Überall Zeit sparen dank digitaler Zeiterfassung

Noch bis vor wenigen Jahren wurden Kundenformulare bei der Firma BS-Klima – wie bei den meisten Handwerksbetrieben – per Hand ausgefüllt. Die oft kaum lesbaren Papiere wurden anschließend im Büro abgetippt oder eingescannt. Der Kunde erhielt dann die so aufbereiteten Dokumente per E-Mail zur Unterschrift.  Diese aufwendigen Prozedere haben unnötig viel Arbeitszeit in Anspruch genommen. Da die handschriftlichen Berichte oft schwer zu lesen waren, war die Fehlerquote beim Abtippen relativ hoch. Heute sind diese Verhältnisse nur noch blasse Erinnerungen aus der Vergangenheit, an die man mit Schmunzeln zurückdenkt, aber eins nach dem anderen….

Das 2003 gegründete Unternehmen für Kälte-, Klima- und Lüftungstechnik hat eine dynamische Entwicklung hinter sich. Inzwischen beschäftigt der Klimaspezialist ca. 50 Mitarbeiter*innen und ist mit einem Aktionsradius von 200 km weit über die Stadtgrenzen Freiburgs bekannt. Spezialisiert hat sich BS-Klima auf Gebäudeklimatisierung, Industriekälte und Kälteanlagen-Sonderbau. Die Kunden schätzen vor allem den umfassenden und kundenorientierten Service. BS-Klima nimmt sich Zeit für individuelle Beratung und Planung und projektiert auf Wunsch auch Sonderanlagen. Neben der Zufriedenheit der Kunden ist auch die Wertschätzung der Mitarbeiter ein großes Anliegen der Geschäftsführung.

Arbeitserleichterung durch mobile Zeiterfassung

Im Laufe der dynamischen Expansion des jungen Unternehmens kristallisierte sich das Bedürfnis nach einer zeitsparenden Vereinfachung der Betriebsabläufe immer deutlicher heraus. Die Nachweisbarkeit der Arbeitszeiten, eine exakte Abrechnung an die Mitarbeiter und an den Endkunden spielten dabei eine wesentliche Rolle.

Auf die DIGI-ZEITERFASSUNG GmbH wurde Herr Scheidthauer durch ein befreundetes Unternehmen der Branche aufmerksam, das die praktische mobile Zeiterfassung von DIGI bereits erfolgreich im Einsatz hatte. Der visionäre Geschäftsführer von BS-Klima hat frühzeitig erkannt, dass es bei der wachsenden Anzahl der Mitarbeiter und Kunden noch mehr als zuvor auf eine exakte Zeit- und Betriebsdatenerfassung und genaue Kalkulationen ankommt.

Seit 2019 erfassen nun die Mitarbeiter*innen der Firma BS-Klima ihre Zeiten und Aufträge mit der DIGI-APP2. Alles geschieht unabhängig vom Aufenthaltsort: mobil und unkompliziert auf dem eigenen Smartphone. Dank der selbsterklärenden Bedienung und dem tollen Design gestaltet sich die App sehr anwenderfreundlich und fügt sich nahtlos in den Arbeitsalltag ein. Urlaubsanträge werden unkompliziert papierlos gestellt, Aufträge vor Ort mit vielen Zusatzinformationen und Fotos erfasst. Die Datenübertragung und bei Bedarf die Standortermittlung geschehen zeitgleich im Hintergrund.

Einer der vielen Vorteile der Zeiterfassungsapp von DIGI besteht darin, dass es keinerlei spezielle Hardware erfordert, denn ein Smartphone hat ja heutzutage jeder. Somit spart man zusätzliche Anschaffungskosten. Für Herrn Scheidthauer lag die Entscheidung auf der Hand, gleich das praktische Zusatzmodul DIGI-FORM einrichten zu lassen. Dieses digitale Kundenformular ermöglicht es Ihnen, die Berichte und Abnahmeprotokolle digital abzubilden und auszufüllen. Der Kunde kann direkt auf diesem virtuellen Vordruck unterzeichnen und erhält anschließend eine Kopie des Berichtes per E-Mail. Die Daten werden im Anschluss automatisch an die Auswertungssoftware DIGI-SOLUTION-ONE übertragen und stehen den Büromitarbeitern sofort zur Auswertung und zur Weiterbearbeitung zur Verfügung – auch wenn die Mitarbeiter im Ausland unterwegs sind.

Ein unkomplizierter Start in eine digitalisierte Arbeitswelt

Die Umstellung auf die neue Zeiterfassung gelang bei BS-Klima unkompliziert. Innerhalb von 14 Tagen nach der Schulung hatten die Mitarbeiter*innen die neuen Abläufe verinnerlicht. Nach einigen internen Schulungen lief das neue System reibungslos. Der Geschäftsführer Herr Scheidthauer ist nach wie vor überzeugt von dem cleveren und einfach bedienbaren Zeiterfassungssystem von DIGI. Als großen Pluspunkt sieht er vor allem die Nachweisbarkeit der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, die für Transparenz sorgt und eine exakte Abrechnung an den Endkunden und an die Mitarbeiter ermöglicht.

https://www.bs-klima.de/

www.digi-zeiterfassung.de