5 Gründe HR-Dokumente digital an Mitarbeiter zu übermitteln

1. HR-Mitarbeiter sparen sich Zeit, Aufwand und Kosten

HR-Dokumente vorzubereiten, auszudrucken und per Post an die Angestellten zu verschicken, kostet die Personalabteilung jeden Monat viel Zeit. Der alternative Versand via E-Mail birgt datenschutzrechtliche Herausforderungen, außerdem können Unterlagen nach Ausscheiden des Mitarbeiters nicht mehr an seine Firmen-E-Mail-Adresse gesendet werden. Mithilfe virtueller Ablagesysteme lassen sich sämtliche Mitarbeiterdokumente hingegen einfach, schnell und sicher digital übermitteln – auch nachdem ein Angestellter die Firma verlassen hat. Wiederkehrende Unterlagen wie beispielsweise Entgeltabrechnungen, Provision oder Arbeitszeitnachweise versendet das System sogar regelmäßig automatisch. Gute Tools sind einfach und intuitiv zu bedienen und lassen sich unkompliziert mit anderen HR-Systemen wie einer digitalen Personalakte oder SuccessFactors integrieren. Personaler können Mitarbeitern so auch Einzeldokumente aus diesen Systemen mit nur wenigen Klicks zur Verfügung stellen. Auf diese Weise lassen sich monatlich erheblich Kosten sparen. Die HR Document Box von aconso beispielsweise reduziert die Ausgaben schon ab dem 1. Monat um bis zu 30 Prozent.

1. Kurzfristig benötigte Unterlagen lassen sich schnell zustellen

Gerade in Zeiten der Corona-Krise ist es für die Mitarbeiter essenziell, bestimmte Unterlagen wie Passierscheine oder Impfnachweise unverzögert zur Hand zu haben. Nur so lässt sich der Betrieb in einem Unternehmen reibungslos aufrechterhalten. In einer digitalen Dokumentenbox ist dies sekundenschnell und ohne großen administrativen Aufwand möglich. So können Personaler HR-Dokumente mit nur einem Klick im digitalen Postfach der Mitarbeiter ablegen.

1. Mitarbeiter haben von überall und jederzeit Zugriff auf ihre Dokumente

Dank der digitalen Speicherung von HR-Dokumenten müssen Mitarbeiter nicht mehr unzählige Papierunterlagen abheften – ein Vorgang, den insbesondere die begehrten Nachwuchskräfte als lästig und antiquiert empfinden. Stattdessen sind Personalpapiere auf der Plattform zentral abgespeichert und auch außerhalb des Unternehmensnetzwerks 24/7 geräteunabhängig abrufbar. Von Smartphone, Tablet und Laptop aus können die Angestellten in Sekundenschnelle auf die benötigten Dokumente klicken und diese herunterladen.

1. Hohe Vertraulichkeit und Übertragungssicherheit

Hohe Sicherheit ist bei einer virtuellen HR Document Box Pflicht. Der Mitarbeiter meldet sich initial mit einem Sicherheitsschlüssel an und bestimmt E-Mail-Adresse und Passwort selbst. Dadurch reduziert sich der administrative Aufwand für den Arbeitgeber auf ein Minimum. Renommierte Anbieter versehen ihre Tools mit mehrstufigen Sicherheitssystemen. Wichtige Elemente sind dabei beispielsweise eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die mitarbeiterindividuellen Verschlüsselungen und eine revisionssichere Archivierung. Zudem sollte der Provider nach ISO/IEC 27001 zertifiziert sein. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Dokumente haben und sie beim richtigen Mitarbeiter ankommen.  

1. Positive Auswirkung auf Umweltschutz

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass eine virtuelle HR-Ablage für Mitarbeiter immens Ressourcen schont, den CO2-Fußabdruck des Unternehmens erheblich reduziert und damit auch dem Umweltschutz zugutekommt. Denn durch eine digitale HR Document Box minimieren sich Papierausdrucke und Postversände um ein Vielfaches. Das wirkt sich nicht zuletzt auch positiv auf das Employer Branding des Unternehmens aus, denn insbesondere jüngere Berufseinsteiger legen Wert auf eine nachhaltige Unternehmensführung.

Fazit

Die HR-Arbeit der Zukunft muss nah am Mitarbeiter stattfinden. Insbesondere junge, qualifizierte Nachwuchskräfte, die als „Digital Natives“ aufgewachsen sind, erwarten, dass ihnen HR-Dokumente schnell, unkompliziert und vor allem digital und zentral gespeichert zur Verfügung stehen. Mit einer digitalen HR-Dokumentenbox können Personalabteilungen genau das leisten.