Jira Reporting: Best Practices für eine effektive Datenanalyse

Jira Berichte: Das sind die Basics

Die in Jira integrierten Reporting-Tools sind einfach zu bedienen und können wertvolle Einblicke in die Leistung deines Teams liefern. Jira bietet mehrere Out-of-the-Box (OOTB)-Berichtsoptionen, mit denen du den Fortschritt deines Teams verfolgen und überwachen kannst. Zu diesen Berichten gehören Burndown-Diagramme, Sprint-Berichte, Velocity-Diagramme, Zeiterfassungsberichte und vieles mehr. Zusätzlich zu diesen Berichtsoptionen bietet Jira leistungsstarke Dashboards, mit denen du eine anpassbare Echtzeitansicht von Projekt- und Vorgangsdaten erstellen kannst. Mit Jira Dashboards kannst du Diagramme, Tabellen und andere Datentypen anzeigen, die dir helfen, den Fortschritt zu überwachen und zu verfolgen.

Neben den Out-of-the-Box Berichtsoptionen bieten Atlassian Marketplace Partner eine Vielzahl von Add-ons und Konnektoren an, die die Berichtsfunktionen erweitern. Diese Konnektoren erleichtern die nahtlose Integration von Jira mit anderen Systemen, einschließlich Business Intelligence-Tools und Datenvisualisierungssoftware, während die Reporting-Add-ons zusätzliche Reporting-Funktionen bieten. Durch die Nutzung beider Optionen können Benutzer umfassende und benutzerdefinierte Jira-Berichte erstellen, die tiefe Einblicke in die Projektleistung bieten.

Berichte, die in Jira erstellt werden

Jira bietet eine Reihe von Berichten, die verschiedene Ansichten über den Fortschritt deines Teams liefern. Zu den gängigsten  Berichten gehören:

AGILE-BERICHTE

Agile-Berichte bieten einen Überblick über den agilen Entwicklungsprozess von Teams, einschließlich Sprint Reports, Burndown Charts und Velocity Charts. Diese Berichte sollen Teams helfen, ihre Arbeit mit agilen Methoden wie Scrum und Kanban zu verfolgen und zu analysieren. Zu den wichtigsten agilen Berichten in Jira gehören:

• Burndown-Diagramm: Verfolgt die verbleibende Arbeit in einem Sprint und vergleicht den tatsächlichen mit dem idealen Fortschritt.
• Burnup-Diagramm: Zeigt die kumulierte abgeschlossene Arbeit im Vergleich zum Gesamtumfang des Sprints an.
• Sprint-Bericht: Zeigt die abgeschlossene, in Arbeit befindliche und nicht begonnene Arbeit während eines Sprints an.
• Velocity-Diagramm: Veranschaulicht die durchschnittliche Fertigstellungsrate des Teams über Sprints hinweg.
• Kumulatives Flussdiagramm: Visualisiert Workflow-Stufen im Zeitverlauf, hebt Engpässe und eine ausgewogene Arbeitsverteilung hervor.
• Kontrolldiagramm: Analysiert die Zyklus- oder Vorlaufzeit, zeigt die Prozessstabilität an und hilft, Ausreißer zu identifizieren.
• Epic-Bericht: Verfolgt den Fortschritt der einzelnen Epics und schlüsselt abgeschlossene, unvollständige und nicht geschätzte Aufgaben auf.
• Release Burndown: Zeigt die verbleibende Arbeit pro Release an, hebt Umfangsänderungen hervor und prognostiziert den Release-Abschluss.

Um Agile-Berichte in Jira zu finden, navigiere zu deinem Projekt, rufe das Agile-Board auf und klicke auf die Registerkarte Berichte oberhalb des Boards. Wähle den gewünschten Bericht aus der Liste aus oder verwende die Suchleiste, um einen bestimmten Bericht zu finden. Passe die Berichtsparameter nach Bedarf an.

