Property-Management-Umfrage: Reportingpflichten, Fachkräftemangel und ESG sind größte Herausforderungen

• Zwei Drittel nutzen für Datenerfassung Excel, ein Drittel geht sogar händisch vor
• ESG verschärft Fachkräftemangel
• Digitalisierung kann Qualität im Property Management erhöhen
• Datenaustausch essenziell für Reportings

Das Umsetzen von ESG-Maßnahmen, steigende Anforderungen durch neue Regulierungen und Reportingpflichten und der Fachkräftemangel sind die derzeit größten Herausforderungen für das Property Management. Das ist eines der zentralen Ergebnisse einer Umfrage unter 58 Asset-, Property-, Facility- und Portfoliomanagern, die Cloudbrixx und Rueckerconsult gemeinsam im Januar und Februar 2023 durchgeführt haben. Im Rahmen des Online-Panels „Quo vadis Property Management?“ hat Marc Mockwitz, Geschäftsführender Gesellschafter, die Umfrageergebnisse präsentiert und gemeinsam diskutiert mit Carolin Brandt, Abteilungsleiterin Asset Management Region Ost/West bei der HIH Real Estate, Hanna Ritter, Senior Director ESG bei REICON, und Sascha Nöske, Vorstandsvorsitzender der STRATEGIS AG.

Steigender Druck, ESG- und Energiesparmaßnahmen umzusetzen

Property Manager verzeichneten in den vergangenen sechs Monaten einen deutlich gestiegenen Druck seitens des Asset Managements, ESG- und die damit verbundenen Energiesparmaßnahmen umzusetzen. 88 Prozent der Befragten bejahten dies für Energie- und 91 Prozent für ESG-Maßnahmen. Die am häufigsten umgesetzten Maßnahmen, um Energie und CO2 einzusparen, sind das Überprüfen und Optimieren von Heizungsanlagen, bauliche Maßnahmen, wie der Einbau neuer Fenster, Fassadendämmung oder Dachsanierung, sowie die Aufklärung von Mietern hinsichtlich des Nutzerverhaltens.

„Dass das Überprüfen und Optimieren von Heizungsanlagen an erster Stelle genannt wird, wundert mich nicht“, sagt Marc Mockwitz. „Diese Maßnahme wurde im vergangenen Jahr fortwährend von der Bundesregierung empfohlen. Außerdem ist die Relation von Aufwand und Nutzen sehr hoch, da bereits mit einer geringen Investition schnelle und zählbare Erfolge beim Einsparen von Energie erzielt werden können. Anders verhält es sich beispielsweise mit der Nachrüstung von Solar- oder Photovoltaikanlagen. Diese haben viel länger Beschaffungs- und Investitionszyklen und es müssen im Vorfeld der Installation bauliche und rechtliche Anforderung geklärt werden. So wird diese Maßnahme von den Umfrageteilnehmer auch deutlich seltener umgesetzt.“

Datenaustausch ist Nadelöhr für Erstellung von Reportings

81 Prozent der Befragten berichten von gestiegenen Reportinganforderungen. Gleichzeitig wird der Aufwand zum Erstellen dieser Reportings als relativ hoch eingeschätzt. Auf einer Skala von eins bis zehn, wobei eins für einen sehr geringen und zehn für einen sehr hohen Aufwand steht, gaben rund 60 Prozent der Befragten einen Wert zwischen acht und zehn an.

Dass der Aufwand so hoch ist, geht unter anderem auf den bisher noch zu schlecht funktionierenden Datenaustausch zwischen Facility, Property und Asset Management zurück. Diesen bewerten die Umfrageteilnehmer im Durchschnitt mit einer 4,8 auf einer Skala von eins, der Datenaustausch funktioniert sehr schlecht, bis zehn, der Datenaustausch funktioniert reibungslos und automatisch.

Zudem erfolgt die Sammlung der Daten für ein Reporting laut den Umfrageteilnehmern unter anderem noch in Excel (67 Prozent) oder händisch (33 Prozent). 40 Prozent nutzen eigene CRM/ERP-Systeme und 30 Prozent greifen auf eine externe SaaS-Lösung zurück. „Daten stammen in der Regel aus unterschiedlichen Quellen. So erfolgt die Datenbeschaffung für Reportings häufig noch sehr fragmentiert, mit vielen Zwischenschritten und vielerorts herrschen auch noch Datensilos vor“, sagt Marc Mockwitz. Ziel sollte es sein, alle Daten an einer Stelle zentral zu aggregieren und für alle mit der entsprechenden Berechtigung verfügbar zu machen. Die Branche ist gerade auf dem Weg, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, über offene Schnittstellen, sogenannte Open-APIs, den Datenaustausch zwischen verschiedenen Softwaresystemen möglich zu machen und damit den Grundstein für ein umfassendes Immobilieninformationssystem zu legen.“

