Wirtschaftliches Outsourcing in der ISGUS Cloud

Plukon hat Frischgeflügel, TK-Ware, Convenience-Produkte und Geflügelwurst im Angebot. Geliefert wird an Handelsunternehmen, Großverbraucher und Gastronomie. In Deutschland arbeiten für Plukon 1.600 Mitarbeiter an den fünf Standorten Visbek, Gudensberg, Brenz, Döbeln und Storkow, wo für das vergangene Jahr 2018 ein Jahresumsatz von 530 Mio. Euro zu Buche steht.

In Zusammenarbeit mit der ISGUS Niederlassung in Osnabrück hat Plukon im vergangenen Jahr an vier seiner fünf deutschen Standorte die ZEUS® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle als Software as a Service (SaaS) in der Version für bis zu 3.000 Mitarbeiter eingeführt. Damit hat Plukon die Sicherung, Aktualisierung und Pflege der Daten ins ISGUS Rechenzentrum nach Villingen-Schwenningen verlegt.

ZEUS® ist für Plukon keine unbekannte Größe. Mit dem System von ISGUS arbeitet man am Standort Storkow bereits seit 2005. ISGUS Vertriebsmitarbeiter Bastian Peucker wollte Plukon am Standort Visbek für ZEUS® interessieren, Stefan Berning, Network Manager bei Plukon, kannte ZEUS® bereits durch die Installation in Storkow und war auf der Suche nach einer outsourcingfähigen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, da das bisherige System am Standort Visbek abgekündigt war und vom Anbieter nicht mehr unterstützt wurde. Die Kaltakquise von Bastian Peucker war also der Startschuss für die erneute Zusammenarbeit mit Plukon.

Wirtschaftliches Outsourcing

Bei Plukon hatte man sich Mitbewerber von ISGUS angeschaut, aber nur ISGUS war in der Lage Software as a Service gemäß dem Anforderungsprofil anzubieten: Der Kunde hostet die gewünschten Softwarelösungen nicht mehr in der eigenen IT, sondern in der ISGUS Cloud. Dabei braucht er sich nicht mehr um Rechnerumgebung, Datenbanklizenzen und Betriebssysteme zu kümmern. Auch die gesamte technische Administration ist Teil der SaaS-Dienstleistung. Das sorgt für Transparenz im IT-Budget und verbessert die Kostenstruktur.

Gleichzeitig profitiert Plukon von der hohen Verfügbarkeit und Datensicherheit und kann sich mit voller Kraft aufs Kerngeschäft konzentrieren. „Plukon ist generell ein sehr Cloud-orientiertes Unternehmen. Die Zeiterfassung ist nicht das erste Produkt, das wir outsourcen. Wir haben eine klare Kostenübersicht und wissen immer, was für Kosten auf uns zukommen. Man muss keine Ressourcen vorhalten für ein späteres Wachstum. Man gibt auch das Risiko eines Systemausfalls ab und muss sich nicht um die Backups kümmern oder um die Wartung der Server, um die Administration, Installation usw. Zudem sind sämtliche Zeiterfassungsdaten von jedem Plukon Standort aus zentral abrufbar“, fasst Stefan Berning einige der Gründe zusammen, die zur Entscheidung für die SaaS-Lösung von ISGUS geführt haben.

„Wir können Zeiterfassung und Zutrittskontrolle guten Gewissens outsourcen, denn wir verdienen damit kein Geld. Es gehört nicht zu unserem Kerngeschäft und das Outsourcing umfasst keine unternehmenskritischen Daten“, unterstreicht Stefan Berning die Sinnhaftigkeit des Outsourcings. Dazu passe auch die rundum gute Zusammenarbeit mit dem ISGUS Team aus Osnabrück, das sich als technisch versiert, flexibel und dienstleistungsorientiert präsentiert habe.

