Punktgenaue Abrechnungen zu jederzeit – IBW GmbH präsentiert optimierten Workflow

Die User freundliche Bedienung wurde in den letzten Monaten nochmals optimiert, so verfügt das Portal nun über eine responsive Funktion. Zeigten sich in der Vergangenheit noch Probleme bei der Bedienung der Applikationsoberfläche bei Endgeräten mit kleinen Displays, wurden diese restlos ausgeräumt: Sowohl die Anzeige als auch die Nutzung selbst auf kleineren Smartphones stellt inzwischen keinerlei Probleme mehr dar.

Das optimale Anrechnungsportal für Auftragnehmer und Auftraggeber als reines Aufmaß-Onlineportal

Die Nutzung von VOB bedarf keiner clientseitigen Installation: Auftraggeber und Auftragnehmer können sich einfach einloggen und so Hand in Hand ihren ganz eigenen Arbeitsflow entwickeln.  Das Abrechnungsportal unterstützt dabei durch Vereinfachungen der Aufmaß-Erfassungsarbeiten sowie hinsichtlich der Automatisierung. Ebenso werden bestehende Leistungsverzeichnisse aus Vorsystemen übernommen und können reibungslos integriert werden. Anhand der hinterlegten Verzeichnisse ist es möglich, online eine Aufmaß-Erstellung durchzuführen und auch der Prozessfluss zwischen den Beteiligten hinsichtlich Prüfungen und Genehmigungen wird einwandfrei unterstützt.

Das VOB-Portal bietet optional darüber hinaus die Möglichkeit des automatischen Gutschriftenverfahrens für SAP und weitere ERP-Systeme. Wie bereits erwähnt ist der Zugang zum System und somit die Arbeit an und die Prüfung des entsprechenden Projekts von jedem Standort mit Internetzugang aus möglich.

Einmal installieren und direkt loslegen

Das Online-Portal bedarf keiner Integration, es genügt, die Applikation einmal zu installieren, eine Administration ist ausreichend, um die Funktionen sofort unternehmensweit zur Verfügung zu haben.  Das Portal übernimmt dabei die ganze Arbeit der Aufmaß-Erstellung anhand vorhandener Leistungsverzeichnisse. Auftraggeber erhalten eine persönliche Zugangskennung, die über den gesamten Verlauf des Projekts die Beobachtung und Prüfung dessen ermöglicht. Das Gleiche gilt selbstredend für die Vergabepreise.

Die einzigen Aufgaben, die für Auftraggeber im Raum stehen, sind es, die Ausmaße zu erstellen, sie zur Prüfung freizugeben und die bearbeiteten Ausmaße einzusehen.

Soll die Aufmaß-Erfassung unabhängig von der Plattform erledigt werden, stellt VOB drei unterschiedliche Möglichkeiten zur Fügung: So ist es möglich, die Online-Eingabe im Büro oder Homeoffice durchzuführen oder direkt im Aufmaß-Portal von unterwegs.

Dem Auftraggeber stehen weiter Funktionen zur Kontrolle und Archivierung zur Verfügung, der Ausdruck des Aufmaßes sowie Kontrollrechnungen können jederzeit ausgedruckt werden. Kann ein Aufmaß als vollständig behandelt erachtet werden, können alle Leistungsnachweise im Portal hinterlegt und durch den Auftraggeber geprüft werden. Zu den schriftlichen Leistungsnachweisen zählen hier z. B.  Regiezettel, Kiesaufmaße, Entsorgungsnachweise, Wiegescheine, Rücklieferscheine, Lieferscheine, Zeichnungen und weitere. Diese werden dem Aufmaß hinzugefügt.

Nach der Freigabe ist das Aufmaß zwar einsehbar, kann aber nicht mehr geändert werden, einsehbar ist weiter der Prüfstatus im Aufmaß-Portal, entweder als genehmigt oder abgelehnt. Ist die Prüfung vollständig abgeschlossen wird der Auftragnehmer über das Portal informiert, in Folge kann die Genehmigung bzw. Freigabe zur Faktura, die Rechnung gestellt werden. Hierbei werden Projektnummer, Projektbezeichnung, Aufmaß Bezeichnung und Rechnungsbetrag gleichlautend zu den Angaben im Aufmaß Portal sein müssen.

Nicht kompliziert, aber effizient

Mithilfe des VOB Aufmaß-Portals ist es sowohl für Auftraggeber als auch Auftragnehmer möglich, sowohl Zeit als auch weitere Ressourcen zu sparen. Alle Prozesse laufen abgesichert, im Rahmen der Richtlinien und transparent für alle Seiten. Eine Nutzung des VOB Aufmaß-Onlineportals ist sowohl für Auftraggeber als auch -Nehmer ein Gewinn.

Die nun mögliche Nutzung auch mit kleinen Endgeräten wie Smartphones ist dabei die Kirsche auf der Sahne.

Kompakte Informationen zum VOB Online-Abrechnungsportalen finden Sie hier…

Hier ein Video zum Abrechnungsportal für den Anlagenbau