E-Akte: Stadt Dortmund forciert Digitalisierung mit ECM der SER Group

Der massive Trend zur Digitalisierung ist auch bei Städten und Kommunen längst angekommen, digitale Bürgerservices und Verwaltungsprozesse stehen hoch im Kurs. Anträge elektronisch entgegennehmen, interdisziplinär gemeinsam Akten führen, Dokumente digital bearbeiten und genehmigen: Dies setzt die Digitalisierung zur Prozessoptimierung und der Qualitätssteigerung in der Öffentlichen Verwaltung voraus. Die Stadt Dortmund treibt deshalb im Rahmen ihres Masterplans „Digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0“ ihre digitale Transformation konsequent voran. Mit rund 10.000 Beschäftigten zählt die Stadt Dortmund zu den größten Arbeitgebern in der Region.

E-Akte und DMS: Entscheidung für SER Group nach EU-Vergabeverfahren

Ganz oben auf der Agenda steht dabei ein gesamtstädtisches Dokumentenmanagementsystem (DMS). Mit dem erfolgreichen Abschluss des europaweiten Vergabeverfahrens zur Einführung des DMS schafft die Stadt Dortmund eine weitere wichtige Grundlage für die Verwaltungsdigitalisierung. Der Zuschlag ging an die SER Group mit der Software-Lösung Doxis4.

Ziel der Einführung von Doxis4 ist es, im Rahmen einer digitalen Basisakte die Stadtverwaltung in die Lage zu versetzen, flächendeckend elektronische Akten zu führen. Um diese Technologie für alle Bereiche der Stadtverwaltung nutzbar zu machen, wurde eine Unternehmenslizenz für sämtliche Arbeitsplätze abgeschlossen. „Auf lange Sicht soll die Stadtverwaltung moderner, innovativer und digitaler werden“, so Christian Uhr, Personaldezernent der Stadt Dortmund.

Digitale Basisakte als Voraussetzung für digitale Prozesse

Die SER Group verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Umsetzung von DMS-Projekten und hat schon viele E-Akten-Projekte in der öffentlichen Verwaltung realisiert. Die E-Akte ermöglicht die revisionssichere Ablage von elektronischen Akten, Vorgängen und Dokumenten und bildet so die Voraussetzung zur Erstellung und Umsetzung von E-Government-Dienstleistungen. Doxis4 kann in vielen Facetten in allen möglichen Bereichen eingebunden werden und bietet als Plattform für E-Akten und zentralem Informationshub auch die Durchführung von digitalen Prozessen und die Anbindung an vorhandene Fachsysteme.

Digitale Infrastruktur für ganzheitliches Informationsmanagement

Innerhalb des zweijährigen Einführungsprojektes, das noch 2021 startet, wird zunächst die Basisakte in den Fachbereichen Personal- und Organisationsamt, Kämmerei und Vermessungs- und Katasteramt implementiert. Neben der Umsetzung der Basisakte ist vorgesehen, vier ausgewählte Fachverfahren mit Doxis4 zu verbinden. Diese Anwendungen erlauben die automatische elektronische Aktenführung im DMS und erleichtern damit die Sachbearbeitung.

Mit dem Projekt wird also nicht nur eine gesamtstädtische digitale Basisakte eingeführt, sondern auch die Infrastruktur für die Digitalisierung von End-to-End-Prozessen geschaffen. Akten werden zukünftig nicht nur elektronisch abgebildet, sondern auch standortunabhängig und somit effektiver verwaltet. Gleichzeitig werden sie zu einer eindeutigen Informationsquelle für die Sachbearbeitung. „Schub für Schub versuchen wir, die Stadtverwaltung papierlos zu machen und E-Akten zu führen,“ fährt Uhr fort.

„Elektronische Akten bieten zahlreiche Mehrwerte für die Öffentliche Verwaltung: Sie decken neben einer strukturierten Ablage und ortsunabhängigem Zugriff auf benötigte Informationen und Dokumente auch die Themen Compliance und Nachvollziehbarkeit ab,“ bestätigt Stefan Zeitzen, CSO der SER Group. Er fügt hinzu: „So können Öffentliche Verwaltungen bürgerfreundliche und effiziente digitale Verwaltungsdienste bieten. Wir freuen uns, die Stadt Dortmund auf ihrem Weg der digitalen Transformation zu begleiten.“

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