Check-In App mit Covid-19 Backtracing im Büro

Homeoffice, Mobileoffice, Remote Work – vieles ist mittlerweile möglich, doch so ganz kann das Büro noch nicht aus der Arbeitswelt verschwinden. Um so wichtiger ist es daher, die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten. De E.ON Konzern macht es vor: sein neues Büro-Check-in-Tool ermöglicht eine flexible Organisation der Bürobelegung. Matthew Timms, Chief Digital and Technology Officer bei E.ON, kommentiert auf :

"Mitarbeiter haben jetzt eine einfache Möglichkeit, ihre Präsenz in unseren Büros zu buchen. Dieses Tool trägt dazu bei, dass die maximale Bürobelegung nie überschritten wird." (2020 LinkedIn)

Die gute Nachricht für alle anderen ist, dass der Konzern kurzerhand entschieden hat die App als Open Source auch anderen Unternehmen kostenlos zur Verfügung zu stellen. Damit entfallen lange Entwicklungszeiten, was angesichts der Dynamik der aktuellen Pandemielage, von unschätzbarem Wert ist.

Und nicht nur für Großkonzerne, denn auch kleine und mittelständische Unternehmen brauchen den Überblick darüber, wann und von welchen Mitarbeitern Büroflächen genutzt wurden, um eine Lückenlose Nachverfolgung von Kontakten sicher zu stellen.

Auch cronos hat mittlerweile eine eigene maßgenschneiderte Check-In App ausgerollt, die Werkstudent Tim Sippel (cronos), in nur wenigen Tagen programmiert hat. Dabei hat er den E.ON Open Source Code auf die Bedürfnisse der Unternehmensberatung und Ihrer Standorte angepasst und weitere Funktionen hinzugefügt, wie z.B. eine Liste für den Standort-Manager, um alle Buchungen pro Tag für jeden Standort anzuzeigen. Das Prinzip erklärt Tim Sippel:

Im Gegensatz zur E.ON verwenden wir in der cronos weniger Teams mit fest zugewiesenen Flächen. Stattdessen können cronologen in allen Flächen eine Buchung durchführen. Um diese Trennung von Teams und Flächen aufzuheben, wurde der Flächenverwaltungsprozess entfernt und alle Mitarbeiter haben die Möglichkeit, an allen Standorten alle Flächen zu buchen. Um nun zu verhindern, dass unnötig viele Termine schon belegt sind, wurde eine Auslastungsanzeige implementiert, mithilfe dessen Mitarbeiter schnell eine Übersicht erhalten können, ob dieser Raum für eine Buchung geeignet ist. Da auch das Corona- Tracing für uns eine wichtige Rolle spielt, sollten alle Aufenthalte im Büro nachgehalten werden. Dies impliziert jedoch auch, dass mehr als 3 Daten auf einmal gebucht werden müssen, um die Usability zu gewährleisten. Für alle Mitarbeiter steht es offen, ob sie nun einzelne Daten buchen möchten oder ganze Zeiträume angeben. So ist es uns gelungen, dass Office Check-In Tool der E.ON, welches unter einer Open-Source-Lizenz veröffentlicht wurde, ideal auf unsere Bedürfnisse anzupassen und das Layout zu individualisieren.

Das Tool ist bei cronos seit Mitte Januar im Einsatz und ermöglicht die ganzheitliche Erfassung aller Mitarbeiterkontakte an den Standorten. Dabei werden nicht nur die Open Work Spaces und Besucher registriert, sondern auch alle Innendienstmitarbeiter, die täglich im Büro vor Ort sind. Praktischerweise gibt die App auch direkt Auskunft darüber, wie viele Personen sich je Fläche und Büro anmelden dürfen und überwacht parallel die Gesamtzahl der zulässigen Personen im Standort. Für cronos ist bereits klar, dass die App mit weiteren Features ausgestattet und auch über ein mögliches Ende der Covid-19 Einschränken hinaus eingesetzt werden soll.