Terminplanungssoftware für Techniker
Der Kostendruck in Service, Wartung und Instandhaltung ist in vielen Branchen zu spüren. Kontinuierliche Ausgabenkürzungen machen es zur Herausforderung, die Qualität der Dienstleistungen und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit einer vernetzten Terminplanungssoftware für Techniker:innen die Kosten im Griff behalten und Risiken für SLA und Rentabilität minimieren können.
1. MIT EINER TERMINPLANUNGSSOFTWARE FÜR TECHNIKER KRAFTSTOFF SPARENDie Spritpreise steigen und sind ein erheblicher Kostenfaktor im Außendienst. Wenn nun die Zahl der Termine weiter zunimmt, wie ist es dann möglich, weniger Kilometer zu fahren und trotzdem produktiv zu bleiben? Kurz gesagt: Sie müssen Ihre Techniker:innen mit einer optimierten Planung und Routenerstellung disponieren.
Wie das in der Praxis mit einer Terminplanungssoftware funktioniert:
- Präzise Terminlokalisierung: Statt Postleitzahlen verwendet das System hausnummerngenaue geocodierte Adressdaten.
- Art des Termins: Genaues Matching der benötigten Technikerfähigkeiten und Materialien bzw. Ersatzteile zum Auftrag.
- Fahrzeugtyp und -verfügbarkeit: Die Terminplanung berechnet, ob ein Auto, ein Transporter oder ein Lkw nötig und frei ist.
- Fahrgeschwindigkeit je Tageszeit: Einbezug von Verkehrsdaten für die Ermittlung von Fahrtzeiten und geeigneten Routen.
- Smarte Auftragsplanung: Zusammenlegen von sich überschneidenden Arbeitsbereichen und Aufträgen (zum Beispiel eine Reparatur mit einer anstehenden Wartung an einer anderen Anlage beim selben Kunden verbinden).
- Re-Optimierung während der Schicht: Standort der Techniker:innen und Fortschritt der Aufträge werden live angezeigt und Sie können innerhalb von Sekunden umdisponieren.
- Kostenoptimierte Termine: Unter Berücksichtigung der genannten Parameter bestimmt die Software, ob das angebotene Zeitfenster die SLA einhält oder nicht, wobei die endgültige Entscheidung dem Disponenten überlassen wird.
Die Techniker:innen erhalten ihre Aufträge auf ihr Smartphone oder Tablet und haben dadurch stets ihren Terminkalender im Blick. In gegenseitigem Einvernehmen bietet dies Ihren Außendienstmitarbeiter:innen auch die Möglichkeit, ihre Schichten von zuhause aus zu beginnen, wodurch Sie unnötige Fahrten zur Zentrale oder zum Depot einsparen können.
➡ Praxisbeispiel: Wie Wolf Heiztechnik jedes Jahr 10% weniger Kilometer fährt
2. DURCH KLUGE TERMINPLANUNG KOSTSPIELIGE TERMINE REDUZIEREN UND DAS TAGESGESCHEHEN OPTIMIERENZu den bekanntesten SLA gehören die Reaktionszeit (Time to Respond) und die Lösungszeit/Behebungszeit (Time to Fix). Oft sind diese direkt mit finanziellen Sanktionen verbunden. Werden sie nicht eingehalten, führt dies zu ineffizienten Produktivstunden und -auslastungen und erhöht die Kosten. Im besten Fall tauchen die Kosten für das Unternehmen in der Buchhaltung auf, die Gutschriften ausstellt. Im schlimmsten Fall verlängert der Kunde die Verträge nicht.
Es liegt auf der Hand, dass eine vorausschauende und planmäßige Wartung nicht immer möglich ist. Doch eine smarte Terminplanungssoftware für Techniker:innen sammelt und wertet Daten aus, um sicherzustellen, dass wiederholte Besuche auf ein Minimum reduziert werden. Sie bietet allen Beteiligten Transparenz und umsetzbare Erkenntnisse.
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Außerdem sorgt smarte Software zur Techniker-Terminplanung dafür, die laufende Auftragsbearbeitung zu (kosten-)optimieren. Wenn zum Beispiel ein schnell zu erledigender Auftrag reinkommt, kann der Ablauf wie folgt aussehen:
- Das CRM erhält einen Arbeitsauftrag entweder über ein Callcenter oder ein Self-Service-Kundenportal.
- Die Terminplanungssoftware kalkuliert anhand aller Parameter, einschließlich der Skills der Techniker:innen, der benötigten Teile und der zeitkritischen SLA. Der Planungsalgorithmus ermittelt die Mitarbeiter-Verfügbarkeiten.
- Die Auftragsdaten werden vom CRM in das Dispositionsfenster eingespeist.
- Der Disponent kann jetzt fortfahren. Er nimmt den Terminvorschlag der Planungssoftware an und benachrichtigt den Kunden per Push-Benachrichtigung.
- Der gewählte Techniker wird über sein Gerät informiert und erhält automatisch eine optimierte Route zum Einsatzort.
- Über die Terminsoftware bzw. die angebundene App teilt der Techniker seine Ankunft allen Stakeholdern mit und hat vor Ort einen papierlosen Zugriff auf die Auftragsdaten und die Servicehistorie.
- Aus Gründen der Transparenz wird ein Foto der abgeschlossenen Arbeit oder des ausgefallenen (nicht mehr zu reparierenden) Objekts mit dem Auftrag verknüpft und in das CRM überspielt.
