WOLFF & MÜLLER Immobilien-Service GmbH digitalisiert FM-Prozesse

Ein zuverlässiger Partner rund um das Thema Immobilie

Die WOLFF & MÜLLER Immobilien-Service GmbH (WOLFF & MÜLLER) ist Teil der WOLFF & MÜLLER Unternehmensgruppe, einem der führendsten Bauunternehmen in Deutschland mit einer Markterfahrung seit 1936. Das Unternehmen deckt als Immobilienmakler und -verwalter sowie Baudienstleister ein breites Leistungsspektrum ab.

Das zu betreuende Immobilienportfolio umfasst Wohn- und Büroimmobilien sowie Logistikhallen, als auch Gewerbeareale und unbebaute Grundstücke. Durch die Verwaltung des Immobilienbestands der WOLFF & MÜLLER Unternehmensgruppe umfasst das Einsatzgebiet der WOLFF & MÜLLER Immobilien-Service GmbH ganz Deutschland.

Zentrale Abbildung der FM-Prozesse in einem CAFM-System

Zur Unterstützung ihrer FM-Prozesse entschied sich WOLFF & MÜLLER im Jahr 2018 für die Einführung der CAFM-Software der N+P Informationssysteme GmbH (N+P) – SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS). Das umfangreiche Immobilienportfolio erforderte die sukzessive Ablösung der Einzellösungen, um die FM-Prozesse durchgängig und transparent abzubilden. Die WOLFF & MÜLLER Immobilien-Service GmbH sollte damit bei ihrem Kerngeschäft – der Immobilienverwaltung unterstützt werden.

Ziel war es, die Aufwände im Rahmen der Immobilienbewirtschaftung spürbar zu reduzieren. Gleichzeitig sollte die CAFM-Software bei der ordnungsgemäßen Durchführung und Dokumentation der Betreiberpflichten dienen.

"SPARTACUS Facility Management® unterstützt uns wesentlich bei der zentralen Verwaltung und Verknüpfung von Daten, die im Rahmen des Facility Managements entstehen. Im Arbeitsalltag profitieren wir von den einheitlichen Workflows und umfangreichen Funktionen sowie Auswertungsmöglichkeiten", fasst Pascal Kempf, CAFM-Projektleiter bei der WOLFF & MÜLLER Immobilien-Service GmbH heute die Vorteile des Einsatzes zusammen.

WOLFF & MÜLLER setzt bei der Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen auf CAFM- Unterstützung

Die zuständigen Mitarbeiter nutzen SPARTACUS für die optimierte Durchführung und Dokumentation der Instandsetzung sowie Wartung. Sie profitieren bei der Bewältigung ihrer Aufgaben von den durchgängigen Workflows, welche sie bei der Störungsmeldung und der Störungsbehebung ebenso unterstützen wie bei der termingerechten Durchführung von geplanten Maßnahmen – inklusive dem dazugehörenden Auftragsmanagement.

Durch die Sicherstellung des reibungslosen Gebäude- und Anlagenbetriebs an allen verteilten Standorten sowie die ordnungsgemäße Dokumentation der vorgenommenen Tätigkeiten wird die WOLFF & MÜLLER Immobilien-Service GmbH gleichzeitig der Wahrnehmung ihrer Betreiberverantwortung gerecht.

Die Leistungen, die die Mitarbeiter der WOLFF & MÜLLER Immobilien-Service GmbH für ihre Kunden erbringen, werden mit Hilfe von SPARTACUS detailliert erfasst und ausgewertet. Die Leistungsbuchung erfolgt dabei auf Stundenbasis.

Transparente Budgetplanung und Budgetkontrolle mittels SPARTACUS

Die Budgets, die für den sicheren und nachhaltigen Betrieb der Immobilien und Anlagen notwendig sind, plant WOLFF & MÜLLER Immobilien-Service GmbH mit Unterstützung der CAFM-Software SPARTACUS. Darauf aufbauend werden die notwendigen Maßnahmen den festgelegten Budgets in der CAFM-Software zugeordnet. WOLFF & MÜLLER Immobilien-Service GmbH behält mit der transparenten Budgetfestlegung und exakten Dokumentation von geplanten sowie entstandenen Kosten im Blick, wieviel Budget noch verfügbar ist und ob der definierte Kostenrahmen eingehalten werden kann. Außerdem können Rechnungen den jeweiligen Budgets zugeordnet werden.

Zentrale Abbildung des Inventarmanagements bei WOLFF & MÜLLER

Auch bei der Erfassung und Verwaltung des Inventarbestands nutzt WOLFF & MÜLLER Immobilien-Service GmbH die CAFM-Software SPARTACUS. Für die Hinterlegung der Büroausstattung (z. B. Schreibtische, Rollcontainer und Regale) greift das Unternehmen auf die Barcode-Technologie zurück und wird somit sowohl bei der Erst- als auch bei der Folgeinventur in effizienter Weise unterstützt. Die in SPARTACUS zentral erfassten Daten bilden die Basis für die Generierung von Auswertungen für Investitionsentscheidungen.

CAFM bildet einen wichtigen Baustein auf dem Weg zu BIM

WOLFF & MÜLLER Immobilien-Service GmbH verfolgt die Vision, Building Information Modeling (BIM) zukünftig auch im Bereich Facility Management zu etablieren. Im ersten Schritt möchten die verantwortlichen Mitarbeiter die dafür notwendigen Anforderungen für die Bestandsimmobilien definieren. Im zweiten Schritt sollen diese Anforderungen bereits beim Projektstart an die Architekten und Fachplaner übergeben werden. Zur Sicherstellung der Unabhängigkeit von einem bestimmten System kommt für die Übergabe der Modelldaten das IFC-Format zum Einsatz.

WOLFF & MÜLLER Immobilien-Service GmbH möchte durch die BIM-Arbeitsweise sicherstellen, dass es beim Übergang vom Gebäudebau in den Gebäudebetrieb nicht zu Informationsverlusten kommt. Dadurch werden eine optimierte Inbetriebnahme und effizienter Gebäudebetrieb gewährleistet. Mittels der Anreicherung des Gebäudemodells mit Informationen aus dem Facility Management in der Planungs- und Bauphase können Betriebskosten zukünftig frühzeitig kalkuliert und gegebenenfalls noch Änderungen bei der Planung berücksichtigt werden.

Nicht zuletzt geht es auch darum, Kunden einen höheren Service zu bieten und damit die eigene Marktposition langfristig zu sichern und zu verbessern.