Vimcar-Studie zeigt: Digitale Schwachstelle im Facility Management – der Fuhrpark?

• Vimcar-Studie unter Facility-Management-Betrieben zeigt: 56 % der Unternehmen setzen noch keine digitale Lösung im Flottenmanagement ein
• Mehrheit der Betriebe hat Schwierigkeiten bei Kostenanalyse
• Häufigste Probleme im Flottenmanagement lassen sich mithilfe von Fuhrpark-Software bereits heute vermeiden

Mehr als die Hälfte der Facility-Management-Betriebe setzen in der Fuhrparkverwaltung derzeit noch nicht auf digitale Lösungen. Das ist das Ergebnis der aktuellen Vimcar-Umfrage unter 120 Flottenmanagern aus der Branche. Die Studie zeigt außerdem, dass die Mehrheit der Betriebe die Kosten ihrer Fuhrparks nicht genau analysieren kann und darüber hinaus vor allem mit der Schadensregulierung und unvollständig ausgefüllten Fahrtenbüchern zu kämpfen hat. Die Vimcar-Umfrage liefert ein detailliertes Bild zum Stand der Digitalisierung und den größten Herausforderungen bei der Flottenverwaltung im Facility Management.

Viele Probleme durch Digitalisierung vermeidbar

Bei der Digitalisierung des Flottenmanagements gibt es bei den befragten Betrieben noch deutlich Luft nach oben: Derzeit setzen 56 % der Unternehmen noch keine digitale Lösung für bestimmte Aspekte der Fuhrparkverwaltung ein. 74 % der Unternehmen setzen nach wie vor auf Excel, um ihre Flotten zu managen – zum Teil neben anderen Lösungen.

Beim Blick auf die Schwierigkeiten, mit denen die Unternehmen bei der Flottenverwaltung zu kämpfen haben, zeigt sich: Viele Probleme ließen sich bereits heute durch den Einsatz einer Fuhrpark-Software vermeiden. 56 % der Befragten geben an, dass sie am meisten mit der Kostenverwaltung und -analyse zu kämpfen haben. Bei allen Unternehmen verursachen darüber hinaus das Schadenmanagement (46 %) und die Fahrtenbücher (42 %) am häufigsten Schwierigkeiten.

„Unsere Studie hilft uns zu verstehen, womit Betriebe bei der Flottenverwaltung am meisten zu kämpfen haben und mit welchen Lösungen wir ihnen helfen können. Die Ergebnisse bestätigen unseren Weg, eine umfassende All-in-One-Lösung anzubieten, mit der Betriebe sämtliche Aspekte des Fuhrparkmanagements aus einer einzigen Software heraus verwalten können. Schon heute bieten wir neben der digitalen Fahrtenbuchführung eine integrierte Kostenanalyse sowie Möglichkeiten zur Schadensregulierung.“, erklärt Andreas Schneider, Geschäftsführer von Vimcar.

Digitale Fuhrparkverwaltung als Wachstumshebel für den Mittelstand

Die Vimcar-Daten zeigen außerdem: 81 % der Betriebe erlauben ihren Mitarbeitern eine Mischnutzung ihrer Fahrzeuge für geschäftliche und private Zwecke. Mit einer digitalen Fahrtenbuchlösung reduzieren Unternehmen erheblich den Verwaltungsaufwand und führen ihre Fahrtenbücher tatsächlich finanzamtkonform. Betriebsprüfungen und hohe Nachzahlungen werden so vermieden. Zudem können Arbeitnehmer pro Dienstwagen jährlich bis zu 2.785 Euro an Sozialabgaben sparen.

Bislang beklagen 52 % der von Vimcar befragten Fuhrparkverantwortlichen, die im Moment noch keine digitale Lösung einsetzen, dass Fahrtenbücher nicht immer sauber ausgefüllt sind. Der Einsatz einer Software anstelle händischer Dokumentation kann hier also Abhilfe schaffen.

Zudem geht aus der Vimcar-Studie hervor, dass 47,5 % der Befragten bis zu zehn Stunden pro Woche in die Fuhrparkverwaltung investieren – bei ganzen 26 % sind es sogar mehr als zehn Stunden wöchentlich. Gerade für mittelständische Betriebe stellt das Flottenmanagement also eine außergewöhnliche Belastung dar, bedenkt man, dass Mitarbeiter in KMUs den Fuhrpark meist neben anderen Aufgaben verwalten. Mithilfe einer umfassenden Software-Lösung kann der für die Flottenverwaltung nötige Zeitaufwand um 25 % reduziert werden. Zudem profitieren Betriebe von 15 bis 20 % Kostenersparnis. Durch das integrierte, digitale Schadenmanagement lassen sich Ausfallzeiten um ein Viertel reduzieren und bis zu 24.000 Euro jährlich an Reparaturkosten einsparen. Die Zahl der Werkstattfahrten kann sogar um 75 % reduziert werden.

Die Digitalisierung der Fuhrparkverwaltung stellt also einen Wachstumshebel für mittelständische Betriebe dar, da sich der Aufwand für das Flottenmanagement reduzieren und die Effizienz steigern lässt. Die entscheidenden Vorteile einer Fuhrpark-Software haben zahlreiche Betriebe offenbar bereits erkannt. Immerhin 42 % der befragten Flottenmanager geben an, den Einsatz einer Software innerhalb der nächsten sechs Monate zu planen. 56 % der Verantwortlichen gehen davon aus, dass die Belegschaft der Einführung einer digitalen Lösung offen gegenübersteht und lediglich 14 % erwarten Widerstand vonseiten der Geschäftsführung.