Electric Paper Informationssysteme führt M-Files bei Plan International ein

Plan International ist eine unabhängige Organisation der Entwicklungszusammenarbeit und humanitären Hilfe. Im Jahr 2020 betreute allein das deutsche Büro des Kinderhilfswerks, Plan International Deutschland e.V., rund 360.000 Patenschaften.

Automatisierung, Transparenz und Effizienz zur Verwaltung der Datenvielfalt benötigt

Die dazu notwendigen Dokumente, Unterlagen und Daten – von der Patenvereinbarung, über Kontaktdaten bis zum SEPA-Mandat für den Lastschrifteinzug – erzeugen enorme Mengen an Informationen, mit denen Plan International umgehen muss. Automatisierung, Transparenz und Effizienz sind dabei wesentliche Garanten dafür, dass die Kostenquote für die eigene Verwaltung trotz Wachstum niedrig bleibt und so die Spenden den Kindern und ihren Familien zugutekommen.

Plan International Deutschland suchte deshalb nach einem System, das sehr flexibel die Bedürfnisse einzelner Nutzergruppen und Prozesse abbildet, zugleich eine stringente zentrale Verwaltung erlaubt und den abteilungsübergreifenden Austausch fördert.

Im Rahmen eines sehr fundierten Auswahlprozesses konnte sich M-Files deutlich gegen die Wettbewerber durchsetzen. Besonders begeisterte das einzigartige 360-Grad-Konzept, das alle Informationen von Dokumenten oder auch von strukturierten Daten im jeweils relevanten Kontext bereitstellen kann. Auch die einfache Erweiterbarkeit ohne langwierige Programmierung überzeugte Plan International. Für die Projektumsetzung entschied sich das Kinderhilfswerk für den langjährigen M-Files-Partner Electric Paper Informationssysteme aus Lüneburg.

„M-Files war in der Anschaffung nicht die günstigste Lösung, aber bot uns im Vergleich zu den Wettbewerbern so viel mehr Möglichkeiten zur Automatisierung, für Synergien und eigenständigen Ausbau, dass es wirtschaftlich die beste Lösung ist. Zudem ist M-Files wesentlich weniger kompliziert und pflegeleichter als die anderen Produkte“, beschreibt Rudi Gatzemeyer, Abteilungsleiter Organisation, Logistik & Infrastruktur bei Plan International Deutschland e.V., die wirtschaftlichen Aspekte der Entscheidung.

Eingangsrechnungsverarbeitung als erster großer Workflow

Als erster großer Workflow wurde die Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit M-Files umgesetzt. Sofern nicht bereits digital vorliegend, werden dazu alle eingehenden Rechnungen digitalisiert und mit der Zusatzkomponente ChronoScan ausgewertet. Dabei werden u.a. die einzelnen Rechnungspositionen aufgeschlüsselt und zugeordnet. Anschließend erfolgt der jeweils notwendige Freigabeprozess, in dem die verantwortlichen Stellen die Rechnungen mithilfe komfortabler Auswahllisten digital freigeben. Aus M-Files heraus werden die Buchungs- und Zahlungsanweisungen anschließend durch einen selbstentwickelten Dienst an das Rechnungswesen bzw. die eingesetzte Datev-Lösung übertragen.

Höchster Schutz und übersichtliche Ablage für Projektdaten und Verträge

Plan International Deutschland ist sehr stark von Projekten geprägt. Deutlich mehr als 100 Projekte werden jedes Jahr bearbeitet und mit einem selbst entwickelten System für Projektmanagement und CRM verwaltet. Das sind Daten von vielen hunderttausend Spendern und zahlreichen Projekten. Datensicherheit und Datenschutz sowie eine verlässliche Umsetzung der DSGVO sind für Plan daher unerlässlich. Hierzu wurde auf Basis von M-Files ein dediziertes Datenschutz-Management-Konzept entwickelt und umgesetzt, damit die Vielfalt an Dokumenten sicher und transparent in M-Files abgelegt werden kann.

Alle Verträge werden in einem zentralen Vertragsmanagement mit M-Files zusammengeführt. In regelmäßig stattfindenden Audits sind so alle Verträge auswertbar und übersichtlich an einem zentralen Ort zusammengefasst und effizient prüfbar.

Nutzerinnen und Nutzer werden durch teilautomatisierte Prozesse unterstützt

Die Rückmeldung der rund 300 Nutzerinnen und Nutzer ist sehr positiv: Sie profitieren vom einheitlichen und übersichtlichen Zugang zu allen relevanten Informationen, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen und werden durch teilautomatisierte Prozesse bei lästigen Routineaufgaben unterstützt.

„Die Komplexität des Informationsmanagements hat sich bei Plan International Deutschland in den letzten Jahren mindestens verdoppelt, wenn nicht vervielfacht. Mit M-Files konnten wir dieses rasante Wachstum meistern und unsere langfristige IT-Strategie effizient umsetzen, indem wir zentrale Konzepte zur Datenhaltung, zur Bereitstellung unterschiedlichster Anwendungsfälle sowie für Datenschutz und Governance sicher realisiert haben“, zieht Gatzemeyer als Fazit zum bisherigen Projekt.

Die in der vergleichsweise großen Länderorganisation in Deutschland gesammelten Erfahrungen, Best Practices und Systemkonfigurationen sollen nun als Blueprint für kleinere Landesorganisationen wie etwa die der Schweiz dienen können. Außerdem plant das Kinderhilfswerk die Automatisierung weiterer Prozesse sowie den Ausbau des Portals „Mein Plan“ mit M-Files.

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files: https://www.m-files.com/…

Lesen Sie die ganze Case Study unter: https://m-files-german.ufcontent.com/…

Zusammenfassung
Electric Paper Informationssysteme führt M-Files bei Plan International ein. Kinderhilfswerk profitiert von intelligentem Informationsmanagement und moderner Prozessunterstützung. Höchste Sicherheit und Transparenz gehörten zu den wichtigsten Anforderungen.

Keywords
Intelligentes Informationsmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, Audit, Dokumentenmanagement, Plan International, Electric Paper Informationssysteme