So klappt eine erfolgreiche Software-Einführung im Unternehmen

Einzelne Geschäftsprozesse und Abteilungen besitzen oft schon eine entsprechend angepasste, separate Software. Eine Zentralisierung scheint mit hohem Aufwand verbunden.
Lohnen sich die investierten Kosten im Nachhinein?
Wer übernimmt welche Rolle im gesamten Einführungsprojekt? Wer leitet das Projekt, wer arbeitet aktiv daran mit?
Nicht selten fehlt Erfahrung im entsprechenden Bereich – Wo also steht Hilfe zur Verfügung?

Hierbei handelt es sich lediglich um ein paar der essenziellen Fragen, die sich bereits vor der Planung stellen. Wie also gelingt eine erfolgreiche Software-Einführung?

Das Implementierungs-Konzept

Vor allen Folgeschritten sollten Sie ein grobes Konzept des Projektes erdacht haben und dieses mit möglichen Verantwortlichen besprechen. Folgende Fragen sollten Sie dabei grob beantworten können:

• Welche Abteilungen und Geschäftsprozesse sind von der Software-Einführung betroffen?
• Welche technischen und funktionalen Anforderungen stellen Sie an die neue Software?
• In welchem fachlichen Rahmen bewegt sich das gesamte Projekt?

Falls sich das Projekt bereits hier als zu komplex darstellt, um es firmenintern lösen zu können, sollte die Hilfe eines Experten in Anspruch genommen werden, um mögliche Komplikationen zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Planung und Vorbereitung

Selbstverständlich beginnt jedes gute Projekt mit der entsprechenden Planung. Hierbei kann mit folgenden Aspekten begonnen werden:

Projektleiter und Mitarbeiter

Zuallererst sollten Sie festlegen, wer der Kopf des Projektes wird. Bedenken Sie hierbei, dass es sich bei einer Software-Einführung um eine relativ umfangreiche Unternehmung handelt und dementsprechende Ressourcen zur Verfügung gestellt werden sollten. Ein weiterer, wichtiger Schritt ist das Miteinbeziehen von Mitarbeitern. Bedenken Sie, dass diese in Zukunft womöglich komplett anders arbeiten müssen, als es zuvor der Standard war. Deshalb sollte gewährleistet werden, dass die entsprechenden Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, an der Einführung teilzuhaben und sich an das neue System zu gewöhnen. Dies wird bei der langfristigen Nutzung der neuartigen Software helfen.

Material,- Kosten – und Zeitmanagement

Selbstverständlich sollten auch die benötigten Materialien, die entstehenden Kosten sowie der zur Verfügung gestellte Zeitansatz so genau wie möglich berechnet und eingeplant werden.

Die Auswahl der Software

Nachdem im groben Konzept bereits festgelegt wurde, welche Bereiche des Unternehmens betroffen sein werden, sollten Sie sich, nach umfangreicher Recherche, für eine Softwarelösung entschließen. Bedenken Sie hierbei, dass diese in den nächsten Jahren womöglich entscheidende Vorgänge innerhalb des Unternehmens enorm beeinflusst. Gehen Sie also gewissenhaft vor.

Die Implementierung und die Testphase

Im Optimalfall sollten diese beiden Phasen kombiniert werden, um eventuellen Fehlern mit einer Ausfallsicherung entgegentreten zu können. Das bedeutet, dass Sie die gewünschte Softwarelösung nach und nach in die betroffenen Bereiche implementieren und diese direkt auf Funktionstüchtigkeit prüfen. Parallel dazu wird das bisherige System allerdings beibehalten, bis die Implementierung überall vollständig abgeschlossen ist und die neue Software einen Abschlusstest durchlaufen hat.

Wurde die neue Lösung an allen gewünschten Stellen implementiert, werden erneut sowohl die betroffenen Bereiche als auch das System als Gesamtheit getestet. Dies dient vor allem der Sicherstellung in Bezug auf die Aktualität bestimmter Updates oder möglicher Treiber, deren Inkompatibilität zueinander Fehler auslösen könnte. Nicht selten legen kleinste Fehler, die mit einfachen Updates behoben werden können, ganze Systeme lahm. Derartige Vorfälle kosten Sie Zeit und Nerven, weswegen Sie direkt vermieden werden sollten.

Der Abschluss

Nachdem das System erfolgreich in das Unternehmen eingebunden wurde, sind Schulungen nötig. Nicht jeder Mitarbeiter hatte vermutlich das Glück, am Projekt selbst mitarbeiten und somit Erfahrungen sammeln zu können. Selbstverständlich sollte dies, sofern nicht bereits geschehen, nachgeholt werden. Des Weiteren geben abschließende Gespräche sowie Feedback häufig Aufschluss darüber, welche Punkte bei weiteren Projekten optimiert werden könnten.

Die Einführung des Cloud-ERP Haufe X360

Natürlich gibt es verschiedene Herangehensweisen an die Implementierung einer neuen Softwarelösung, doch sollten gewisse Grundrichtlinien und Vorgehensweisen stets berücksichtigt werden. Bei der Implementierung unserer Lösungen bei unseren Kunden gehen wir deshalb nach einer erprobten Methode vor. In folgendem Video erläutern wir unsere Arbeitsschritte bei der Einführung einer neuen Software am Beispiel des ERP-Systems Haufe X360:
https://www.youtube.com/…