Touchless E-Invoicing – Wie Künstliche Intelligenz die elektronische Rechnungsstellung verbessern kann

Künstliche Intelligenzen sind dazu konzipiert, das menschliche Gehirn zu imitieren. Diese Systeme lernen stetig hinzu. Dafür greifen sie auf historische Daten zurück. Statt sich nur auf eine Programmierung durch Menschen und explizite Anweisungen zu verlassen, können die KI-IT-Systeme automatisch lernen und sich verbessern.

Für die Studie „Künstliche Intelligenz in Unternehmen“ hat das Beratungsunternehmen PwC mit dem Markt- und Meinungsforschungsinstitut Kantar EMNID 500 Entscheider privatwirtschaftlicher Unternehmen befragt. Von den 4% KI-Anwendern setzen 70% die Technologie zur Datenanalyse bei Entscheidungsprozessen ein.

Anwendungen im Bereich Künstliche Intelligenz haben jedoch auch das Potential, gerade in alltäglichen, standardisierten Prozessen zu unterstützen: zum Beispiel im Bereich Rechnungswesen.

Aufdeckung von Anomalien im Rechnungswesen
Die Vorteile der Künstlichen Intelligenz liegen auf der Hand: Automatisch lassen sich große Datenbestände analysieren. So können bisher transferierte Rechnungen verarbeitet und auf bestimmte Muster hin durchleuchtet werden. Dabei kommen mögliche Abweichungen oder Fehler im Rechnungsverkehr zum Vorschein, die sonst verborgen geblieben oder zu spät entdeckt worden wären. Wie ein virtueller Detektiv findet die KI Fälle und Vorkommnisse, die anormal erscheinen und auf Fehler oder Systemausfälle hindeuten. Die Künstliche Intelligenz wird die entsprechenden Daten hervorheben und Warnungen generieren.

Touchless E-Invoicing: Berührungslose elektronische Rechnungsstellung
Dabei lassen sich nicht nur Fehler aus großen Datenmengen wie die Nadel im Heuhaufen herauslesen, sondern auch Standardprozesse weitestgehend automatisieren. Bei Dokumentenaustausch allgemein und bei Rechnungseingang speziell steht an erster Stelle der Datenempfang. Strukturierte oder unstrukturierte Daten gehen bei einem Unternehmen ein, zum Beispiel via EDI.

Im nächsten Schritt erfolgt die Überprüfung dieser Daten, je nach Prozess auch mit einer Konvertierung, Validierung oder einem Matching verbunden. Hier setzt nun die Künstliche Intelligenz an, welche die Anwendung von bestimmten Business Rules forciert und dabei auf den gesamten Erfahrungsschatz aus historischen Rechnungsdaten zurückgreift. Erst danach kommt erstmals ein Mitarbeiter aus der Abteilung zum Einsatz. Nach dem Vier-Augen-Prinzip kann diese Person den Blickwinkel der Künstlichen Intelligenz noch einmal kurz einer Kontrolle unterziehen und  schon steht dem Export oder Import der wiederholt geprüften, abgesicherten Daten nichts mehr im Wege.

Der Weg ins ERP-System verlief also über einen Touchless-E-Invoicing-Prozess, bei welchen dem Menschen lediglich ein kurzer Kontrollblick anstelle eines zeitraubenden Prozesses abverlangt wird.

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Künstliche Intelligenz live und in der Praxis
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