VORGANGSANALYSE

Vorgangsanalysen in Jira helfen dabei, den Fortschritt bestimmter Vorgänge oder Projekte zu verfolgen, einschließlich Statistiken, Historie und Zeiterfassung. Einige Standardberichte zur Vorgangsanalyse sind:

• Bericht zum durchschnittlichen Alter: Zeigt das durchschnittliche Alter nicht erledigter Vorgänge eines Projekts an und hilft, mögliche Engpässe zu erkennen.
• Bericht zu erstellten vs. gelösten Vorgängen: Vergleicht die Erstellungs- und Lösungsraten von Vorgängen und zeigt den allgemeinen Zustand des Projekts auf.
• Kreisdiagramm: Veranschaulicht die Verteilung von Vorgängen basierend auf ausgewählten Attributen, wie z. B. Vorgangstyp oder zuweisende Person.
• Bericht zur Lösungszeit: Zeigt die für das Lösen von Vorgängen benötigte Zeit an und hilft so bei der Prozessverbesserung.

Du greifst auf die Vorgangsanalyse zu, indem du zu deinem Projekt navigierst, Berichte aus dem Menü in der linken Seitenleiste auswählst und einen Bericht in der Kategorie Vorgangsanalyse wählst.

PROGNOSE- UND VERWALTUNGSTBERICHTE

Die Prognose- und Verwaltungsberichte in Jira helfen bei der Planung, Ressourcenzuweisung und Projektprognose. Die drei wichtigsten Berichte sind:

• Bericht zur Versionsauslastung: Zeigt die Arbeitslast pro Benutzer für eine bestimmte Projektversion an und hilft so, Ressourcen auszugleichen und effektiv zu planen.
• Bericht zur Zeiterfassung: Vergleicht protokollierte und verbleibende Zeitschätzungen für Vorgänge und hilft so bei der Analyse der Arbeitslast und dem Ressourcenmanagement.
• Bericht zur Benutzerauslastung: Zeigt die Arbeitslast pro Benutzer für alle Projektversionen an und ermöglicht so eine effiziente Ressourcenzuweisung und einen Ausgleich der Arbeitslast.

Um die Prognose- und Verwaltungsberichte in Jira zu finden, navigiere zu deinem Projekt, klicke in der linken Seitenleiste auf Berichte und suche unter der Kategorie Prognose und Verwaltung.

JIRA REPORTING GADGETS UND ADD-ONS

Reporting Gadgets für Jira sind integrierte Tools, die das Dashboard mit anpassbaren Einblicken in die Projektleistung bereichern. Zu den wesentlichen vorinstallierten Gadgets gehören:

• Vorgangsstatistik: Erleichtert ein tieferes Verständnis von Vorgangsdaten, indem sie in spezifische Kategorien unterteilt werden und Teams dabei helfen, Trends und verbesserungswürdige Bereiche zu erkennen.
• Kreisdiagramm: Bietet eine visuelle Darstellung von Vorgangsdaten, die es einfacher macht, verschiedene Aspekte der Projektleistung zu verstehen und zu vergleichen.
• Kürzlich erstellte Vorgänge: Hilft Teams bei der Überwachung des Tempos der Problemerstellung und -lösung und gibt einen Einblick in den allgemeinen Projektzustand und -fortschritt.
• Zweidimensionale Filterstatistik: Ermöglicht Benutzern eine umfassendere Analyse von Vorgangsdaten, indem diese in einem konfigurierbaren Tabellenformat dargestellt werden, was eine fundiertere Entscheidungsfindung ermöglicht.
• Erstellte und gelöste Vorgänge: Vergleicht die Erstellungs- und Lösungsraten von Vorgängen und bietet so einen Überblick über die Ausgewogenheit und den Zustand des Projekts.
• Lösungszeit: Zeigt die durchschnittliche Zeit zum Lösen von Vorgängen an und hilft Teams, Engpässe zu erkennen und Prozesse zu verbessern.

Für einen vollständigen Überblick hat Atlassian hat eine Liste aller vorinstallierten Gadgets zusammengestellt.

