Studie: Der Digital Workplace muss zum Reifegrad der Organisation passen

Denn Unternehmen benötigen heute geeignete Szenarien und Lösungen, die sowohl zu ihrem aktuellen Reifegrad passen, die sie aber auch mit auf die Reise in ihre digitale Zukunft nehmen können. Die Studie soll daher eine Orientierungshilfe für Unternehmen sein, die nach einem für sie passenden „Digital Workplace“-Szenario suchen. Die analysierten Intranet- und „Digital Workplace“-Lösungen wurden dabei wie in den Vorjahren in verschiedene Kategorien eingeteilt, die die primären Einsatzgebiete der jeweiligen Plattformen abbilden.

Die in der Marktübersicht beispielhaft erwähnten Lösungen wurden somit folgenden Kategorien zugeordnet:

• Enterprise Collaboration Platform: Umfassende Systeme für eine standort- und länderübergreifende Zusammenarbeit als Basis des digitalen Arbeitsplatzes 
• Information Platform: Add-on- und Plug-in-Lösungen zu den „Enterprise Collaboration“-Plattformen, Classic Intranet, Social Intranet und Mobile Intranet, die den Schwerpunkt auf redaktionelle Inhalte legen 
• Process Platform: Systeme, spezialisiert auf Prozesse und Workflows 
• Collaboration Suite: Systeme, die alle Anforderungen bezogen auf Zusammenarbeit, Top-down-Information und Prozessabbildung in sich vereinen können 
• Digital Hub: Rahmen, der um die verwendeten Applikationen gelegt werden kann, um den Nutzer*innen Strukturierungsmöglichkeiten und Schnellzugriff zu gewährleisten  

Darüber hinaus wurde untersucht, inwiefern die genannten Cluster die für einen digitalen Arbeitsplatz elementaren Schwerpunktbereiche (Information, mobiler Zugriff, Prozesse, Nutzerakzeptanz und Kollaboration) funktional abdecken.  

Die Studie verdeutlicht: Nachdem in vielen Unternehmen Conferencing-Werkzeuge wie Microsoft Teams, Zoom und Co. eingeführt wurden, kommt es nun darauf an, diese Lösungen noch weiter auszubauen. Eine tiefere Integration der einzelnen „Digital Workplace“-Komponenten sowie die zunehmende Abbildung von Unternehmensprozessen sollte der nächste Professionalisierungsschritt sein. Der daraus resultierende Digital Hub – der zentrale Einstieg, von dem aus die Nutzer*innen innerhalb ihrer Arbeitsumgebung problemlos zu allen wichtigen Applikationen navigieren können – ist die nächste Entwicklungsstufe. Zudem scheint aufgrund der Dominanz des Kollaborations-Tools von Microsoft eine Integration des Intranets und weiterer Lösungen in Microsoft Teams für die meisten Unternehmen zwingend erforderlich. 

Mit Blick auf die Umsetzung und Weiterentwicklung von „Digital Workplace“-Projekten empfiehlt sich für Unternehmen, zunächst schnell eine Basisplattform (Minimum Viable Product) bereitzustellen, auf der die spezifischen Anforderungen der zentralen Abteilungen und Fachbereiche abgebildet werden können. Anschließend gilt es, die „Digital Workplace“-Nutzung anhand von Kennzahlen kontinuierlich auszuwerten und in konkrete Handlungen zur Optimierung zu überführen. Neben dieser technologischen Seite des digitalen Arbeitsplatzes, ist die organisatorische aber mindestens genauso wichtig. Denn der Digital Workplace ist nur dann nachhaltig erfolgreich, wenn die Mitarbeitenden auch wirklich bereit für ihn sind. Das bedingt, dass sich auch die Unternehmenskultur Stück für Stück transformiert, Kommunikationsverhalten und Arbeitsläufe systematisch weiterentwickelt werden und Führungskräfte dabei mit positivem Beispiel vorangehen. Dabei stellt u. a. die langfristige Etablierung hybrider Arbeitsmode lle momentan eine der größten Herausforderungen für Unternehmen dar. 

Die Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2022“ steht ab sofort als PDF auf der Webseite www.interne-kommunikation.net zum kostenfreien Download bereit. Die Ergebnisse der Studie werden in Kürze als Sonderbeilage der 18. Ausgabe des Fachmagazins BEYOND veröffentlicht. 

Über SCM 

Die SCM – School for Communication and Management ist ein Weiterbildungsunternehmen, das die Bereiche Kommunikation und Management mit gezielter öffentlicher und inhouse Weiterbildung in Form von Fachtagungen, Workshops und Intensivkursen verbindet und darüber hinaus Fachbücher publiziert. Die SCM richtet sich mit ihrem Weiterbildungsprogramm an (angehende) Führungskräfte in Unternehmen, Institutionen, Verbänden und Agenturen aus unterschiedlichen Branchen. Schwerpunkt ist der Bereich der organisationsinternen Kommunikation, zu dem die SCM u. a. auch das Fachmagazin BEYOND sowie die Fach-Webseite interne-kommunikation.net anbietet. Seit 2018 vergibt die SCM zudem den INKOMETA – einen Award für erfolgreiche interne Kommunikation, der sich als Messlatte für die Branche etabliert hat.