So profitieren Unternehmen von Prozessoptimierung

Im Zuge der digitalen Transformation gewinnt das Thema Prozessoptimierung rasch an Bedeutung. Zudem hat die Pandemie eindrucksvoll vor Augen geführt, welche wichtige Rolle nahtlose digitale Prozesse bei der Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes spielen. 

Der Industrieanalyst Aberdeen hat für die aktuelle Studie „Prozessoptimierung in der Fertigungsbranche: der Schlüssel zum Erfolg“ fünf wesentliche Entwicklungen herausgearbeitet, die die Prozessoptimierung entscheidend vorantreiben:

• steigendes Innovationstempo bzw. veränderte Geschäftsmodelle (34 Prozent der befragten europäischen Hersteller)
• klare Abgrenzung zu Wettbewerbern (34 Prozent)
• erforderliche Kosteneinsparungen (31 Prozent)
• Notwendigkeit für eine bessere und flexiblere Reaktion auf Geschäftsanforderungen (30 Prozent)
• verändertes Angebot erfordert dynamische Herstellungs- und Einkaufsprozesse (30 Prozent)

Wie kann ein ERP-System bei der Prozessoptimierung helfen?  

Moderne ERP-Anbieter unterstützen Unternehmen, die die Wichtigkeit von Prozessoptimierung erkannt haben, auf mehreren Ebenen. Diese lassen sich in drei Kategorien einteilen: technische Maßnahmen, organisatorische Maßnahmen sowie Verfahren und Vorgehensweisen.

Letztere beginnen bei der Identifizierung von Optimierungspotenzialen: Stichwort Process Mining. Diese Methode macht sichtbar, was tagtäglich in den Systemen – und damit im Unternehmen – abläuft und wo sich Lücken in der Prozesslandschaft befinden, die geschlossen gehören.

Eine ERP-Lösung hilft sowohl technisch bei der Integration unterschiedlicher Systeme als auch bei der Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen sowie bei der Steigerung der Datenqualität und Prozessautomatisierung.

Hier wird das Thema künstliche Intelligenz (KI) zunehmend wichtiger. Der Trendstudie „Mehrwerte schaffen für den Mittelstand durch ERP-Software“ von teknowlogy | PAC und proALPHA zufolge sehen 61 Prozent der befragten Unternehmen in KI großes Potenzial, um Prozesse zu verbessern. Die Bandbreite reicht hierbei von der smarten Unterstützung bei der Dateneingabe bis hin zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben.

Da die Qualität von Prozessen auch sehr stark von den Mitarbeiter*innen selbst abhängig ist, unterstützt eine zukunftsweisende ERP-Software zudem mithilfe integrierter Lerninhalte, die nicht nur die Funktionen und zugrundeliegende Prozesse erläutern, sondern auch Best Practices aufzeigen.

Werden neue Prozesse eingeführt, etwa auf Best-Practice-Basis, helfen entsprechende Modellierungs- und Verwaltungstools. proALPHA arbeitet in diesem Bereich mit der BIC Cloud BPM Suite von GBTEC, die direkt über die ERP-Software genutzt wird. Damit ist sichergestellt, dass die Prozesse in der ERP-Lösung perfekt abgebildet werden. 

Beispiele für Prozessoptimierung mit ERP-Unterstützung

Eine zukunftsweisende ERP-Lösung hilft Unternehmen dank eines hohen Funktionsumfanges direkt bei der Optimierung der Prozesslandschaft. Sie ist auch indirekt wirksam, indem sie Technologien wie den „Enterprise Service Bus“ und „Retrofitting“ unterstützt. Hier ein paar Beispiele aus der Praxis:   

Ein typisches Problem gerade in mittelständischen Unternehmen besteht darin, dass die Betriebsdatenerfassung (BDE) und die Personalzeiterfassung (PZE) häufig als voneinander getrennte, nicht vernetzte Systeme abgebildet sind, wodurch identische Datenbestände mehrfach eingepflegt werden müssen. Werden die Betriebs- und Personaldaten dagegen mit einem ERP-System wie proALPHA gekoppelt, stehen die Stammdaten als „single source of truth“ direkt und überall zur Verfügung.

Damit der Einkauf rechtzeitig bestellen kann, braucht er aktuelle Daten aus der Konstruktion. Der Idealfall ist die direkte Integration von ERP- und CAD-System. Dann greift der Einkauf nämlich direkt auf freigegebene Stücklisten sowie Zeichnungen zu und kann rechtzeitig aktiv werden.

Heterogene IT-Landschaften mit unterschiedlichen Technologien und einer Vielzahl an Schnittstellen verursachen einen hohen Wartungsaufwand und verlangsamen Geschäftsprozesse. Um den Informationsfluss zu harmonisieren und zu beschleunigen, setzen immer mehr Unternehmen auf serviceorientierte Architekturen wie einen Enterprise Service Bus (ESB) in Verbindung mit einer modernen ERP-Lösung.

Ältere Maschinen und Anlagen bieten oftmals keine modernen Kommunikationsschnittstellen. Eine einfache Lösung: Mit einem Minirechner wie dem Raspberry Pi, der zwischen Maschine und ERP-Lösung geschaltet wird – Stichwort Retrofitting – können beide Seiten nahtlos miteinander kommunizieren und etwa Produktionsbefehle austauschen. 

Wie Prozessoptimierung strategisch unterstützt

Die Autoren der eingangs erwähnten Studie von Aberdeen haben auch herausgearbeitet, welche strategischen Vorteile die erfolgreichsten europäischen Fertigungsunternehmen nach der Prozessoptimierung erzielten. Diese konnten: 

• 31 Prozent mehr Neuprodukte einführen, mit denen sie ihre Produktionsziele erreichen,
• ihre Ausfallzeiten im Vergleich zum Vorjahr um das 2,4-Fache reduzieren,
• im Vergleich zum Vorjahr 1,4-mal schneller zu Entscheidungen gelangen,
• mit 37 Prozent ihre Qualitätsziele bereits bei Designfreigabe erreichen sowie,
• ihre Gesamtanlageneffektivität im Vergleich zum Vorjahr um 34 Prozent erhöhen.

Auf den Punkt gebracht: Prozessoptimierung zahlt sich aus – vorausgesetzt, die Maßnahmen umfassen nicht nur die technische, sondern auch die organisatorische Ebene bis hin zum einzelnen User. Eine moderne ERP-Lösung wie proALPHA deckt mit seiner umfangreichen Funktionalität alle Bereiche ab und sorgt unter anderem dafür, dass sich die Geschäftsabläufe unterbrechungsfrei und vollständig digitalisiert in die Prozesslandschaft des Unternehmens einfügen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie reichen von geringeren Kosten und höherer Qualität bis hin zur Steigerung der Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter*innen als eigentliche Erfolgsfaktoren jedes Unternehmens.

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