In diesem Beispiel hat das Unternehmen sein Geschäft in zweifacher Hinsicht geschützt. Erstens hat es das SLA erfüllt und kann sicher sein, dass die Terminsoftware den Disponenten ein optimiertes Ergebnis geliefert hat (einschließlich Kraftstoffeinsparungen).
Zweitens ist durch den sofortigen Nachweis der durchgeführten Arbeiten klar dokumentiert, dass die Anlage direkt repariert wurde oder dass sie ausgetauscht werden muss. So lassen sich potenzielle Unklarheiten und weitere Anfragen des Kunden und damit Kosten vermeiden.
3. DANK GUTER TECHNIKERPLANUNG DIE MITARBEITER-FLUKTUATION SENKENWie hilft Ihnen eine Software zur Terminplanung bei der Mitarbeiterbindung? Denn was klar ist: Wenn ein:e Techniker:in mit einem bestimmten Kunden und dessen Anlagen vertraut ist, sind die First-Time-Fix-Rate und die Kundenzufriedenheit meist ungleich höher, als wenn sich ständig jemand anderes einarbeiten muss.
Der Verlust von Mitarbeiter:innen im technischen Service kann sich verheerend auf die Produktivität, die Servicequalität und die allgemeine Arbeitsmoral auswirken. Nehmen wir an, ein einziger Techniker wickelt an einem Arbeitstag durchschnittlich 4 bis 5 Aufträge ab. Dann gehen bei seinem Ausfall oder Weggang rund 1.000 Auftragsbearbeitungen jährlich verloren.
Unternehmen, die nachweislich in Tools zur Unterstützung Ihrer Techniker:innen investieren und Best-of-Breed-Technologie einsetzen, verzeichnen eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit. Wie Software für den Außendienst die Mitarbeiter-Fluktuation und Recruiting-Kosten senkt:
- Transparente Entscheidungsfindung: Mit einem geeigneten Terminplaner Tool für Ihre Techniker:innen können Sie anhand von Daten definitiv die Fragen beantworten, warum sich Termine am Tag ändern, ob dies die besten Routen sind und ob ein:e Mitarbeiter:in einmal früher anfangen oder später aufhören muss.
- Beseitigung von Zeitdruck: Nutzen Sie die Terminplanungssoftware, um Zeitpläne in Echtzeit zu definieren und es der Disposition zu ermöglichen, realistische Terminfenster und angemessene Fahrtzeiten zu bestimmen.
- Abschaffung des Papierkrams: Durch den Verzicht auf Zettelwirtschaft machen Sie Informationen besser zugänglich, lesbar und durchsuchbar. Durch moderne Tools steigern Sie die Employee Experience.
- Ausdruck von Wertschätzung: Mit der Investition in zeitgemäße Technik signalisieren Sie, dass Ihnen die Arbeit Ihrer Techniker:innen wichtig ist. Es ist Ihnen buchstäblich etwas wert, Ihre Mitarbeiter:innen mit guten Arbeitsmitteln auszustatten und sie bestmöglich zu unterstützen.
- Verbesserung der Work-Life-Balance: Eine gute Terminplanung plant Mittagspausen ein, reduziert Fahrten wie auch Depotbesuche und führt zu einer faireren Auslastung und weniger Überstunden.
- Teilen Sie Erfolgsmetriken: Es ist für Techniker:innen, die viel draußen unterwegs sind, immer schwierig, das Gesamtbild Ihres Unternehmens im Blick zu haben. Über die Technik können Sie Berichte und Ergebnisse über die Entwicklung Ihres Business und der Kundenzufriedenheit teilen.
TERMINSOFTWARE UND EINSATZPLANUNG FÜR HEUTETools wie Excel oder Outlook sind keine geeigneten Terminplaner für Techniker:innen. Heutzutage benötigen Serviceunternehmen und Field Service Manager mehr als ein Standard-Officesystem für Ihre Technikerdisposition. Auch ein CRM oder ERP verfügt selten über die nötigen Funktionen, um die Einsatzplanung zu optimieren. Die Terminplanung im technischen Service ist alles, nur nicht trivial. Daher brauchen Sie auch hierfür ein geeignetes Spezialwerkzeug.
Wir sind FLS – FAST LEAN SMART.
Die FLS GmbH aus Heikendorf bei Kiel entwickelt und vertreibt seit 1992 Echtzeit-Software für die Termin- und Tourenplanung und mobiles Workforce Management. Als technologisch führender Softwareprovider hilft FLS Unternehmen dabei, ihren Außendienst, technischen Service und Begutachtungstermine zu optimieren. Das Produktportfolio um FLS VISITOUR, FLS MOBILE, FLS PORTAL und DISPATCH NOW basiert auf dem einzigartigen PowerOpt-Algorithmus, der selbst bei hohem Auftragsvolumen und komplexen Aufgabenstellungen eine optimale Termin- und Tourenplanung in Echtzeit liefert. FLS-Lösungen decken den gesamten Service- und Lieferprozess ab, von der Simulation, Planung und Disposition über die Durchführung bis zu Monitoring und Analysen. So bildet FLS die Anforderungen jedes Field Service- und Logistikgeschäfts in einer Echtzeit-Termin- und Tourenplanung ab.
FLS ist Mitglied der Solvares Group, dem europäischen Champion für Ressourcenoptimierung entlang der gesamten Wertschöpfungskette.
FLS GmbH
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