Workforce Management – So wird Ihr Aussendienst Effizient
DEFINITION DES WORKFORCE MANAGEMENT
Korrekt definiert umfasst das Workforce Management im Außendienst die optimierte Disposition von mobilen Ressourcen. Dazu gehören in einem Betrieb, in dem Außendienstmitarbeiter*innen tätig sind folgendes:
• Mitarbeiter*innen
• Fahrzeuge
• Maschinen
Doch was bedeutet das konkret? Im Grund genommen muss ein/e Außendienstmitarbeiter*in mit dem passenden Equipment immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Diese beiden Faktoren geben die Aufträge vor. Ziel sollte immer sein, dass Stillstände vermieden werden und die Anfahrtswege möglichst kurzgehalten werden. Zudem sollten immer das Werkzeug und die Maschinen vorhanden sein, die benötigt werden. Bestehen Unterschiede in der Ausbildung und den Skills der Mitarbeiter*innen, geht dies ebenfalls in die Organisation der Belegschaft ein.
HERAUSFORDERUNGEN DES WORKFORCE MANAGEMENT
Workforce Management gibt es in jedem Unternehmen. Doch immer dann, wenn es um den Außendienst geht, kommen eine Reihe von Einflussfaktoren ins Spiel, die nur sehr schwer planbar sind. Ein modernes Management des Außendienstes ist daher etlichen Herausforderungen ausgesetzt. Kurzfristige Absagen, Staus auf der Anfahrt oder Baustellen, die die Außendienstmitarbeiter*innen zu einem Umweg zwingen, sind Teil dieser Faktoren. Unter Umständen dauert ein Termin auch unerwartet länger. Wichtig ist hierbei, dass das eingesetzte System in Echtzeit auf diese Einflüsse reagiert und die Tourenplanung entsprechend anpasst. Nur so ist zu jeder Zeit ein effizienter Einsatz der Ressourcen gewährleistet.
Eine moderne Softwarelösung kann Ihnen die Einsatzplanung erheblich vereinfachen. Mitarbeiter*innen können unterwegs stets Änderungen hinterlegen. Ein Termin fällt aus oder ein Notfalleinsatz kommt hinzu und schon passt die Software den Terminkalender in Echtzeit an. Zudem kann auch die Zentrale neue Termine einspeisen oder Absagen kommunizieren. Für den Außendienst bringt dieser Weg mehr Zeit, sich auf die seine eigentliche Arbeit zu konzentrieren.
SOFTWARELÖSUNGEN UND DIE VORTEILE FÜR DEN AUßENDIENST
Eine moderne Software hilft Betrieben dabei, eine einfache Planung des Personals sicherzustellen. Denn diese kann nicht nur für mehr Effizienz sorgen, sondern hat auch für die Außendienstmitarbeiter*innen im Alltag etliche Vorteile. Dazu gehören:
• automatische Anpassung der Tour
• Reaktion in Echtzeit auf unvorhersehbare Einflussfaktoren
• gute Übersicht für die Außendienst-Mitarbeiter*innen
• unnötige Umwege und Stillstände werden vermieden
FAZIT – DANK MODERNER SOFTWARE ZU EINEM OPTIMALEN WORKFORCE MANAGEMENT
Die Zahl der Einflussfaktoren, die auf die Workforce einwirken, ist groß. Mit alten Systemen kann auf diese Vielzahl an Punkten nur sehr schwer und unflexibel reagiert werden. Daher ist es wichtig, dass moderne Software-Lösungen zum Einsatz kommen, die in Echtzeit auf diese Faktoren reagieren und so zu jeder Zeit zu einem optimalen Einsatz im Bereich des Außendienstes beitragen. Nur so können die Unternehmen in eine erfolgreiche Zukunft blicken und konkurrenzfähig bleiben.
Wir sind FLS. Wir sind FAST LEAN SMART.
Seit fast 30 Jahren entwickelt und vertreibt die FLS GmbH Echtzeit-Software für Termin- und Tourenplanung, Workforce Management und Mobile Lösungen. Das Produktportfolio um FLS VISITOUR, FLS MOBILE, FLS PORTAL und DISPATCH NOW basiert auf dem einzigartigen PowerOpt-Algorithmus, der durch Präzision und Schnelligkeit selbst bei hohem Auftragsvolumen und sehr spezifischen Aufgabenstellungen individuelle, optimale Planungsergebnisse in Echtzeit erzielt. Dabei decken die Lösungen von FLS den gesamten Service- und Lieferprozess von der Simulation, Planung und Disposition über die Durchführung bis hin zu Monitoring und Analyse ab. So bildet FLS die Anforderungen jedes Service- und Logistikbusiness in einer Echtzeit-Termin- und Tourenplanung ab: schnell, effizient und sehr smart.
