Trendumfrage: Einführung digitaler Prozesse und Systeme stehen in der Immobilienbranche erst am Anfang

• Großteil der Unternehmen bereits mit Digitalisierungsstrategie und Digitalisierungsbeauftragtem
• 82 Prozent der Daten liegen digital vor, doch nur 12 Prozent der digitalen Daten wandern in zentrale Systeme
• Reine Digitalisierung von Informationen (Digitization) bereits weit vorangeschritten
• Digitalisierung von Prozessen und Einführung umfassender digitaler Systeme (Digitalization) noch nicht weit verbreitet
• Unternehmen überschätzen häufig ihren Digitalisierungsgrad

Die Digitalisierungsbestrebungen in der Immobilienbranche nehmen Fahrt auf. Ein Großteil der Immobilienunternehmen hat bereits einen Digitalisierungsbeauftragten oder eine Digitalisierungsabteilung und greift auf eine Digitalisierungsstrategie zurück bzw. erarbeitet diese derzeit. Auch liegen mit durchschnittlich 82 Prozent die meisten Informationen und Dokumente in digitaler Form vor. Jedoch arbeitet nur gut jeder zehnte mit digitalisierten Prozessen und einem zentralen System, in welches Daten automatisch eingespeist und jederzeit ausgewertet werden können. Dieses Missverständnis zwischen der digitalen Repräsentation von Informationen (Digitzation) und der Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen (Digitalization) führt dazu, dass Unternehmen ihren Digitalisierungsgrad häufig überschätzen. Das sind einige der zentralen Ergebnisse einer Trend-Umfrage, die RUCKERCONSULT im Auftrag der Cloudbrixx GmbH unter Akteuren der Immobilienwirtschaft durchgeführt hat und die heute im Rahmen einer Online-Pressekonferenz zusammen mit der RGM Facility Management GmbH, Unternehmensgruppe Gegenbauer, vorgestellt wurden.

Mitten in der heißen Phase

Lediglich zwei Prozent der Befragten gaben an, dass die Prozesse in ihrem Unternehmen weitestgehend digitalisiert sind, sieben Prozent befinden sich in der Anfangsphase der Digitalisierung. Das heißt die Mehrheit der Unternehmen ist derzeit in einer Umsetzungsphase. „Digitalisierung geschieht nicht über Nacht“, sagt Marc Mockwitz, Geschäftsführer der Cloudbrixx GmbH. „Besonders in großen Unternehmen gibt es langwierige Entscheidungsprozesse. Immerhin betrifft die Umstellung auf digitale Lösungen in der Regel alle Abteilungen. Da will die Auswahl des Anbieters wohldurchdacht sein.“ Dass viele Immobilienunternehmen bereits in der heißen Phase der Digitalisierung stecken, spiegelt sich im hohen Anteil an Unternehmen mit einer Digitalisierungsstrategie (60%) und einer Digitalisierungsabteilung bzw. Digitalisierungsbeauftragtem (70%) wider.

Baustelle ‚Digitaler Workflow‘

Laut Befragung benutzen 80 Prozent der Teilnehmer zwischen einem und vier Programmen in Ihrem Arbeitsalltag, abseits der üblichen Standardanwendungen aus der Microsoft- oder Apple-Welt. Doch der Datenaustausch zwischen diesen Programmen funktioniert nur bei neun Prozent der Befragten reibungslos. Das heißt 91 Prozent haben mehr oder weniger häufig mit Problemen zu kämpfen. „In der Praxis sehen wir sehr häufig Softwarelandschaften, die mangelhaft oder gar nicht miteinander verbunden sind. Infolge fehlender Schnittstellen kommt es dann häufig zu Medienbrüchen und in der Folge zu Datenverlust “, sagt Marc Mockwitz. Dabei bemühen sich die Unternehmen, ihre Softwaresysteme miteinander zu verbinden. Knapp zwei Drittel der Befragten geben an, dass sie Software verwenden, die mittels Schnittstellen einen digitalen Datenfluss gewährleisten sollen. Doch nur acht Prozent konstatieren, dass der Datenfluss auch sehr gut funktioniert. „Die Antworten zeigen deutlich auf, dass die verbundenen Softwaresysteme mangelhaft arbeiten. Echte digitale Workflows sind unserer Erfahrung nach eher selten vorhanden“, sagt Mockwitz.

