Prozesse automatisieren: Ja, Nein, Vielleicht?

Die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung sind endlos. Für jeden fehlerhaften Prozess gibt es eine Automatisierungslösung. Wo fangen Unternehmen also an? Und was sind die wichtigsten zu automatisierenden Prozesse?

Heutzutage übernehmen Prozesserkennungs-Tools diese Aufgabe automatisiert. Sie schlagen die besten Aufgaben für die Automatisierung vor. Mit dem richtigen Tool lässt sich die Zeit für die Implementierung der Automatisierung um bis zu 80 Prozent reduzieren und der ROI um bis zu 352 Prozent steigern. Die Automatisierung kann für verschiedene Anwendungen in unterschiedlichen Unternehmensabteilungen eingesetzt werden, z. B. in der Personalabteilung, im Marketing, im Vertrieb und in anderen Bereichen.

Beispiele für die Prozessautomatisierung in den folgenden Unternehmensbereichen:

Kundenservice: Kommunikation und Kundenfeedback verbessern

Wenn Menschen an eine Unternehmensmarke denken, denken sie wahrscheinlich an ihre letzte Interaktion und Erfahrung mit dem Unternehmen. Kommunikation und Effizienz sind der Schlüssel zu einem guten Kundenerlebnis. Prozessautomatisierung, genauer gesagt automatisierte Arbeitsabläufe, tragen zur Vereinfachung der Kommunikation bei. Prozesse von Mensch zu Mensch, von System zu System laufen dann ohne Verzögerung oder Probleme ab. Durch die Digitalisierung vieler Bereiche und die Verbesserung der Prozesse rund um die Wissensdatenbank stellen Unternehmen sicher, dass die Kundendienstmitarbeiter relevante Probleme schnell erfassen, recherchieren und lösen können.

„Eine weitere wichtige Säule des Kundendienstes ist das Feedback. Mit automatisierten Umfragen können Unternehmen Kundenfeedback schnell erfassen und entsprechend reagieren. Wenn Unternehmen zudem die Arbeitsbelastung ihres Kundendienstteams um fast 50 Prozent reduzieren möchten, empfiehlt es sich Robotic Process Automation (RPA) einzusetzen. Mit RPA lassen sich einfache Probleme und Fragen eines Kunden automatisiert lösen, so dass die Teams ihre Aufmerksamkeit auf übergeordnete Themen richten können,“ so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Personalwesen: Einstellungsprozesse beschleunigen

Die Einstellung und Eingliederung neuer Mitarbeiter dauert oft einige Wochen. Um Talente zu finden, zu interviewen und zu integrieren, müssen viele Prozesse online abgewickelt werden. Hierunter fallen z. B. das Erstellen von Stellenbeschreibungen, das Durcharbeiten der Lebensläufe, das Ansetzen von Interviews usw. Prozessautomatisierung verkürzt den langwierigen Prozess von Wochen auf Tage. Automatisierte Arbeitsabläufe übernehmen dann das Sammeln von Lebensläufen, Nachfass-E-Mails, die Planung von Vorstellungsgesprächen und vieles mehr – bis hin zur elektronischen Unterzeichnung von Verträgen etc.

Marketing: neue Kampagnen zügiger realisieren

Der Start einer neuen Marketingkampagne ist mit zahlreichen Aufgaben und Überschneidungen zwischen den Abteilungen verbunden. Abstimmungsprozesse zwischen den einzelnen Abteilungen und Genehmigungsprozesse müssen eingehalten werden. Fehlkommunikation führt zu Verzögerungen der Kampagne, was wiederum die Budgets in die Höhe treibt. Automatisierte Arbeitsabläufe sorgen für ein klareres Briefing der Teams, eine effektive Aufgabenzuweisung und eine Optimierung des Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses. Auf diese Weise können Teams Marketinginitiativen schneller durchführen, Feedback umsetzen, effizient zusammenarbeiten und Termine einhalten, ohne dass es zu Verzögerungen kommt.

Vertrieb: Verträge und Rabattgenehmigungen innerhalb von Sekunden erstellen

Ein effizienter Vertriebszyklus ist entscheidend für den Aufbau von Kundenbeziehungen und die Erzielung von Provisionen. Mit Prozessautomatisierung sind Vertragsvorlagen in wenigen Minuten erstellt inklusive elektronischen Unterzeichnung. Ebenso können Rabattgenehmigungen mit einem einfachen Workflow automatisiert werden. Hier empfiehlt sich, dass Unternehmen Kontrollmechanismen hinzufügen, die sicherstellen, dass die Vertriebsmitarbeiter Angebote erstellen, die den Rabattrichtlinien entsprechen.

Einkauf: Beschaffungs- und Lieferkettenprozesse straffen

Die Beschaffung von Waren und die Aufrechterhaltung von Lieferkettenbeziehungen führt mit Prozessautomatisierung zur Rationalisierung von Prozessen und zur Verbesserung der Kosteneffizienz. Die Automatisierung der Beschaffungsanfragen mit digitalen Workflows und Formularen gibt Teams Raum sich auf höherwertige Arbeiten zu konzentrieren. Aufgaben werden schneller durchgeführt und innerhalb von Tagen anstatt Wochen erledigt. Die termingerechte, budgetkonforme und fehlerfreie Lieferung von Aufträgen wird zum Standard.

Finanzwesen: Finanztransaktionen reibungsloser durchführen

Das Eingeben von Daten, das Überprüfen von Kosten und das Korrigieren von Rechnungen kann mittels Prozessautomatisierung übernommen werden. Automatisierte Workflows und Formularerstellung übernehmen die Datenerfassung in Tabellenkalkulationen. Finanzdienstleistungen zu automatisieren, führt in Unternehmen zu genaueren und schnelleren Entscheidungsfindungen sowie genaueren Daten. Um zu filtern, wo es Ineffizienzen in der Finanzabteilung gibt, bietet sich die Prozessabbildung an. So können Unternehmen Probleme bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Rechnungsstellung und vielem mehr aufdecken und im nächsten Schritt beheben, damit Finanztransaktionen im gesamten Unternehmen reibungslos ablaufen.

Weitere Informationen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen: https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/

Quellennachweis:

• https://www.nintex.com/resources/forrester-nintex-kryon/
• https://www.nintex.com/blog/5-ways-to-use-business-transformation-rpa/