FLS VISITOUR – Optimale Termin- und Tourenplanung in Echtzeit
Um eine optimale Termin- und Tourenplanung zu erzielen, spielen Echtzeitdaten und deren Nutzung für vollautomatische Prozesse eine große Rolle. Der PowerOpt-Algorithmus reagiert in Zeiträumen bis zu 0,1 Sekunden vollautomatisch auf Änderungen und realisiert sofort eine Tourenoptimierung. Störungsmeldung vom Kunden oder ein krankheitsbedingter Ausfall beim Servicepersonal? Die Software optimiert nicht nur die Tour des betroffenen Mitarbeiters, sondern bezieht sämtliche Termine in die Neuberechnung des Gesamtplans mit ein. Sind weitere Parameter zu beachten? Restriktionen wie Pausen- oder Öffnungszeiten, Fahrtkosten und zulässige Streckenkilometer sowie individuell definierte Konstanten und Zielvorgaben – FLS VISITOUR bindet alle Faktoren in die optimierte Planung ein.
FLS MOBILE – Optimale Vernetzung von Unternehmen, Außendienst und Kunden
Die mobile Lösung FLS MOBILE ermöglicht eine ständige Interaktion zwischen Innen- und Außendienst. Der Mitarbeiter vor Ort erhält sämtliche Informationen, die er für die Erledigung des Auftrags benötigt, auf seinem mobilen Gerät und wird optimal im Workflow unterstützt: Bestände buchen, Bestellungen vornehmen, Kundenberichte oder Lieferscheine erstellen – im durchgängigen digitalen Prozess gibt es keine Barrieren mehr in der Auftragsdisposition und -abwicklung. Gleichzeitig wird durch Echtzeit-Statusrückmeldungen der App die Tourenplanung permanent optimiert. So können freigewordene Kapazitäten neu verplant oder Termine, die nicht mehr erfüllbar sind, rechtzeitig verschoben werden.
FLS PORTAL – Individuelle Online-Self-Service-Terminportale für jedes Business
Das Online-Terminportal bietet die Möglichkeit, Endkunden mittels eines 24/7-Webportals in Echtzeit optimierte Termine in kurzen, kundenfreundlichen Zeitfenstern anzubieten. Nach Terminauswahl des Endkunden werden die Touren permanent innerhalb der vereinbarten Zeitfenster weiter vollautomatisch optimiert. FLS PORTAL ist individuell konfigurierbar und kann nahtlos in bestehende Online-Shops integriert werden.
DISPATCH NOW – Wunschtermin-Logistik bei maximaler Kosteneffizienz
Mit DISPATCH NOW stellt FLS eine cloud-basierte Logistik-IT-Lösung vor, die Kunden- und Anbietererwartungen gleichermaßen gerecht wird. DISPATCH NOW powered by FLS verbindet Kundennutzen (Wunschtermin) und Wirtschaftlichkeit (Kosten-effizienz) in einer vollautomatischen Disposition, Termin- und Lieferplanung und ist damit die sorgenfreie Komplettlösung für Logistikdienstleister sowie Akteure im stationären Handel und E-Commerce mit selbst zu verplanenden Auslieferungs-ressourcen. Für sie bietet die Echtzeit-Cloud-Lösung einen vollautomatischen – vom Endkunden selbst initiierten – transparenten Prozess vom Terminvorschlag bis zum Erhalt der Ware / Lieferung.
FLS Echtzeit-Softwarelösungen – weltweit im Einsatz, in allen Branchen zu Hause
FAST LEAN SMART ist international im Einsatz für Field Service Management, Mobile Workforce Management und Delivery Solutions. Und steht dort für Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, hohe Kosteneinsparungen und Transparenz in durchgängig digitalisierten und smart automatisierten Prozessen. Namhafte Kunden wie Jungheinrich, MEDIA-SATURN, REWE und Sky vertrauen auf FLS Produkte und profitieren von den Wettbewerbsvorteilen einer maximalen Ressourcenauslastung, Kosteneinsparungen von über 20% sowie einer signifikanten Servicequalitäts-steigerung. FLS-Lösungen sind in den verschiedensten Branchen, wie z.B. der Energieversorgung, der Lebensmittelindustrie, im Facility Management, bei Versicherungen oder auch in der Kälte- und Wärmetechnik weltweit erfolgreich im Einsatz. Der Software-Spezialist aus Norddeutschland treibt seine internationale Expansion mit Niederlassungen in England und den Niederlanden voran. Seit Herbst 2018 ist der DBAG Expansion Capital Fund (DBAG ECF) Investitionspartner der FLS GmbH. Der DBAG ECF wird durch die Deutsche Beteiligungs AG (DBAG) beraten, welche auch eigene Mittel co-investiert.
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