Teilnehmermanagement-System wird zu Terminbuchungs-Tool für Covid-Impfungen

Das von meetingmasters.de selbst entwickelte Teilnehmermanagement-System „moreEvent“ wird im Rahmen eines Pilotprojektes in Zusammenarbeit mit dem Hausarztzentrum Konz als Plattform zur Buchung von Impfterminen eingesetzt.

Seitdem Hausarztpraxen in die Impfstrategie der Bundesregierung einbezogen wurden, können diese ihre Patienten gegen Covid impfen. Die Einbindung in die Impfkampagne bedeutet für viele Praxen jedoch einen erhöhten Organisationsaufwand bei der Vergabe der Impftermine. Auch die Praxisabläufe im Hausarztzentrum Konz wurden durch den Impfstart massiv gestört. Um die Terminanfragen für die Impfungen zu beherrschen, wurde daher ein Tool installiert, mit dem Patienten die Impftermine selbst online buchen können.

Der bundesweit tätige Trierer Veranstaltungsdienstleister meetingmasters.de stellt dafür sein Online-Tool „moreEvent“ – ein selbst entwickeltes Tool zur Registrierung und Verwaltung von Veranstaltungsteilnehmern – bereit. Von der Homepage des Hausarztzentrums werden Impfinteressierte auf die Terminbuchungsseite geleitet. Hier können sie sich zunächst auf der Webseite informieren. Die Inhalte werden durch das Praxis-Team über ein integriertes Content-Management-System (CMS) eingepflegt. Auch die verfügbaren Impftermine werden mit wenigen Handgriffen über das CMS von moreEvent tagesgenau ins Internet gestellt. Dort können die Patienten ihren Wunschtermin aussuchen. Der gewählte Termin besteht dabei immer aus einem Termin für die Erst- und einem Termin für die Zweit-Impfung. Nachdem der Patient das Termin-Paar ausgewählt hat, erhält dieser automatisch eine verbindliche Bestätigung per E-Mail. Die Buchbarkeit der eingestellten Termine lässt sich begrenzen. Sobald das hinterlegte Kontingent ausgeschöpft ist, schließt das Tool automatisch die Buchbarkeit.

„Durch das Verlegen und Zusammenfassen wichtiger Informationen und Arbeitsschritte auf einer zentralen Internetplattform entfallen viele Arbeitsschritte sowohl für die Patienten als auch für unser Praxis-Team, das mit Hilfe des Systems erheblich entlastet wird“, berichtet Dr. Nadine Palzer, eine der Ärztinnen des Zentrums.

„Dank der Flexibilität unseres selbst entwickelten Tools können wir moreEvent in verschiedenen Kontexten einsetzen und mit wenigen Handgriffen an besondere Anforderungen anpassen. Wir freuen uns daher, dass unser Teilnehmermanagement-System neben den Eventmanagern nun auch Mitarbeiter*innen von Arztpraxen entlastet und wir damit einen kleinen Teil zur Bekämpfung der Pandemie beitragen können“, fasst Christoph Schwind, geschäftsführender Inhaber von meetingmasters.de, zusammen.