User-freundliches Content Management: Vier Schritte Richtung Content Services

Im Wesentlichen bauen Content Services Brücken zwischen zentralen Content-Management-Plattformen und Anwendungen, die kritische Prozesse steuern. Das bedeutet, dass die User nicht mehr auf ein separates System zugreifen müssen, um mit Inhalten zu arbeiten, sondern die Inhalte direkt in der Benutzeroberfläche der primären Prozess-App zur Verfügung stehen. Der Wert einer modernen Content-Services-Plattform liegt auf der Hand. Bernd Hennicke, Vice President Produktmarketing, von OpenText, zeigt, wie Unternehmen bei der Einführung einer Content-Services-Plattform in vier Schritten die Akzeptanz und Zufriedenheit der Anwender langfristig sicherstellen können, um alle effektiv vorzubereiten und die benutzerfreundliche Bereitstellung von Informationen zu gewährleisten:

1. Der User im Mittelpunkt

Noch vor der Transformation des Content Service Programms sollten Business-Leader folgende Frage beantworten können: „Welcher Mehrwert ergibt sich für die eigentlichen Anwender im eigenen Unternehmen?“ Berücksichtigen Sie deren Anforderungen und Wünsche und stellen Sie sicher, dass diese auch in die Planung einfließen. Gleichzeitig sollten Sie Ihr Projekt in Form einer Roadmap klar formulieren – jedes Teammitglied muss den Grund hinter dieser Initiative, die übergreifende Vision sowie den Mehrwert für das eigene Produktivitätsniveau nachvollziehen können.

Weitere wertvolle Informationen liefern Nutzungsmuster: Auf dieser Grundlage lässt sich feststellen, wie bereits existierende Anwendungsfälle verbessert und vereinfacht werden können. Um eine höchst personalisierte User Experience bieten zu können, müssen Workflows verschlankt werden und Möglichkeiten zur Personalisierung gegeben sein. Beziehen Sie daher alle Anwender bereits während der Designphase mit ein, damit sie sich so früh wie möglich mit dem System vertraut machen können.

2. Frühjahrsputz am digitalen Arbeitsplatz

Um effizient arbeiten zu können, müssen User einen schnellen Zugang zu relevantem Content erhalten. Lückenloses und akkurates Content Lifecycle Management bildet hierfür die Grundlage. Content-Services-Anwendungen helfen dabei, redundante, veraltete und triviale Informationen zu identifizieren und zu entfernen. Sollten Sie zum Beispiel den Umzug in die Cloud planen, gilt es nur jenen Content einzupacken, der wirklich relevant ist.

Doch nicht nur irrelevante Informationen wirken sich kontraproduktiv auf die Arbeit aus: Steter Kontext- und Bildschirmwechsel, mehrfaches Einloggen und Anmelden sowie das mühsame Durchsuchen von Datenbanken zehren an der Produktivität Ihrer Teams. Da Content-Services-Anwendungen zahlreiche Systeme miteinander verbinden, können sie verhindern, dass sich ein erdrückender plattformbergreifender Informationsfluss bildet: User erhalten vereinfachten Zugang zu relevanten Inhalten in den von ihnen bevorzugten Systemen.

3. Eine Frage der Sicherheit und Flexibilität

Viele Mitarbeiter weltweit mussten sich an die neue Remote-Realität gewöhnen – genauso muss der Umgang, einschließlich Zugriff und Austausch, mit Content an die neuen Arbeitsbedingungen angepasst werden. Gleichzeitig gilt es, die Sicherheit aller Daten und Informationen zu gewährleisten, während die Nutzer diese erstellen, anzeigen, kommentieren, bearbeiten und für die langfristige Aufbewahrung umwandeln. Sämtliche Prozesse müssen den Unternehmensrichtlinien entsprechen – gleiches gilt für mobile Zugänge.

Darüber hinaus braucht es die Fähigkeit, sich flexibel an Veränderungen hinsichtlich Kunden- und Nutzeranforderungen sowie an neue Herausforderungen und Chancen anzupassen. Microservices begünstigen nicht nur die dafür notwendige schnelle Reaktionszeit, sondern verhindern ebenfalls eine mögliche Informationsflut. Außerdem fördern sie die Zusammenarbeit unter den Usern und unterstützen die Anwendungsentwicklung erheblich – all das, was für eine dynamische User Experience nötig ist.

4. Expertise wohin das Auge reicht

Damit die Umstellung auf Content Services erfolgreich verläuft, braucht es eine gezielte, User-zentrierte Kommunikation. Ausgewählte Experten und Befürworter des Projekts binden sämtliche Teams direkt mit ein und klären sie auf transparente Weise über die Vorteile des Systems auf. Parallele Schulungen helfen den Teams beim einfachen Einstieg in die praktische Nutzung des Systems. Anwender, die die neue Form des Content Managements meistern, können wiederum in Zukunft selbst als Experten andere User unterstützen. Dies gilt sowohl für neue Kollegen als auch für jene, die schon länger im Unternehmen sind. Indem erfahrene Veteranen ihnen das System näherbringen, entsteht ein fortlaufender Wissenskreislauf sozusagen.