Du fügst Gadgets zu deinem Dashboard hinzu, indem du Gadget hinzufügen anwählst und nach der gewünschten Option suchst.

Um deine Projektmanagement-Funktionen weiter auszubauen, empfehlen wir Reporting-Add-ons aus dem Atlassian Marketplace. Diese Apps von Drittanbietern bieten zusätzliche Funktionen wie erweiterte Filter, benutzerdefinierte Berichtserstellung und projektübergreifende Berichte. Durch die Integration von Add-Ons in die integrierten Gadgets von Jira kannst du eine leistungsstarke, maßgeschneiderte Projektmanagement-Erfahrung schaffen, die den individuellen Anforderungen deines Unternehmens entspricht.

Fortschrittliches Jira Reporting mit Business Intelligence Tools

Für Unternehmen, die nach anspruchsvolleren Jira-Reporting-Optionen suchen, als sie standardmäßig zur Verfügung stehen, bieten die BI Connectors for Jira von Alpha Serve eine leistungsstarke Lösung. Diese Apps ermöglichen eine nahtlose Integration mit erstklassigen BI-Tools wie Microsoft Power BI, Tableau, Oracle Analytics und anderen. Exportiere beliebige Jira-Daten, einschließlich app-spezifischer Daten, in dein bevorzugtes BI-Tool, um tiefgreifende Einblicke zu erhalten und so die Entscheidungsfindung und Projektmanagementprozesse zu verbessern.

BI Connectors for Jira bieten eine Reihe von wertvollen Funktionen:

• Benutzerfreundlicher Jira-Datenexport ohne Kodierung
• Präziser Datenexport mit erweiterten Filtermöglichkeiten
• Automatisierte ERD-Diagramme zur Visualisierung von Datenbeziehungen
• Terminierte Datenaktualisierungen
• Robuste Datensicherheitsmaßnahmen
• Optimierte Freigabe- und Berechtigungskontrollen

Die Investition in eine Business-Intelligence-Software für die Jira-Berichterstellung kann Unternehmen eine Reihe von Vorteilen gegenüber der alleinigen Nutzung der in Jira integrierten Berichtsfunktionen bieten. Hier sind einige potenzielle Vorteile, die du berücksichtigen solltest:

Tief gehende Datenanalyse: Kombiniere Daten aus verschiedenen Quellen, wie z. B. Unternehmenstools, Projektmanagement-Systemen, Finanzmanagement-Plattformen, ITSM und mehr, um umfassende Datenmodelle zu erstellen.

Unbegrenzte Visualisierungsoptionen: Erforsche verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten, um deine Daten besser zu verstehen.

Anpassbare Berichte: Nutze zahlreiche benutzerdefinierte Jira-Felder und Marketplace-App-spezifische Felder, um maßgeschneiderte Berichte zu erstellen.

Multiprojekt-Berichterstattung: Konsolidiere Berichte für mehrere Jira-Projekte.

Verbesserte Zugänglichkeit: Teile Berichte mühelos mit verschiedenen Stakeholdern, auch mit solchen ohne Jira-Zugang.

Alle BI Connectors for Jira von Alpha Serve findest du im Atlassian Marketplace.

Jira Reporting Best Practices

Jira bietet zwar von Haus aus robuste Berichtsfunktionen und lässt sich mit fortschrittlichen BI-Tools integrieren, doch das Verständnis der Best Practices für die Nutzung dieser Funktionen ist für den Erfolg entscheidend. In diesem Abschnitt stellen wir die Best Practices für die Jira-Berichterstellung vor, die dir helfen, deine Berichterstattungsprozesse zu optimieren und die Effizienz des Projektmanagements zu steigern.

1. BESTIMME DEN ZWECK DES BERICHTS

Bevor du einen Bericht in Jira erstellst, solltest du den Zweck des Berichts bestimmen. Welche Informationen sollen vermittelt werden? Wer ist die Zielgruppe des Berichts? Durch die Beantwortung dieser Fragen kann sichergestellt werden, dass der Bericht auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist. Ein Bericht für das obere Management kann sich beispielsweise auf die wichtigsten Projektkennzahlen konzentrieren. Im Gegensatz dazu kann ein Bericht für das Entwicklungsteam detailliertere Informationen über Probleme enthalten.