Implementierung bei laufender Produktion

Der Roll-out der ZEUS® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle erfolgte von Juli bis Dezember 2018, und zwar im laufenden Betrieb. Entsprechend wurden die Zutrittsund Zeiterfassungsterminals freitags und am Wochenende angebracht. „Wir haben die Schnittstelle immer so gewählt, dass die Installation jeweils an einem Wochenende am Monatsanfang stattfand, so dass wir möglichst wenige Tage nacharbeiten mussten, die noch im alten System gebucht worden waren“, weiß Stefan Tholen, Senior Application Manager bei Plukon, von der gut getakteten Hardwareeinführung zu berichten. Waren die ISGUS Terminals einmal an der Wand, wurde nur noch ZEUS® verwendet, kurz: Es wurde zu keiner Zeit parallel mit zwei Systemen gearbeitet.

Transparente Arbeitszeiten

Plukon hat das Lohnprogramm SAGE im Einsatz. Aus ZEUS® heraus wird eine Datei mit allen erforderlichen Informationen erzeugt, automatisiert und anschließend in das SAGE Lohnprogramm importiert. So gehen über die ZEUS® -Schnittstelle voll automatisierte Listen an den gewünschten Zielstandort. Diese digitale Übertragung der Lohndaten muss bei Plukon aktuell für fünf Firmen an drei verschiedenen Standorten separat erfolgen. „Die Lohnübergabe aus ZEUS® erleichtert uns die Kontrolle der Arbeitszeiten enorm. Früher war da noch Zettelwirtschaft im Spiel, heute läuft das automatisiert und die Fehlbuchungen oder Probleme werden auf dem Dashboard von ISGUS nahezu in Echtzeit angezeigt“, beschreibt Stefan Berning die neue Transparenz dank der ZEUS® Zeiterfassung.

In naher Zukunft soll dann auch der Standort Storkow an die SaaS-Lösung angebunden werden, um das Outsourcing-Projekt zu komplettieren.

90 Zutrittsterminals an 3 Standorten

Die ZEUS® Zutrittskontrolle hat Plukon bisher an drei Standorten realisiert. In Visbek und Gudensberg sind jeweils 25 Terminals installiert, in Brenz circa 40. Einige dieser Terminals werden auch für den Kostenstellenwechsel genutzt, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter die Produktionslinie wechselt.

Buchung = Kostenstellenwechsel

Beim Thema Kostenstellenwechsel ist der Plukon Produktionsstandort Brenz führend. „Es kommt häufig vor, dass Mitarbeiter in Brenz zwischen den Produktionslinien und -abteilungen wechseln, und die gehen dann auf dem Weg in die nächste Abteilung an einem Kostenstellenoder Zutrittsterminal vorbei, halten ihren Chip vor und dadurch entsteht ein Kostenstellenwechsel“, erläutert Stefan Berning das so einfache wie mitarbeiterfreundliche Prozedere.

Gruppenkalender wird gut angenommen

Eine wichtige Rolle spielt bei Plukon der ZEUS® Gruppenkalender. Er wird hauptsächlich von den Vorarbeitern, Produktionsleitern und Abteilungsleitern in der Produktion genutzt, um zu schauen, welche Mitarbeiter da sind und zu welcher Uhrzeit sie da sein sollten, also zur klassischen Fehlzeitenplanung. Mit dem Team Manager bietet ISGUS außerdem eine neue Option, Fehlzeiten zu planen, Arbeitszeiterweiterungen durchzuführen und Tagesmodelle zu modifizieren. Allesamt Tätigkeiten, die bei Plukon bisher vom Vorarbeiter übernommen wurden.

ZEUS® Auswertungen mit hoher Aussagekraft

Für die Geschäftsleitung haben die ZEUS® Auswertungen einen hohen Stellenwert: Ob es um den Periodenabschluss oder um Krankheitsstatistiken geht. Monatsabschluss und Perioden sind bei Plukon unterschiedlich. „Wir gehören seit 2012 zur Plukon Food Group. Vorher waren wir eigenständig als Firma Stolle. Wir waren familiengeführt, inhabergeführt, das hat sich jetzt geändert. Mittlerweile machen wir Periodenabschlüsse, d.h. ein Jahr hat zwölf Monate, aber auch 13 Perioden. Alle vier Wochen Periodengespräche werden geführt und dabei kommen alle Zahlen auf den Tisch. Wir können uns dank ZEUS® Auswertungen über alle Plukon Niederlassungen in der Zusammenschau ansehen“, unterstreicht Stefan Tholen abschließend die große Bedeutung der ZEUS® Auswertungen für die Unternehmensentwicklung.