Fünf Merkmale eines unzureichend digitalisierten Supply Chain Managements

Viele Unternehmen streben nach einer stärkeren Digitalisierung im Supply Chain Management, um Logistik- und Lieferprozesse effizienter und robuster zu gestalten. Allein die Sammlung großer Datenmengen reicht dafür aber nicht aus – sie brauchen smarte Anwendungen, um Absätze und Bedarfe zuverlässig zu prognostizieren, Beschaffungsprozesse und Bestände zu optimieren und die Produktion zuverlässig zu planen.

Nach Erfahrungen von INFORM sind die wichtigsten Anzeichen, die auf ein schlecht oder unzureichend digitalisiertes Supply Chain Management hindeuten:

1. Datenchaos mit viel Handarbeit: Die manuelle Erfassung und Pflege von Daten verursacht nicht nur einen enormen Arbeitsaufwand, sondern ist auch fehleranfällig und führt selten zu aktuellen Datenbeständen. Müssen Mitarbeiter beispielsweise Papierlisten abtippen, Daten händisch zwischen Systemen übertragen, sich Informationen umständlich zusammensuchen oder aus riesigen Excel-Tabellen ziehen, dann besteht dringender Digitalisierungsbedarf. In einem solchen Datenchaos lassen sich kaum sinnvolle Erkenntnisse gewinnen, um Planungen zu optimieren und Entscheidungen zu verbessern.

Was würde digitalisiert besser laufen? Eine digitale Datenerfassung und Schnittstellen zwischen Systemen sorgen für eine einheitliche, aktuelle und fehlerfreie Datenbasis sowie reibungslose Datenflüsse. Intelligente Anwendungen sind dann in der Lage, Daten gezielt auszuwerten und Planungen zu optimieren. Damit entlasten sie die Mitarbeiter, die sich ganz auf Entscheidungen und Problemlösungen konzentrieren können. Konkrete Hinweise, wo Handlungsbedarf besteht, und übersichtlich aufbereitete Daten, erleichtern ihnen die Arbeit.

2. Holprige Prozesse mit großem Abstimmungsaufwand: Da das Supply Chain Management die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen wie Einkauf, Logistik, Produktion und Vertrieb erfordert, sind die Prozessketten lang und viele Mitarbeiter involviert. Dementsprechend groß ist der Abstimmungsbedarf – die Mitarbeiter verbringen viel Zeit in Meetings, müssen oft Rückfragen per Mail oder Telefon stellen und brauchen lange, um Probleme einzugrenzen oder Entscheidungen zu fällen. Entlang der gesamten Prozesskette kommt es immer wieder zu Verzögerungen, weil Informationen fehlen.

Was würde digitalisiert besser laufen? Anwendungen übernehmen datenbasiert die Prozesssteuerung, indem sie automatisch die nächsten Bearbeitungsschritte einleiten und Mitarbeiter mit allen notwendigen Informationen versorgen. Auf einen Blick sehen die Verantwortlichen zum Beispiel, wo und warum Teile fehlen oder wie sich ein künftiger Auftrag auf die Bestände auswirkt. Dadurch sind weniger Abstimmungen und Rückfragen notwendig und Mitarbeiter können bessere und schnellere Entscheidungen treffen. Das gesamte Unternehmen gewinnt an Agilität.

3. Entscheidungen nach Bauchgefühl: Für viele Entscheidungen fehlt Mitarbeitern eine zuverlässige Entscheidungsgrundlage. Sie kennen schlicht nicht alle Zusammenhänge und Abhängigkeiten, etwa wie ein neuer Auftrag die Lieferfähigkeit gegenüber Stammkunden beeinflusst. Handelt es sich tatsächlich um eine Marktchance, die man nutzen sollte, oder lässt sich der Auftrag aufgrund der Produktionskapazitäten gar nicht erfüllen? Letztlich entscheiden sie nicht auf Basis von Daten und daraus gewonnenen Erkenntnissen, sondern nach Bauchgefühl oder vermeintlichen Erfahrungswerten – und damit nur selten optimal.

Was würde digitalisiert besser laufen? Digitale Lösungen schaffen Transparenz. Sie errechnen etwa Wiederbeschaffungszeiten selbstständig und liefern Mitarbeitern konkrete Handlungsempfehlungen in verschiedenen Szenarien sowie einen Überblick über die Auswirkungen von Entscheidungen. Ein Vertriebler kann dadurch beispielsweise genauere Liefertermine nennen. Der Einkauf beschafft die benötigten Materialien und Rohstoffe rechtzeitig, die Produktion plant die notwendigen Maschinenkapazitäten frühzeitig ein. Letztlich verbessert sich das Zusammenspiel der Abteilungen erheblich.

4. Ständiges Operieren im Notfallmodus: Eine Planung allein mit ERP-Systemen und Excel vermag die komplexen Prozesse in den meisten Unternehmen kaum abzubilden. Absatz-, Bedarfs- und Produktionsplanung sind so nur unzureichend aufeinander abgestimmt und lassen sich leicht aus dem Tritt bringen. Störungen wie eine verspätete Lieferung von Bauteilen oder eine ausgefallene Maschine sorgen dann für lange Unterbrechungen der Produktion, weil die Verantwortlichen erst umständlich neu planen müssen. Da gerade kleinere Störungen keine Seltenheit sind, operieren sie mehr oder weniger dauerhaft im Krisenmodus.

Was würde digitalisiert besser laufen? Smarte Anwendungen, die KI-Verfahren wie Machine Learning und mathematische Optimierung durch Operations Research nutzen, erstellen optimierte Absatz-, Bedarfs- und Produktionspläne. Diese sind von Haus aus schon sehr robust, erlauben aber auch eine schnelle und perfekt angepasste Reaktion auf Störungen.

5. Hohe Kosten und fehlende Nachhaltigkeit: Schlechte Planung fangen Unternehmen häufig mit großen Sicherheitsbeständen ab, deren Transport, Verpackung und Lagerung hohe Kosten verursacht – insbesondere, wenn es sich um Waren handelt, die gekühlt werden müssen. Nicht immer haben Unternehmen allerdings die richtigen Artikel bevorratet und nicht immer halten sich diese unbegrenzt, sodass sie irgendwann vernichtet werden müssen.

Was würde digitalisiert besser laufen? Moderne Anwendungen liefern sehr genaue Absatz- und Bedarfsprognosen und vermögen darauf basierend Sicherheitsbestände zu optimieren. Dadurch reduzieren Unternehmen ihre Kosten und vermeiden die Verschwendung von Waren, Verpackungsmaterialien und Energie. Selbst gesteckte Nachhaltigkeitsziele lassen sich deutlich leichter erreichen.

„Die meisten Unternehmen haben inzwischen erkannt, dass sie mit digitalen Lösungen im Supply Chain Management ihre Kosten reduzieren, ihre Liefertreue erhöhen und ihre Produktionsqualität verbessern können“, erläutert Gabi Auerbach, Spezialistin für die Optimierung der internen Supply Chain bei INFORM. „Da es bereits umfangreiche Erfahrungswerte und Standardlösungen gibt, müssen Unternehmen das Rad auch nicht neu erfinden und alle Anwendungen selbst entwickeln. Es reicht, die bereits erprobten Tools und Algorithmen mit Daten zu füttern, damit sie optimale Prognosen und Planungen erstellen. Die Tools lassen sich schnell einführen und liefern bereits nach kurzer Zeit sehr gute Ergebnisse. Damit gibt es keine Ausreden mehr, eine Digitalisierung des Supply Chain Managements noch länger aufzuschieben.“

Weitere Infos im INFORM Supply Chain Management Trendreport 2021.