Herausforderungen bei Gremienkommunikation und Sitzungsmanagement in mittelständischen Unternehmen und Institutionen/Organisationen

Ziel der Trendstudie war es, herauszufinden, welche Rolle Gremienkommunikation und Sitzungsmanagement in mittelständischen Unternehmen bzw. Institutionen/Organisationen in Deutschland spielen. Im Mittelpunkt standen dabei die rechtlichen Vorgaben im Hinblick auf Datensicherheit und Datenschutz in diesen Bereichen, die Auswirkungen der Corona-Pandemie sowie die Tools, die für die Bereiche zum Einsatz kommen.

Die Ergebnisse der Umfrage, an der sich knapp einhundert Fach- und Führungskräfte aus mittelständischen Unternehmen bzw. Institutionen/Organisationen in Deutschland beteiligten, können ab sofort unter https://www.netfiles.de/downloads/netfiles-Gremienkommunikation-Trendstudie.pdf heruntergeladen werden.

Thomas Krempl, Gründer und Geschäftsführer der netfiles GmbH, erklärt bei der Vorstellung der Umfrageergebnisse: „Wir konnten in den letzten Jahren feststellen, dass unsere Datenraumlösung immer häufiger auch für den Anwendungsfall Gremienkommunikation bzw. Sitzungsmanagement eingesetzt werden. Vor diesem Hintergrund wollten wir einfach mehr über diesen Markt erfahren.“

netfiles Trendstudie: Die drei wichtigsten Erkenntnisse

Die wichtigsten Erkenntnisse, die sich aus der Trendstudie ableiten lassen, sind:

1. Gremienkommunikation und Sitzungsmanagement im Mittelstand: Digitale Infrastruktur im Hinblick auf Datensicherheit und Datenschutz stark ausbaufähig

Das Verständnis für die Herausforderungen bei der Digitalisierung im Hinblick auf Datensicherheit und Datenschutz bei den Themen Gremienkommunikation und Sitzungsmanagement ist im deutschen Mittelstand noch stark ausbaufähig. Für einige der angesprochenen IT-Verantwortlichen waren sogar die beiden Themenbereiche IT-technologisch überhaupt noch nicht priorisiert. Dabei müssen 80 Prozent der befragten Unternehmen beim Sitzungsablauf gesetzliche und/oder regulatorische Vorgaben beachten.

2. E-Mail und Office-Lösungen als „Wunderwaffe“

Die meisten Unternehmen setzen für die Online-Bereitstellung und Archivierung der Sitzungsunterlagen auf Microsoft Office-Lösungen. In den meisten Fällen (81 %) werden die für die Sitzungen benötigten Unterlagen ungesichert als E-Mail-Anhang versendet. Nur knapp jedes zehnte Unternehmen (9 %) setzt derzeit für die Gremienzusammenarbeit eine spezielle Softwarelösung ein.

3. Hybrid-Sitzungen gehören – auch nach Corona – die Zukunft

Zwei Drittel der Befragten (66 %) gaben an, unabhängig von Corona ein hybrides Sitzungsformat – bestehend sowohl aus Präsenzsitzungen, als auch aus Online-Sitzungen, zu nutzen.

Thomas Krempl, kommentiert: „Datenschutz, Datensicherheit und gleichzeitig hohe Flexibilität beim Zugriff auf Daten sind im Bereich der Gremienkommunikation und des Sitzungsmanagements Themen von herausragender Bedeutung. Auch der Mittelstand muss sich diesen Herausforderungen stellen und seine digitale Infrastruktur entsprechend anpassen. Wir denken, dass wir durch unsere netfiles Datenraumlösungen insbesondere den Mittelstand dabei unterstützen können, da sich unsere Produkte vor allem durch eine sehr einfache Bedienbarkeit auszeichnen, höchsten Datenschutzanforderungen gerecht werden und sich flexibel für eine Vielzahl von Anwendungsfällen einsetzen lassen.“

Die Ergebnisse der netfiles Trendstudie „Herausforderungen bei Gremienkommunikation und Sitzungsmanagement in mittelständischen Unternehmen und Institutionen/Organisationen“ stehen ab sofort unter https://www.netfiles.de/downloads/netfiles-Gremienkommunikation-Trendstudie.pdf zum Download zur Verfügung.