2. WÄHLE DEN RICHTIGEN BERICHTSTYP

Jira bietet eine Vielzahl von Berichtstypen, die jeweils spezifische Einblicke in die Projektleistung liefern. Die Wahl des richtigen Berichtstyps ist entscheidend dafür, dass der Bericht den Beteiligten wertvolle Informationen liefert. So kann beispielsweise ein Vorgangsbericht geeignet sein, um Details über bestimmte Projekte zu liefern. Im Gegensatz dazu eignet sich ein Zeiterfassungsbericht besser, um zu analysieren, wie viel Zeit für Aufgaben aufgewendet wird.

3. PASSE DEINE BERICHTE AN

Jira bietet viele Berichtsoptionen, darunter vorgefertigte Berichte, Gadgets und anpassbare Berichte. Nimm dir die Zeit, diese Optionen zu erkunden und sie an deine spezifischen Anforderungen anzupassen. Verwende benutzerdefinierte Felder und Filter, um sicherzustellen, dass deine Berichte nur die wichtigsten Daten enthalten. Wenn du den geschätzten gegenüber dem tatsächlichen Zeitaufwand für eine Aufgabe verfolgen möchtest, kannst du ein benutzerdefiniertes Feld zur Erfassung dieser Daten erstellen. Ebenso kannst du Aufgaben mit niedriger Priorität und solche, die für deine aktuellen Berichtsziele irrelevant sind, herausfiltern.

4. HALTE DEN BERICHT AKTUELL

Jira-Berichte sollten regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass die verwendeten Daten korrekt und aktuell sind. Veraltete Daten können zu falschen Schlussfolgerungen und  schlechten Entscheidungen führen. Achte bei der Erstellung eines Berichts darauf, dass die verwendeten Daten aktuell sind und dass der Bericht aktualisiert wird, sobald neue Informationen verfügbar sind. Du kannst z. B. festlegen, dass die Berichte regelmäßig an die Teammitglieder versandt werden – beispielsweise am Ende eines jeden Sprints. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass jeder über die neuesten Projektdaten auf dem Laufenden ist, ohne Zeit mit der manuellen Erstellung von Berichten zu verbringen.

5. TEILE BERICHTE MIT STAKEHOLDERN

Erfolgreiches Projektmanagement beruht auf offener Kommunikation und einem transparenten Arbeitsumfeld. Der regelmäßige Austausch von Berichten mit internen und externen Stakeholdern ist für diesen Ansatz entscheidend. Diese bewährte Praxis der Jira-Berichterstellung fördert die Zusammenarbeit und Transparenz, stellt sicher, dass die Beteiligten gut informiert sind, und fördert das Vertrauen und die Verantwortlichkeit innerhalb des Teams. Darüber hinaus ermöglicht es den Beteiligten, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und ihre unterschiedlichen Perspektiven einzubeziehen, um die Entscheidungsfindung zu verbessern und zum Gesamterfolg des Projekts beizutragen.

Fazit

Ein effektives Berichtswesen ist nicht nur wichtig, sondern entscheidend für ein erfolgreiches Projektmanagement – und Jira bietet leistungsstarke Tools, die Unternehmen unentbehrliche Einblicke gewähren und es ihnen ermöglichen, gut informierte strategische Entscheidungen zu treffen. Wenn du die in diesem Artikel beschriebenen Best Practices für die Jira-Berichterstellung nutzt, kannst du Berichte erstellen, die Transparenz und Zusammenarbeit fördern, Berichtsprozesse konzentrieren und den Projekterfolg steigern. Warum also warten? Beginne noch heute mit der Optimierung deiner Berichtsprozesse und erreiche deine Ziele schneller und sicherer.