Schon vor dem Meeting wissen, was Fakt ist

Viel seltener als über die vergeudete Arbeitszeit wird über einen Missstand gesprochen, mit dem sich die Geschäftsführung häufig herumschlägt. Sie erfährt oft erst während des Meetings, an welcher Stelle ein Problem aufgetreten ist, und nicht vor dem Treffen. Der Effekt ist, dass kein gedanklicher Vorlauf besteht und der Fall ad hoc gelöst werden muss. Oder noch schlimmer: Die Leitung bekommt viel zu spät erst durch einen Zufall oder gar nichts von dem Problem mit. Der betreffende Mitarbeiter hatte es im Meeting nicht angesprochen, sondern wollte es selber noch ausbügeln. Die Folgen fürs Unternehmen kann man sich ausmalen.

Aus diesen Beobachtungen heraus hat die Firma Stella Systemhaus Dresden eine IT-Lösung entwickelt, mit Hilfe der sich ein beliebiges Problem an irgendeiner Stelle im Unternehmen schnell erkennen lässt. „Unsere Software G2 ermöglicht der Geschäftsführung, die benötigten Informationen aus allen Abteilungen der Firma lange vor der Konferenz digital einzuholen und dann über die Lösung im Meeting zu diskutieren – und zwar nur mit den betreffenden Mitarbeitern“, informiert Stella-Geschäftsführer Dr. Gerd Staudinger. Geheimnis des Erfolgs: G2 könne im Gegensatz zu Branchenlösungen schnell und ohne fremde IT-Expertenhilfe auf sich täglich ändernde Fragestellungen reagieren, so Staudinger.

Aber wie ist es möglich, dass eine Software der Leitung Informationen aus allen Geschäftsbereichen liefert? „Dafür müssen wir uns den Job der Geschäftsführung näher ansehen: Ihre Aufgabe ist es, Prozesse zu steuern. Dafür müssen Anordnungen an die Mitarbeiter ausgegeben werden. Sie betreffen Abläufe, die besser oder – aufgrund neuer Umstände – anders gestaltet werden müssen“, erklärt Firmensprecherin Katrin Richter. Um gute Anweisungen erlassen zu können, müsse die Leitung über alle betrieblichen Prozesse Bescheid wissen. Sie benötige also Informationen z.B. aus der Planung, der Fertigung und dem Vertrieb, aus dem Service und der Allgemeinen Verwaltung. Und: Einmal getroffene Anordnungen müssten überprüfbar sein, sonst hätten sie wenig Sinn, fügt die Sprecherin hinzu.

Weiter haben sich die Entwickler von Stella gefragt, welche Kennzahlen Informationen über betriebliche Prozesse liefern können: Es sind der Soll-Ist-Vergleich, der Vergleich eines Ist-Wertes mit einem Wert aus der Vergangenheit und ein Langzeit-Trend. Hinzu kommen neue Kennzahlen, die aus einer neuen Anordnung resultieren. Sie machen wiederum neue Soll-Werte erforderlich.

„Wir haben zudem festgestellt, dass sich unabhängig von der konkreten Art des Fertigungsprozesses zwei Dinge digital messen lassen: die Qualität des Ergebnisses jedes Teilprozesses und der Zeitverbrauch für den Fertigungsprozess“, berichtet die Stella-Sprecherin. Die Qualität könne man mit dem G2-Ticketsystem messen, mit dem sich Fehler angeben lassen. Die Mitarbeiter lösten nach der Qualitätsprüfung – wenn nötig – ein Ticket, also eine Fehlermeldung, aus. So könne die Leitung z.B. sehen, wie sich die Zahl der Tickets entwickelt hat und daraus ihre Schlussfolgerungen ziehen.

Der Zeitverbrauch werde mit der G2-Zeiterfassungs-Software gemessen. Auf diese Weise bekomme die Geschäftsführung z.B. mit, wenn ein Arbeitsgang länger gedauert hat als gedacht. Fazit: „Wenn sich die Geschäftsführung vor dem Meeting mit Hilfe der Kennzahlen über Qualität und Zeitverbrauch aller Fertigungsprozesse informieren kann, ist sie bestens im Bilde über alles, was in der Firma geschieht, und für die Konferenz gut gerüstet“, resümiert  Richter.

Bleibt die Frage, warum nur eine Software wie G2 diese Kennzahlen liefern kann. „Die Schwierigkeit für die Leitung besteht darin, dass sie es mit ganz verschiedenen Problemen zu tun hat und ein gelöstes Problem oft ein neues erzeugt“, erklärt die Unternehmenssprecherin. Deshalb müsse sie auch ständig neue Kennzahlen beobachten können. Dafür aber seien beispielsweise Branchenlösungen nicht gemacht. Warum? „Wenn sich die Kennzahlen ändern, müssen neue Algorithmen gefunden werden, die diese Kennzahlen auswerten. Das können die Mitarbeiter in der Regel nicht selber“, begründet Richter. Dafür bräuchten sie externe Software-Spezialisten. Das koste wieder Zeit und Geld.

Für ein generisches, also allgemeingültiges und branchenunabhängiges, IT-System wie G2 hingegen brauche es keine Programmierkenntnisse. Damit ließen sich beliebige Indikatoren ohne fremde Hilfe darstellen und binnen kurzer Zeit selbst an neue Gegebenheiten anpassen – exakt so, wie man es benötigt. Vergleichbar sei G2 mit dem Tabellen-Kalkulationsprogramm Excel. „Doch dort benutzen die Mitarbeiter alle ihre eigenen Excel-Formulare, so dass die Daten, insbesondere Langzeit-Trends, nicht zentral auswertbar sind“, sagt Geschäftsführer Staudinger. Zudem lägen die Daten bei Excel nicht auf einem Datenbankserver.

Diese Nachteile hat die Firma Stella Systemhaus nach Angaben ihres Chefs beseitigt. „Bei G2 arbeiten sämtliche Mitarbeiter mit den gleichen Formularen, in die sich nur getypte und damit vergleichbare Daten eintragen lassen“, betont er. In die Lösung integriert sei ein ausgeklügelter Berichteplaner. Damit könne sich jeder Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung die benötigten Daten schnell und einfach selbst zusammenstellen und verdichten. Das ermögliche auch der Geschäftsführung, die wichtigsten Informationen aus allen Abteilungen der Firma einzuholen und auszuwerten – schon vor dem Meeting wie gesagt. Und die Daten befänden sich allesamt auf einem sicheren Datenbankserver.

Zum Verständnis: G2 ist eine flexible generische Lösung mit ganzheitlichem Ansatz. Damit lassen sich sämtliche betriebsrelevanten Unternehmensdaten verwalten. Die Software ist entwickelt worden für Anwender, die mit Excel umgehen, aber nicht programmieren können. Mit G2 lassen sich Daten aus allen gängigen Office-Datenquellen (Excel, Access, Text, Zwischenablage, XML), ODBC und Webservices importieren, effizient zusammenführen und analysieren. Die Technologie erlaubt, Daten aus der Finanzbuchhaltung, aus ERP- und CRM-Systemen zu verknüpfen.

www.stella-systemhaus.de