Ihr perfektes PIM-System: 4 hilfreiche Fragen zur Entscheidungsfindung

Unabhängig von Branche und Produktangebot setzen immer mehr Unternehmen im Zuge der Digitalisierung auf PIM (Product Information Management) als die technische Basis für alle Prozesse rund um die Produktkommunikation: Produktdaten sammeln, verwalten, veredeln – und in alle Zielkanäle ausspielen. Jetzt haben auch Sie und Ihr Unternehmen sich dazu entschieden, dieses vielfältige Anwendungspotential voll auszuschöpfen. Doch der reiche Möglichkeitsraum will wohldefiniert und gut ausgekundschaftet sein, denn die Freiheit bei der Wahl bringt viele langfristige Entscheidungen und abteilungsübergreifende Änderungen mit sich.
Aller Anfang ist schwer – doch wenn Sie und Ihr Team sich die folgenden Fragen stets vor Augen halten, können Sie strategisch Position beziehen und eine ausgewogene Mitte finden: die Wechselwirkung zwischen internen und externen Entscheidungen. Diese beinhalten einerseits den internen Entscheidungskomplex der Anforderungsfindung und dem externen Entscheidungskomplex der richtigen Systemwahl andererseits.

1. Das große Ganze vs. Subtile Details: Was benötigt Ihr Unternehmen mit Blick auf Ihre kurz- oder langfristige Strategie tatsächlich?
Mit der Entscheidung zum PIM-System sind Sie im Begriff, ein vollumfängliches System für das Verwalten aller Produkt-, Medien-, und Publikationsdaten in allen Unternehmenssprachen in den täglichen Geschäftsbetrieb Ihres Teams einzuführen. Verlieren Sie hierbei über das gesamte Projekt hinweg nicht den Gesamtzusammenhang aus den Augen. „Das Ganze ist das Wahre“, wie der Systemphilosoph Hegel bereits 200 Jahre vor aller Digitalisierung wusste.
Um stets einen klaren Überblick zu behalten, sollten sie insbesondere für die folgenden Fragen eine definitive Antwort parat haben: Wer sind die Interessengruppen innerhalb der verschiedenen Unternehmensabteilungen (z.B. IT oder Vertrieb) für das PIM-System? Wie wird das PIM-System mit anderen digitalen Systemen (z.B. ERP oder TMS-Übersetzungstool) und Zielplattformen (z.B. der eigene Online-Shop oder Print-Katalog) im Datenaustausch stehen? Und nicht zu vergessen: Wer gehört zu den tatsächlichen Anwender:innen, die tagtäglich mit dem System arbeiten und später Use Cases rund um Ihre Produktdaten realisieren werden? Bedenken Sie dabei, stets die Balance zwischen Vogelperspektive und Einzelfokus zu behalten: Manchmal steckt der Teufel im Detail.

2. Primäre Systemanwender:innen vs. Sekundäre Interessesnsgruppen: Was wollen und brauchen die Benutzer:innen des PIM-Systems – und wie verträgt sich das mit den Bedürfnissen anderer Projektbeteiligter?
Einerseits sollten Sie den Fokus auf all diejenigen Personen im Unternehmen richten, die im laufenden Geschäftsbetrieb im Rahmen der Anwendung des PIM-Systems ihrer Kreativität freien Lauf lassen werden. Hatten bzw. haben Sie vielleicht bereits ein PIM-System oder ein vergleichbares System im Einsatz und können auf Vorwissen aufbauen? Und haben Sie auch niemanden vergessen – vielleicht hatte jemand, von dem Sie es nicht erwartet hätten, bereits Kontakt mit PIM-Themen? Klassischerweise zählen zu den üblichen Verdächtigen das Marketing sowie Content- und Produkt-Management. Neben dem Fachlichen steht Ihr IT-Team für alles Technische, wie Implementierung und Wartung, allzeit bereit.
Andererseits sollten Sie sich einfach mal in ihrem Unternehmen umschauen. Wer könnte aus hochqualitativen Produktinformationen einen Vorteil ziehen? Und was sind die Bedingungen, damit diese Interessengruppen so reibungslos wie möglich vom PIM profitieren können? Intern zählt hierzu vor allem Ihr Sales-Team, da es auf wohlgepflegte Produktdaten angewiesen ist – aber auch Ihr Support kann für kompetente Fachberatung aus Ihrem zentralisierten und konsistenten PIM-Datenpool schöpfen. Extern ist es gegebenenfalls sinnvoll, neben regionalen und internationalen Geschäftsfilialen auch Ihre Datenlieferanten und die Zielplattformen miteinzubeziehen, da Sie mit diesen in aktivem Datenaustausch stehen. Holen Sie frühzeitig alle an Bord – denn dies stellt eine Art erste Gewöhnungsphase dar, wodurch sich alle Involvierten schon früh mit dem System vertraut machen können. Stellen Sie niemanden vor vollendeten Tatsachen, das gefährdet die Akzeptanz seitens Ihres Teams und Benutzer:innen.

