Mit fünf Listen schon vorm Meeting über alle Probleme im Bild

Schauen wir uns die Auftragsverwaltung an – einen der wichtigsten Bereiche, den Führungskräfte von kleinen und mittelständischen Unternehmen jederzeit im Blick behalten müssen. Hier geht es vor allem um die Beschaffung von (Zu-)Kaufteilen und Fremdleistungen, aber auch um die Verwaltung der Eigenleistungen, um die Abnahme und die Tickets. Sind die bestellten Kaufteile tatsächlich komplett geliefert worden? Sind fremd vergebene Dienstleistungen zum vereinbarten Preis und in der veranschlagten Zeit erbracht worden? Haben die eigenen Mitarbeiter länger für ihre Arbeit gebraucht als vorgesehen? An welchen Stellen gab es Diskrepanzen zwischen Soll- und Ist-Werten bei der Abnahme einer Maschine? Hat die Zahl der ausgelösten Tickets zugenommen? Das sind Fragen, auf die Führungskräfte schnell Antworten brauchen, um handeln zu können – jeden Tag neu.

Doch wie sieht es in der Praxis aus? Oftmals sind nicht alle Kaufteile in den ERP-Katalogen abgebildet, sondern nur die Standard-Produkte. Viele Firmen führen die Sonderteile nicht in den großen Systemen, weil sie zu selten benötigt werden, sondern meist in MS-Office-Lösungen wie Excel. Wenn aber die Kaufteile in verschiedenen Systemen geführt werden und möglicherweise auch die Fremdleistungen nicht im ERP enthalten sind, können sich die Führungskräfte selbst kein umfassendes Bild von den Aufträgen machen. Warum? Weil sie keinen Zugang zu den Informationen über die in Excel geführten Sonderteile und Fremdleistungen haben. Sie müssen sich dann erst im Firmenmeeting von den jeweiligen Mitarbeitern über den aktuellen Stand z.B. bei der Beschaffung der Sonderteile und der Abarbeitung der Fremdleistungen in Kenntnis setzen lassen. Das ist oft zu spät, um angemessen und vorausschauend reagieren zu können. Zudem müssen die Führungskräfte im Meeting die richtigen Fragen stellen können, damit sie die benötigten Informationen bekommen.

Besser, als sich erst im Firmenmeeting zu informieren, wäre es, das schon davor zu tun. Stella Systemhaus hat eine Software-Lösung entwickelt, die es den Führungskräften ermöglicht, sich alle relevanten Informationen in einer Applikation und in fünf geeigneten Listen (Kaufteile, Fremdleistungen, Eigenleistungen, Abnahme, Tickets) auf ihrem Dashboard anzusehen. Welche Kennziffern angezeigt werden sollen, können sie selbst festlegen. Ein Rollenkonzept sorgt dafür, dass die jeweiligen Mitarbeiter die Listen mit den entsprechenden Kennzahlen gleichzeitig, kontinuierlich und unabhängig voneinander typisiert bestücken. Die Führungskräfte können sich damit jederzeit über den Stand der Aufträge informieren.

Schauen wir uns die fünf Dashboard-Listen einmal näher an – zunächst die Liste Kaufteile. Die Kennzahlen aus den im ERP gehaltenen Standard-Teilen und die oft in Excel-Lösungen gehaltenen Daten für die Bestellung der Sonderteile mit Preisanfrage, Preisangebot, Auftragsbestätigung, voraussichtlichem und tatsächlichem Liefertermin werden dank G2 zusammengeführt und in einer Applikation zentral erfasst. Die Führungskräfte bekommen damit die Gesamtübersicht. Sie sehen auf ihrem Dashboard die Daten aller Kaufteile, die relevant sein könnten. Sie können sich so schon im Vorfeld von Meetings einen Überblick darüber verschaffen, was bestellt wurde und zu welchem Preis. Auf dem Dashboard lässt sich beispielsweise ablesen, wie sehr Preisanfrage und Preisangebot differieren, ob in der Auftragsbestätigung auch tatsächlich das erfasst ist, was bestellt wurde, und ob das Kaufteil zum voraussichtlichen Liefertermin eingetroffen ist. Ist es das nicht, erhält die Führungskraft eine Information über die überfällige Bestellung auf dem Dashboard – und kann sofort handeln. Ohne diese Information müsste sie sich erst im Meeting informieren lassen. Wertvolle Zeit verstreicht.

Auch die Fremdleistungen z.B. von Dienstleistern werden häufig in Excel-Tabellen verwaltet. Warum? Fremdfertigungen variieren immer wieder, so dass es zu aufwendig wäre, die Daten im ERP zu verwalten. Mit G2 wird es möglich, auch diese Daten zu importieren und in der Liste Fremdleistungen anzeigen zu lassen. Damit können sich die Führungskräfte über den Stand der Fremdleistungen informieren und überwachen, ob sie wie vereinbart erbracht wurden.

Mit der Liste Eigenleistungen können Führungskräfte auf ihrem Dashboard aktuell verfolgen, ob die eigenen Mitarbeiter ihre Aufgaben innerhalb eines Projekts im vorgesehenen Zeitrahmen erledigt haben – wenn nicht, können sie sofort nachhaken, woran das liegt.

In die Abnahmeprotokolle eines Projekts bzw. Auftrags lassen sich getypte Werte wie Zahlen und Ja-/Nein-Angaben eintragen. G2 erledigt das langwierige, nervenaufreibende Vergleichen von Ist- und Soll-Werten und wirft auf der Liste Abnahme in Sekundenschnelle alle relevanten Grenzwertüberschreitungen aus.

Kommt beispielsweise ein Kaufteil defekt oder zu spät an, wird ein Ticket ausgelöst und zum Beispiel eine Ersatzlieferung bis zum Tag X vereinbart. Der Termin wird dann wieder überwacht. Mit der Liste Tickets haben die Führungskräfte zu jeder Zeit Zugriff auf die Störungsmeldungen und können aktiv werden, wenn diese sich in einem kritischen Zustand befinden.

Fazit: G2 ermöglicht es, Projekte zentral in einem System zu verwalten. Die fünf Listen geben einen umfassenden Überblick über die Aufträge inklusive der sonst oft in Insel-Lösungen verwalteten Sonderteile und Fremdleistungen – und zwar vor jedem Meeting. Die Führungskräfte sind damit jederzeit im Bilde über den ordnungsgemäßen Ablauf der Aufträge, über die Qualität der Kaufteile und Leistungen. Sie müssen sich im Meeting nicht mehr über den Stand des jeweiligen Auftrags informieren lassen, weil sie darüber schon Bescheid wissen. Stattdessen können sie die Zeit im Meeting nutzen, um mit den zuständigen Mitarbeitern zu beraten, wie die aufgetretenen Probleme gelöst werden können.

Wirksamer Nebeneffekt: Weil dank G2 alle Auftragsdaten in einem System verfügbar sind,  lassen sich am Ende auch die Kosten des gesamten Projekts überprüfen, kann im Nachhinein Ursachenforschung betrieben und der Auftrag ausgewertet werden – um das nächste Projekt besser vorzubereiten.