendungen, Lösungen für die Besonderheiten der Baubranche. 

Im Zentrum stehen immer die Informationen: Wann ist welche Baumaschine einsetzbar, ist der Bagger, den man braucht, vielleicht noch in der Werkstatt, mit welchen Mitarbeitern kann man planen, wer hat Urlaub, wer ist krankgeschrieben? In geoCapture fließen diese Infos zusammen: Automatisiert dank gut 200 GPS-Trackern an den Maschinen und ca. 400 BLE-Tags (Beacons) an Werkzeugen, Anbauteilen und Geräten und zum großen Teil ebenfalls automatisiert beim Personal.

 „Wenn sich jemand krankmeldet oder Urlaub hat, muss das natürlich händisch im Fehlzeitenkalender eingetragen werden“, so Patrick Rubel.  Aber abgesehen von solchen Sonderfällen funktioniert die Zeiterfassung über geoCapture: Per Chip im Fahrzeug, am Terminal in der Firma oder in der geoCapture-App auf dem Smartphone. „Ich kann so direkt nachhalten, ob meine Leute auf der Baustelle sind. Zugleich bekomme ich die Stunden angezeigt und kann sie freigeben oder, falls nötig, nachfragen.“

Als Extra ist die Stundenfreigabe mit den besonderen Bedingungen der Baubranche verknüpft: So gibt es Lohnzulagen für anstrengende Arbeiten, etwa pflastern oder asphaltieren. Der Kollege vor Ort wählt den entsprechenden Eintrag in der App aus, der Bauleiter erteilt die Freigabe. Auch die verschiedenen Arbeitszeitmodelle sind hinterlegt ebenso wie die unterschiedlichen Arbeitszeiten, etwa im Sommer und im Winter. „Das ist wirklich super einfach für alle.“ Am Ende des Monats gehen die erfassten Arbeitszeiten per Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung. Die Zeit der Stundenzettel ist vorbei.

Das analoge Zeitalter ist auch in der Dispo beendet, die sich mit der Ressourcenplanung beschäftigt. In Absprache mit den Bauleitern werden dort die Baustellen geplant. Welche Maschinen sind nötig, welche Manpower muss vor Ort sein? „Früher haben wir das mit einem Whiteboard gemacht und mit bunten Täfelchen. Das war dann ein lustiges Geschiebe“, erinnert sich Tobias Jordan, der sich bei der OSTEG u.a. um Marketing und Social Media kümmert. Jetzt sorgt geoCapture für effiziente Planung. Beim Maschineneinsatz sind etwa Standort und evtl. Werkstatttermine von Belang. Die Informationen zum Personal fließen aus dem Fehlzeitenkalender in die Planung ein. Mit kleinen Details, die das Leben leichter machen: „Ich sehe zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter Urlaub beantragt hat, der aber noch nicht genehmigt ist. Darauf kann ich mich als Bauleiter einstellen“, erklärt Patrick Rubel. Natürlich werden Wartungsintervalle der Maschinen in geoCapture überwacht, ihre Betriebsstunden erfasst und Bauprojekten zugeordnet, geplante Werkstatttermine angezeigt. Praktisch: Disposition und Bauleiter haben den gleichen Zugriff auf diese Planungsdaten. „So kann ich sehen, ob das, was wir besprochen haben, auch funktioniert.“ Dieser Satz gilt auch dann, wenn aus der Planung Realität wird. Ein Klick auf die Baustelle im geoCapture-Kartenmodul und Patrick Rubel weiß: Alles klar, Maschinen und Leute sind vor Ort.

Gleicher und aktueller Informationsstand für die Beteiligten, das ist für Rubel wichtig. „Damit fallen die meisten Nachfragen weg und das ist ein echter Zeitgewinn.“ Beispiel Schadensmeldung: Der Mitarbeiter vor Ort füllt das entsprechende Formular in der geoCapture-App aus, fotografiert den Schaden, schickt beides an die Dispo, die kann diese Informationen an die Werkstatt weiterleiten. „Früher haben wir das telefonisch erledigt und dann wurde, nach der Methode ‚Stille Post‘, aus dem defekten linken Vorderreifen schon mal der Reifen hinten rechts. Jetzt reden alle über das Gleiche.“

Zusammenführung aller relevanten Daten, das spielt eine entscheidende Rolle bei der Dokumentation der Bauvorhaben. Die Bauberichte und das Bautagebuch werden am Tablet-Rechner in der App geführt, Fotos direkt zugeordnet. „Die Kollegen draußen sagen: Nie wieder anders!“ Bauberichte auf Papier sind Vergangenheit. Diese Daten fließen automatisch per Schnittstelle in die Software der OSTEG, mit der die Dokumentation (Doku-Archiv) geführt wird. Aktuell werden Pläne und andere nötige Unterlagen noch vom Doku-Archiv per Hand nach geoCapture kopiert. Bald soll die Schnittstelle diesen Datenaustausch auf beiden Wegen automatisch durchführen, dann ist man am Schreibtisch und auf der Baustelle immer auf dem aktuellen Stand. Rubel: „Das gibt dann noch einmal einen Mehrwert.“

Patrick Rubel ist überzeugter Anwender: „Alle Teams, die bereits mit geoCapture arbeiten, können sich eine Arbeit ohne nicht mehr vorstellen.“ Im Gespräch zählt er weitere Vorteile auf: Zugriff auf die Anwendung mit dem Smartphone oder dem Web-Browser. Automatische Übergabe der Prüfaufgaben (Stundenfreigabe etwa) an die Vertretung bei Urlaub oder Krankheit. Führerscheinkontrolle per Chip am Terminal mit Erinnerungsfunktion. Suchfunktion innerhalb der Anwendung (an welchem Ort steht die Baustellenampel?). Und vor allem: Der Kontakt mit dem geoCapture-Team. „Gute Ideen, die wir eingebracht haben, werden sofort umgesetzt. Ich kenne kein Software-Unternehmen, wo das so gut funktioniert. Deshalb wollen wir im kommenden Winter weitere Funktionen etablieren: Abwicklung der Werkstattaufträge, Tourenplanung, die vollautomatisierte Abrechnung der Baustellenfahrzeuge.“

Die OSTEG ist begeistert von geoCapture. Das sieht man auch an dem besonderen Weihnachtspräsent, das in Hopsten aus der Oberlausitz eintraf. Für geoCapture hat die OSTEG Aufsteller aus Holz mit einem original Herrnhuter Stern fertigen lassen. Die Stadt Herrnhut, der Ursprungsort der Sterne, liegt knapp 20 Kilometer entfernt von Zittau. Digitalisierung und die feste Verwurzelung in der Region: Das passt bei der OSTEG gut zusammen.

Die Benefits im Überblick:

• Für Planung und Durchführung der Baustellen stellt geoCapture alle relevanten Informationen gebündelt zur Verfügung.
• Gleicher und aktueller Informationsstand reduziert Nachfragen: Deutlicher Effizienzgewinn.
• Überprüfung der Ist-Situation auf der Baustelle (ist die Maschine vor Ort?) im Kartenmodul.
• Besonderheiten in der Entlohnung und Arbeitszeitmodelle sind hinterlegt.
• Digitale Berichte und Bautagebücher fließen automatisch in das Dokumenten-Archiv.
• Erfolgreicher Ideenaustauch zwischen Anwendern und Entwicklern.