3. Funktionen vs. Prozesse: Was ist der tatsächliche Nutzen und Mehrwert der gebotenen Funktionen für unsere Prozesse?
Das Spektrum gebotener Module und Features unterscheidet sich von PIM-System zu PIM-System, so viel ist klar. Hier sollte ihr Leitmotiv stets sein, dass sich Ihr PIM-System an Ihre Daten und Prozesse anpasst – und nicht umgekehrt. Denn im PIM geht es gerade darum, Ihre individuellen Produktprozesse abzubilden und langfristig zu leben. Dementsprechend sollten Sie sich auch bei der Systemauswahl orientieren: Prozesse vor Funktionen.
Denken Sie weniger in Funktionslisten “Was kann die Software?”, sondern mehr in konkreten Use Cases “Wie kann ich den vorliegenden Anwendungsfall lösen?”: Was sind meine geplanten Zwecke? Welche Mittel bietet mir das PIM-System, um diese Zwecke auszuführen? Wie soll das fertige Resultat aussehen – ob internes Produktdatenblatt oder Produktpräsentation in allen kundenspezifischen Zielkanälen? Die Logik ihrer Use Cases ist dreistellig: Zweck, Mittel und Resultat. Die Funktionen der Software sind als Mittel immer von ihren Zwecken und Resultaten mitbestimmt. Damit betten Sie die Software-Funktion in Ihr Gesamtbild ein und verlieren nie den Nutzen und Mehrwert aus dem Blick. Nicht zuletzt ist der Nutzen auch das Akzeptanzkriterium schlechthin für alldiejenigen Anwender:innen, die später tatsächlich im System tätig werden.

4. Eigenprojekt vs. Outsourcing: Wie viel vom PIM-Projekt kann durch Know-how und Skills Ihres Teams gestemmt werden und wo ist Expertenunterstützung vom Anbieter erforderlich?
Denken Sie vorausschauend auf das PIM-Projekt und die Implementierung im großen Stil: die PIM-Anbieter Ihrer Wahl bieten zusammen mit Ihren technischen und fachlichen Implementationspartnern nicht nur ein Stück Software, sondern eine umfassende Systemlösung. Dazu gehören nicht nur ausgewählte Software-Module, sondern auch Projekt-Management, Teil- oder Full-Service und das Schulungsangebot für Ihr Team. Das reicht von der allerersten Informationsanfrage bis zum mehrjährigen Support-Modell nach erfolgreicher Implementierung im Tagesbetrieb.
Auch diese Entscheidung will wohlüberlegt sein: Wie abhängig wollen Sie nach außen hin sein? In welchen Aufgabenbereichen und vor allem wie genau sollen Ihnen die PIM-Experten Ihres Vertrauens am besten unter die Arme greifen? Ist Ihre IT fit für die Vernetzung des PIM-Systems in der bestehenden Systemlandschaft? Wie viel Hilfe brauchen Sie bei der systematischen Vor- und Aufbereitung Ihrer Produktdaten für die initiale Übernahme ins PIM-System? Und so weiter. Stimmen Sie Ihre Wahl auf das Wechselverhältnis vom Kenntnisstand Ihrer Kolleg:innen und Lösungspakete der Anbieter ab. Denn jeder soll Experte für seinen Anwendungsbereich werden und sich so schnell wie möglich im PIM-System wie zuhause fühlen.

Fazit: Die Wechselwirkung macht’s
Egal, ob es um Ihre wohldefinierten Anforderungen oder Anwendungsfälle geht, gute PIM-Anbieter müssen im Rahmen Ihres engeren Auswahlverfahrens ihre Kompetenz unter Beweis stellen und Ihnen klar aufweisen, wie sie Ihre Use Cases mit der gebotenen PIM-Systemlösung realisieren können. Im gemeinsamen Austausch können Sie Ihre Definitionen und Ziele näher analysieren und spezifizieren. Kommt es im Auswahlprozess schlussendlich zur hinreichenden Übereinstimmung von internen und externen Entscheidungsfaktoren, so steht einer gutdurchdachten Wahl des passenden PIM-Anbieters für Ihr Unternehmen nichts mehr im Wege. Denn dann sind Sie mit dem perfekt zu Ihrem Unternehmen passendem PIM-System ausgerüstet und können über alle Projektimplementierungsphasen hinweg auf professionelle Expertenhilfe vertrauen.