ESG verschärft Problem des Fachkräftemangels

Die Umfrageteilnehmer haben den Fachkräftemangel als eine der drei größten Herausforderungen im Property Management benannt. Doch die Situation könnte sich laut Hanna Ritter noch zuspitzen: „ESG verschärft das Problem des Fachpersonalmangels zusätzlich. Denn gerade die Fachkräfte, die sowieso bereits händeringend gesucht werden, nämlich Techniker und Betriebskostenabrechner, werden jetzt noch stärker gebraucht, da sich durch die Einführung von ESG-Reportings auch das erwartete Leistungsportfolio von Property Managern ausweitet. Parallel zu den steigenden Anforderungen, steigt aber nicht die Anzahl des Fachkräfteangebots.“ Dazu ergänzt Carolin Brandt: „Der Fachkräftemangel wird immer mehr zur Herausforderung für das Property Management und es gibt bereits Unternehmen, die keine neuen Aufträge mehr annehmen, weil sie dies personell einfach nicht stemmen können.“

Digitalisierung steigert Qualität im Property Management

Einen vielversprechenden Ansatzpunkt, den aktuellen Herausforderungen im Property Management zu begegnen, sehen die Panelteilnehmer in der Digitalisierung. „Erst durch die Digitalisierung kann das Property Management reibungslos laufen“, sagt Sascha Nöske. „Vorher gab es viele Medienbrüche, die den Datenaustausch erschwert bis unmöglich gemacht haben. Arbeiten mussten manuell ausgeführt werden, was zu uneinheitlichen Abläufen geführt hat. Wenn ich jedoch meine Prozesse kenne, definiere und dann digitalisiere, kann mein Property Management an vielen Stellen profitieren. Denn digitale Systeme helfen dabei, mehr Qualität in die Dienstleistung zu bringen, da sie auch eine gewisse Kontrollfunktion ausüben. Fehlt beispielsweise eine Datenreihe zu einer Reparatur, einer Wartung oder einer Gebäudebesichtigungen, erinnert mich das System daran.“

Auch Carolin Brandt sieht in der Digitalisierung ein großes Potenzial für das Informationsmanagement: „In der Branche scheitern wir derzeit häufig schon an der Qualität der Daten. Deshalb muss sich der Digitalisierungsgrad entlang des gesamten Bewirtschaftungszyklus der Immobilie erhöhen, um alle relevanten Daten lückenlos erfassen zu können und so das Vertrauen in die Datenqualität zu steigern. Denn im Asset Management kommen wir zunehmend in Situationen, in der Probleme ad hoc aufgedeckt und Lösungen generiert oder wichtige Informationen weitergegeben werden müssen. Es liegen aber häufig nicht alle Daten oder historischen Unterlagen vor. Sind beispielsweise alle Wartungen und Prüfungen an technischen Anlagen erfolgt? In welchem Zustand sind diese? Und welche Restnutzungsdauer haben sie? Hier müssen wir zügig vorankommen.“

Für Hanna Ritter ist die Digitalisierung auch ein entscheidender Faktor für die Datenerfassung im Rahmen von ESG-Scorings, insbesondere für die Messung von Verbräuchen. Sie sieht aber auch neue Herausforderungen: „Vor der ESG-Berichterstattung hat im Property Management die Erfassung quantitativer Daten im Vordergrund gestanden. Jetzt müssen auch vermehrt qualitative Aspekte berichtet werden, die einen Einfluss auf das ESG-Scoring haben können. Das sind zum Beispiel Biodiversität, Raumklima, Abfallmanagement oder
Barrierefreiheit. Hier steht die Branche noch vor der Herausforderung, einen Weg zu finden, diese Faktoren mittels digitaler Tools aus der Ferne erheben und im Blick behalten zu können.“

Die Umfrage „Aktuelle Herausforderungen im Property Management“ wurde im Januar und Februar 2023 mittel Online-Fragebogen unter Asset-, Property-, Facility- und Portfoliomanagern durchgeführt. 58 Unternehmen haben sich an der Umfrage beteiligt.

Die Ergebnisse der Umfrage können Sie unter folgendem Link herunterladen: https://www.rueckerconsult.de/…

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Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.hih.de

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Das Unternehmen mit Sitz in Berlin beschäftigt rund 50 Mitarbeiter.