DMS Systeme effizient nutzen: Die Markierung macht den Unterschied

Die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen schreitet voran. Laut der repräsentativen Studie "Bitkom Digital Office Index 2021" digitalisieren weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen ihre Dokumente. „Schaut man allerdings genauer hin, werden Dokumente und Unterlagen häufig gescannt, aber dennoch in Papierform bearbeitet und abgelegt. Der komplette Umstieg wird vermieden“, analysiert Gerolf Heldmaier, Vertriebsleitung bei Ernst REINER. „Dabei eignen sich Dokumentenmanagementsysteme (DMS) aufgrund ihrer Vielseitigkeit optimal für das digitale Verwalten und Archivieren von geschäftsrelevanten Dokumenten. Der Einsatz ist nicht nur für große Betriebe sinnvoll, auch mittlere und kleine Betriebe profitieren enorm. Voraussetzung ist eine passende Infrastruktur und dass die zu verarbeitenden Dokumente so markiert sind, dass diese automatisch und korrekt zugeordnet werden können. Mobile Kennzeichnungsgeräte von REINER sind hier ideal. Sie ermöglichen zuverlässige Markierung und unterstützen so das DMS höchst effizient.“

Vereinfachte Abwicklung, geringerer Zeitaufwand

Die Basis für ein funktionierendes DMS ist die korrekte Erfassung aller Dokumente und hier setzen die mobilen Inkjets von REINER an. Sie drucken die digital lesbaren Barcodes, QR-Codes oder Data Matrix Codes mit nur einem Handgriff direkt auf das jeweilige Dokument. Der Direktdruck macht andere Kennzeichnungen wie Etiketten überflüssig, können bestens platziert werden und verdecken keine Dokumenteninhalte.

Mittels der Codes werden Dokumente eindeutig identifiziert und damit der Prozess der Digitalisierung und Archivierung erheblich beschleunigt. Bei den mobilen Druckern können die benötigten Codes je nach Bedarf frei gestaltet und auch variabel voreingestellt werden (Datum, Uhrzeit, Numeroteur).

Zugleich sorgen die im Code enthaltenen Attribute automatisch für eine korrekte Zuordnung im System. So erhalten zuständige Abteilungen schneller Zugriff auf relevante Informationen und wichtige Daten können jederzeit abgerufen werden.

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