Woodstock oder deutsche Ordnung ? – CollabStack liefert mit Teams Center eine Lösung gegen unkontrolliertes Wachstum der Microsoft Teams Räume

Den Endnutzern bietet sich die Möglichkeit mit Hilfe eines Formulars, Anfragen an ausgewählte Genehmiger zu senden, um mit dessen Zustimmung automatisch Teams Räume erstellen zu lassen. Ausgefüllte Formulare mit allen enthaltenden Metadaten stellt CollabStack in MS Teams und in SharePoint zur Verfügung. Dadurch wird einen Überblick über die Änderungen, die in der Teams Umgebung stattfinden, geschaffen. Jetzt kann verfolgt werden welche Benutzer wann und von wem in die Teams Räume hinzugefügt werden. Auditing Szenarien sind verfolgbar. Endnutzern ohne Admin-Rechte können Microsoft Teams Räume erstellen. Zusätzlich wird verhindert, dass Endnutzer unkontrolliert zu Besitzern werden. So bleibt  die Teamstruktur unverändert.

Welche Probleme löst Teams Center?

1.    Unkontrolliertes Wachstum der MS Teams Räume: Durch die Genehmigungsprozesse können die MS Teams Räume nach deren Genehmigung erstellt werden. Die Genehmiger können außerhalb der IT-Abteilung ausgewählt werden, damit diese entlastet werden kann.

2.    Update Fähigkeit: Die standardisierten MS Teams Räume ermöglichen durch Provisioning Templates die Massenupdates von Teams Räumen. Dadurch muss die IT-Abteilung die Räume nicht manuell pflegen, sondern ein Provisioning Template wird gepflegt und dieses Template wird massenweise an den Teams Räumen angewendet.

3.   Balance zwischen Kontrolle und Freiheit – No-Admin Mode: Kein Benutzer wird als Besitzer des MS Teams Raums berechtigt sondern als Mitglied. Die Besitzer eines MS Teams Raums sind Site Collections Admins, die volle Macht auf einer SharePoint Site Collection haben. Teams Center hat eine eigene Berechtigungsschicht, bei der kein Benutzer ein Site Collection Admin ist, aber trotzdem in der Lage ist, neue Benutzer in den Teams Raum hinzuzufügen und zu entfernen.

4.    Hinzufügen/Entfernen von Mitglieder: Mitglieder des Teams Raum können neue Mitglieder in den Teams Raum hinzufügen. Je nach Konfiguration des Teams Raums können neue Benutzer direkt oder durch die Genehmigung der Teams Raum Besitzer hinzugefügt werden. Durch die vordefinierten Templates kann bestimmt werden, welche Teams Räume mit und welche ohne Genehmigung erstellt werden sollen. Durch die vordefinierten Berechtigungsstufen kann weiterhin unterschieden werden, ob Externe Benutzer in Teams Räumen erlaubt sein sollen oder nicht.

5.    Auditing / Change History der MS Teams Räume: Jede Änderung an den Teams Räumen wird durch Teams Center protokolliert. Diese Protokolle können die IT-Abteilung bei dem Audit der Teams Räume unterstützen.

6.    Standardisierte Räume ermöglichen ein besseres Reporting zum Beispiel mit Berichten für die Controlling Abteilung. Des Weiteren ermöglichen standardisierte Räume eine bessere User Adoption: zum Beispiel, wenn ein Benutzer an einem Projekt in einem Teams Raum gearbeitet hat und jetzt an einem anderen arbeiten soll, dann ist der Übergang zum anderen Projekt einfacher, da die Projekt Teams Raumstruktur immer gleich sein wird. Dadurch dass der Mitarbeiter sich nicht umstrukturieren muss ermöglicht das ein effizienteres Arbeiten.

7.    Standardisierung der Unternehmensprozesse in MS Teams: Es ist möglich Unternehmensprozesse wie Rechnungseingänge oder Rechnungsfreigaben durch Standardisierung abzubilden. Außerdem können IT-Governance Prozesse, sowie Genehmigungsprozesse in MS Teams abgebildet werden.

 8.   Anwendung der IT-Compliance Regeln in MS Teams: URL- und Namenskonventionen für Teams und SharePoint, nimmt der IT Aufgaben ab und verteilt die Last auf das gesamte Unternehmen.

Welche Features werden innerhalb von Team Center geboten?

Templates:
– Standardisierung der Teams Räume und SharePoint Teams Sites
– Automatisierte Bereitstellung diverser Kanäle, Registerkarten und Apps in Microsoft Teams
– Keine Strukturlosigkeit und Redundanz der Teams Räume
– Anpassbare Templates je nach Organisationsstruktur

Teams Governance:
– Mitarbeiterengagement durch Genehmigung bereichsspezifischer Verantwortungsstufen
– Detaillierte Historie über vorgenommene Veränderungen
– Individuelle Berechtigungserteilung
– Vielseitige Berechtigungsstufen
– Sichtbarkeit der Teams Templates: Die Templates können nach Benutzergruppen freigeschaltet werden.

Teams Compliance & Security:
– URL- und Namenskonventionen für Teams und SharePoint
– Sicherheitsstufen und Klassifikationen
– Retention Policies & Information Protection Label – Unterstützung
– Zusammenarbeit mit Externen

Updatefähigkeit:
– Massenupdates der Teams Räume und SharePoint
– Aktualität / Neuester Stand der Teams Räume

Metadaten und Tagging:
– About Team Funktionalität – Infobox
– Verfügbarkeit von spezifischen Teams-Raum Daten
– Auslösen von Workflows auf Basis der Metadaten des Teams-Raumes
– Automatische Verschlagwortung von Dokumenten

Suchcenter:
– Direkte Navigation, ohne Wechsel zwischen unterschiedlichen Applikationen
– Suchen und Filtern nach Teams-Räume
– Leichte Einstiegsseite für alle MS Teams Benutzer