Fünf Garanten für stressfreie Inventuren

Spätestens das vergangene Jahr hat Unternehmen gezeigt, dass sie sich eine Vollinventur mit viel Personal nicht mehr erlauben können. Der Aufwand ist enorm, das Lager lange blockiert und wichtige Arbeitsschutzmaßnahmen wie Kontaktbeschränkungen lassen sich nur unzureichend umsetzen.

Die fünf wichtigsten Garanten für eine stressfreie Inventursaison sind nach Erfahrung von INFORM:

1. Stichprobeninventur: Im Zusammenspiel mit einem bestandsführenden System bestimmen Unternehmen beim Verfahren der Stichprobeninventur zufällig die zu zählenden Stichproben. Spezialisierte Software rechnet diese mittels mathematisch-statistischer Methoden hoch. Das Verfahren ist schneller, genauer und mit bis zu 99 Prozent weniger Zeitaufwand verbunden als die Vollinventur. Zwar ist die Stichprobeninventur seit Ende der 1970er Jahre gesetzlich verankert, dennoch ist es empfehlenswert, das Verfahren vor dem ersten Einsatz mit dem Wirtschaftsprüfer zu besprechen und es sich bestätigen zu lassen. Namhafte Systemanbieter unterstützen bei der Vorbereitung.
2. Cloud-Lösungen und Dienstleistungen: Stressfrei sind cloudbasierte Lösungen, die sich nicht nur schnell einführen lassen, sondern Unternehmen auch von der aufwändigen Hardware- und Software-Pflege befreien. Wer den Personal- und Einarbeitungsaufwand weiter reduzieren möchte, lässt andere rechnen. Obwohl schon seit Jahren spezialisierte Inventursoftware zur Verfügung steht, lagern Unternehmen die Auswertung der Inventur heute häufig aus. Dazu übertragen sie einfach die Daten aus dem bestandsführenden System und warten auf das Ergebnis samt Reporting für die Wirtschaftsprüfung.
3. Genaue Bestandsführung: Digitale Lösungen für die Stichprobeninventur ermitteln, welche Artikel als Stichproben zu zählen sind. Bei besonders guter Bestandsführung lässt sich der Zählaufwand durch einen hocheffizienten Sequenzialtest im Idealfall auf bis zu 31 Zählpositionen reduzieren. Bei einer durchschnittlich genauen Bestandsführung empfiehlt sich dagegen eine Stichprobeninventur zum Bilanzstichtag oder eine permanente Stichprobeninventur durch Zählungen im Arbeitsalltag. Grundsätzlich ist eine Qualität der Bestandsdaten, bei der die saldierten Inventurdifferenzen wertmäßig unter 2 Prozent liegen, Voraussetzung für die Stichprobeninventur. Bei größeren Abweichungen zwischen den Buchdaten und den Ist-Beständen sollten Unternehmen die Differenzen im Rahmen einer Vollinventur bereinigen.
4. Digitale Datenerfassung: Barcode-Scanner und andere tragbare Handgeräte für die Datenerfassung helfen, Inventuren schneller durchzuführen. Mitarbeiter müssen keine langen Artikel- und Chargennummern mehr vergleichen, was auch die Zahl der fehlerhaft erfassten Bestände reduziert. Zudem berühren sie dank der kontaktlosen Scans viel seltener Waren oder Gegenstände im Lager, sodass sich Hygienevorgaben leichter umsetzen lassen und am Schichtende nur noch die Scanner desinfiziert werden müssen.
5. Virtuelle Kontrollen: Noch ist Corona nicht überstanden, weshalb Sicherheitsabstände und reduzierte Personenkontakte weiterhin wichtig sind, um das Risiko von Infektionen zu minimieren. Allerdings müssen Inventuren immer in Zweierteams durchgeführt werden – das soll die Richtigkeit des Zählergebnisses sicherstellen. Die Kontrollpersonen könnten die Zählung daher künftig über Kameras und Kollaborationstools wie Microsoft Teams oder Zoom verfolgen. Dieses neue Vorgehen sollten Unternehmen jedoch vor der Inventur intensiv testen und von Wirtschaftsprüfern bestätigen lassen.

„Digitale Lösungen und Services sind die Grundlage für schlanke Inventurprozesse und helfen gleichzeitig, Corona-Schutzmaßnahmen umzusetzen“, betont Daniel Schulteis, Experte für Stichprobeninventur bei INFORM. „Mit einer Stichprobeninventursoftware wie INVENT XPERT reduzieren Unternehmen ihre Inventurkosten um bis zu 95 Prozent und den Zählaufwand um bis zu 99 Prozent. Damit vermeiden sie Überstunden und verkürzen Lagerschließzeiten sowie Produktionsstillstände auf ein Minimum.“