GAEB-Online 2021: Integrierte Excel EFB-Kalkulation für einfaches Arbeiten

Viele Baufirmen und Handwerksbetriebe haben so viele Aufträge, dass sie kaum hinterherkommen. Dabei ist die Personaldecke vorwiegend sehr dünn. Es ist daher notwendig, die Angebotsabgabe für neue Aufträge so effizient wie möglich zu gestalten.

Das Ausfüllen des Formulars EFB 221 wird häufig von Firmen als eine Art Störfaktor wahrgenommen, der die eigentliche Aufgabe – die Angebotsabgabe – nochmals unnötig erschwert. Und obwohl viele Experten glauben, dass es für den öffentlichen Auftraggeber schwierig oder sogar unmöglich ist, den „angemessenen“ Preis einer Leistung anhand der Formblätter zu überprüfen, sind diese Formulare in der Regel ein fester Bestandteil jeder öffentlichen Ausschreibung. Umso erfreulicher ist es, dass es inzwischen effiziente Lösungen gibt, mit denen sich die Arbeit mit dem EFB 221 automatisieren und somit vereinfachen lässt.

Zeitersparnis für Baufirmen

GAEB-Online 2021 ist eine Software, die es den Betrieben erleichtert, die Formblätter EFB 221 und EFB 223 für das öffentliche Auftragswesen auszufüllen. Dies wird durch eine integrierte Excel EFB-Kalkulation des Herstellers gaeb-online aus Walzbachtal ermöglicht.

Die Software erstellt, passend zu einem Angebot, aus dem GAEB-LV eine Excel-Datei, mit der die Formblätter „EFB 221 – Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation“ und „EFB 223 – Aufgliederung der Einheitspreise“ schnell und einfach befüllt werden. Somit können Baufirmen den Aufwand erheblich reduzieren, und sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Kosten und Zuschläge für Lohn, Stoffkosten und Gerätekosten können ganz einfach in Excel eingetragen werden. Viele dieser Kalkulationsdaten lassen sich bereits im Einstellungsbereich speichern, sodass sie später nur noch importiert und an das aktuelle Projekt angepasst werden müssen.

Fehler im EFB 221 können teuer werden

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Anwender bei der Erstellung von Preisblättern für EFB 221 und 223 auf Schwierigkeiten stoßen. Denn es ist wichtig, die Preisblätter korrekt abzugeben, wenn diese in den Ausschreibungsunterlagen verlangt werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass das Angebot nicht in Betracht gezogen wird.

Oft versuchen Baufirmen, nachträglich die Endsumme eines Angebotes in das EFB 221 zu übertragen und diese dann von dort aus rückwärts in die Kostenarten aufzuschlüsseln. Dies ist jedoch häufig eher ein Glücksspiel und keine exakte Kalkulation. Wenn der Auftraggeber in einem solchen Fall die ursprüngliche Kalkulation des Leistungsverzeichnisses anfordert, hat die Firma ein Problem, da die Positionen im Leistungsverzeichnis selten mit der Endsumme auf dem EFB 221 übereinstimmen. Wenn dann sogar ein Angebot im Rahmen einer Preisprüfung ausgeschlossen wird, war all die Arbeit umsonst.

Die Lösung: Preisermittlung durch Urkalkulation

Die Lösung ist eine Urkalkulation auf der Grundlage eines GAEB-LV. Hierzu übergibt man die GAEB-Angebotsaufforderung in Form einer D83, P83 oder X83 mit GAEB-Online 2021 an die Excel-EFB Vorlage. Dort werden dann für jede Leistungsposition die anfallenden Kosten ermittelt und den Kostenarten in einer Tabelle zugeordnet. Und dies direkt in Microsoft Excel. Diese Eingaben bilden dann die Einheitspreise der Positionen des LV. Deren Summen und Zuschläge werden automatisch in das Formblatt EFB 221 übernommen. Die Preise des Angebotes als GAEB-DA84, passen somit immer exakt zum EFB-Blatt 221. Zusätzlich werden die Kalkulationsgrundlagen in Form der Excel-Tabelle gespeichert und können so jederzeit wieder aufgerufen und angepasst werden.

„Unsere Kunden sparen durch die Automatisierung und Übergabe der Daten aus der Urkalkulation in das EFB 221 viel Zeit und können Angebote nun wesentlich schneller abgeben“, berichtet Ulrike Braun von gaeb-online. „Dank unserer Lösung passen die Preise des elektronischen Angebotes als GAEB-DA84 immer zu den Zahlen im Formblatt 221.“

Durch die Integration der EFB-Kalkulation in Excel werden auch Fehlerquellen minimiert. „Es kann nichts mehr schiefgehen, weil alles automatisch übernommen und berechnet wird“, so Ulrike Braun weiter.

Lernvideo für die EFB-Kalkulation

Die Erweiterung „Excel-EFB für GAEB-Online 2021“ ist ein unverzichtbares Werkzeug für alle, die in der Bauwirtschaft tätig sind.

Durch ein anschauliches Lernvideo können die notwendigen Schritte zur Erstellung einer EFB-Kalkulation schnell und einfach nachvollzogen werden. Das kostenlose Lernvideo kann automatisch abgespielt werden und ist somit eine große Hilfe für Lernende, die jeden notwendigen Schritt einzeln aufrufen können.