Nils Lueken, Geschäftsführer der RGM Facility Management GmbH, sagt: „Als 100%ige Tochter der Unternehmensgruppe Gegenbauer nutzt die RGM Facility Management GmbH bereits heute viele Vorteile einer Digitalisierung mit dem Ziel, unsere Workflows und die Kundenarbeit zu verbessern. Dabei stehen wir in einem beständigen Austausch mit unseren Kunden vor Ort, um das Potential neuer Technologien und den praktischen Nutzen der Digitalisierung für ein aktives Immobilienmanagement voranzubringen. Wir transportieren die Innovation auch zum Kunden und führen Pilotprojekte in Kundenobjekten durch, um so die Möglichkeiten und die Sinnhaftigkeit digitaler Ansätze im Gebäudemanagement gemeinsam auszuloten.“

„Unternehmen stecken bei der Digitalization noch in den Kinderschuhen“

Die Datenlage in der Immobilienwirtschaft ist bereits sehr digital. Laut der Einschätzung der Befragten liegen durchschnittlich 82 Prozent der Daten, mit denen sie arbeiten, in digitaler Form vor. Aber nur 12 Prozent dieser digital abgelegten Daten werden in ein zentrales System eingespeist, das jederzeit den Zugriff und die Auswertung der eingegangenen Informationen ermöglicht. Marc Mockwitz kommentiert: „Dieser geringe Anteil deutet auf einen Sachverhalt hin, den wir immer wieder feststellen: Unternehmen überschätzen ihren Digitalisierungsgrad. Und das liegt an der unscharfen Definition des Begriffs hierzulande. In der englischen Sprache wird unterschieden zwischen ‚Digitization‘, also der Überführung analoger Informationen in die Welt der Einsen und Nullen, und ‚Digitalization‘, die die Umstellung und Automatisierung ehemals händischer Prozesse, gegebenefalls mithilfe von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning, in komplett digitale Workflows umfasst. In Deutschland sind viele Unternehmen bereits weit vorangeschritten bei der Digitization, sind bei der eigentlichen Digitalization aber noch nicht so weit“.

Die Umfrage wurde im Zeitraum vom 16. bis 29. September 2020 durchgeführt. Es haben 54 Akteure aus der Immobilienwirtschaft teilgenommen, insbesondere aus den Teilbranchen Verkauf / Vermietung / Marketing / Makler, Projektentwicklung / Grundstücksentwicklung und Asset Management / Fonds Management.

Über RGM Facility Management GmbH

Die RGM Facility Management GmbH ist eines der führenden Immobilien-Dienstleistungsunternehmen in Deutschland mit Schwerpunkten auf technisches und integriertes Facility Management sowie Industrial Services und Real Estate Consulting. Im Jahr 2019 erwirtschafteten rund 4.200 Vollzeitkräfte (FTE) eine Gesamtleistung von rund 400 Mio. EUR. Die RGM Facility Management GmbH ist ein Unternehmen der Gegenbauer Holding SE & Co. KG, Berlin. Gegründet 1925 in Berlin, erbringen heute über 18.000 Mitarbeiter der Unternehmensgruppe Gegenbauer umfängliche Dienstleistungen für Immobilien, Liegenschaften und Menschen. Zu den wichtigsten Kunden zählen Industrie und Handel, öffentliche Auftraggeber, Banken und Versicherungen, Einrichtungen des Gesundheitswesens sowie Wohnungsunternehmen. Im Geschäftsjahr 2019 erzielte Gegenbauer einen Konzernumsatz von 767,7 Mio. EUR.