ISGUS bei den Passionsspielen in Oberammergauer

Aufgrund der COVID-19 Pandemie, werden die Passionsspiele auf 2022 verschoben. Premiere ist am 21. Mai 2022. ISGUS wird auch hier als starker Partner wieder mit dabei sein.

„Bereits im Jahr 2015 begannen die Vorbereitungen, damals waren wir noch zu zweit“, erinnert sich Frau Monika Stückl, die stellvertretende Werkleiterin des Eigenbetrieb Kultur Oberammergaus. Noch im selben Jahr kamen weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinzu, inzwischen arbeiten über 100 Menschen im Organisationsteam. Und die müssen alle tatkräftig mit anpacken, um auch die 42. Oberammergauer Passionsspiele ein Erfolg werden zu lassen.

Erstmals auch mit dabei, ist die elektronische Zeiterfassung von ISGUS. Noch bei den letzten Spielen 2010 wurde jede Probe und jeder Auftritt aller Mitwirkenden auf Zetteln und Listen vermerkt und musste später in eine Excel-Tabelle übertragen werden. Die Idee zur elektronischen Erfassung war schon länger im Hinterkopf der Verantwortlichen, wurde aber erst 2018 konkret angepackt. „Über die Stadtverwaltung Oberammergau, welche auch eine ISGUS Lösung nutzt, sind wir auf ISGUS aufmerksam geworden. Nach dem Vergleichen der Angebote einiger Anbieter, fühlte man sich bei der ISGUS-bavaria GmbH schnell am besten aufgehoben. Die Entscheidung haben wir bis heute keinesfalls bereut,“ sagt Monika Stückl, die anfangs aber auch mit dem handschriftlichen Aufzeichnen und manuellen Übertragen in Excel kein Problem gehabt hätte.

Monika Stückl und Bernhard Schwaighofer, Leiter ISGUSbavaria GmbH, sind sich einig, dass das Einpflegen aller Mitwirkenden und Hinterlegen der verschiedenen Arbeitsverträge, Rollen und Zeitmodelle jetzt am Anfang der Proben noch viel Zeit in Anspruch nimmt. „Die Vereinfachung durch die Lösung wird sich jedoch sehr bald zeigen und vor allem bei den tatsächlichen Aufführungen spürbare Entlastung bringen. Schon der erste Probelauf der Übergabe von Abrechnungsdaten von ca. 1.300 Darstellern an die DATEV klappte vollkommen reibungslos.“

Oberammergau und der Barterlass

Insgesamt über 2500 Mitwirkende, davon rund 1800 Darsteller in den verschiedensten Rollen, wie z.B. Römer, der Hohe Rat, die Rotte, das Volk, weinende Frauen und viele weitere, proben unterschiedlich oft, zu unterschiedlichen Zeiten und in wechselnden Gebäuden und Räumen. Hinzu kommen die Hauptrollen, wie z.B. Jesus, Judas und Maria, die alle doppelt besetzt wurden, Feuerwehr und Rettungsdienst, Garderobiere, sowie Maske, Kostüm und Technik. Ein Verwaltungsaufwand, der für große Unternehmen eine der größten Herausforderungen wäre. Die Oberammergauer sehen es entspannt, getreu dem Motto „wird schon gut gehen – muss es ja“.

Eine weitere Besonderheit: alle Darsteller müssen das Spielrecht erlangen, welches man nur dann erhält, wenn man in Oberammergau geboren und aufgewachsen ist oder seit mindestens 20 Jahren im Ort lebt. Jede Rolle wird dann einzeln von Spielleiter Christian Stückl persönlich besetzt. So bleibt bis zur Gelübde-Erneuerung, welche am 20. Oktober 2018 stattfand, die Verteilung geheim. Auch die weiteren rund 700 Mitwirkenden, die hinter der Bühne aktiv sind, kommen zum Großteil aus Oberammergau. „Nur ein paar Feuerwehrleute und Musiker der Kapelle mussten extern besetzt werden“ erklärt Monika Stückl.

Der ganze Ort mit seinen gut 5.000 Einwohnern steht Kopf. Und dann wäre da noch der Haar- & Barterlass: seit Aschermittwoch 2019 sind alle aufgefordert, sich die Haare und Männer auch die Bärte wachsen zu lassen um eine möglichst hohe Identifikationsfigur zu schaffen.

Passion 2020

Die Aufführungen der Passionsspiele 2020 finden von Mai bis Oktober statt. Fünfmal die Woche, insgesamt 109 Aufführungen. Zu jeder werden über 4.000 Zuschauer erwartet. Gesamt rechnen die Organisatoren mit etwa 450.000 Zuschauern, die aus der ganzen Welt kommen und oftmals ganze Reisepakete buchen, mit Anreise, Verpflegung und einem Hotel, das schon mal gut 25km entfernt liegen kann. Ein besonderes Ereignis, das der Wirtschaft im gesamten Landkreis einen Aufschwung beschert, aber auch vieles strapaziert. So werden die Passionsspiele alle 10 Jahre neu inszeniert und auch das Bühnen- sowie das Kostümbild wird komplett neu entworfen.

Für die nächsten Passionsspiele, die gelübdegemäß 2030 stattfinden würden, steht bisher noch nichts fest. Die Arbeitsverträge aller Mitwirkenden laufen aus und auch die Werkleitung des Eigenbetriebs um Walter Rutz und Monika Stückl kehrt wieder in ihr normales Leben zurück. Ob die Spiele stattfinden, wird durch den Gemeinderat Oberammergau beschlossen. Dieser bestimmt auch die Werkleitung, sodass ein neues Organisationsteam aufgebaut werden kann.

ISGUS – Keine Lösung wie jede andere

In den ersten Workshops wurde schnell klar, dass die ISGUS Lösung ZEUS® hier nicht als klassische Zeiterfassung eingerichtet werden konnte. Denn das Hauptaugenmerk liegt auf der Erfassung der einzelnen Einsätze wie Proben und Auftritte und deren Häufigkeit. Anhand der hinterlegten Arbeitsverträge und Rollen weiß ZEUS® dann, welcher Stundensatz berechnet werden muss. Aber auch dabei gibt es viele Besonderheiten. Für die Proben gibt es spezielle Probensätze, die je nach Länge einfach oder doppelt verrechnet werden müssen. Solistenauftritte werden besonders vergütet und deshalb auch unterschiedlich gebucht.

„Ursprünglich geplant war etwas völlig anderes“, erinnert sich Thomas Praxl, ISGUS Vertriebsbeauftragter der ISGUS-bavaria GmbH in Warngau. Die eigentliche Lösung sollte eine Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung beinhalten. Dass dies aufgrund der speziellen Vergütung und dem tauschen der Darsteller-Rollen bis in die Proben hinein nicht praktikabel sein würde, haben Frau Stückl wie auch der Projektleiter der ISGUS-bavaria GmbH, Herr Willibald, schnell erkannt. Die umfangreichen Möglichkeiten des Systems wurden daraufhin genutzt die Anforderungen nahezu 1:1 ganz individuell abzubilden. Heraus kam eine maßgeschneiderte Lösung mit der das Organisationsteam um Frau Stückl sehr zufrieden, ist. „Das gewünschte Ziel, exakte und vollständige Daten zur Verfügung zu haben und diese direkt an die DATEV zur Abrechnung übergeben zu können, wurde in vollem Umfang erfüllt.“

Technische Umsetzung durch ISGUS-bavaria GmbH

Ein weiterer Vorteil der elektronischen Erfassung sind die direkten Auswertungen, die Spielleiter Christian Stückl zeigen, ob und welche Darsteller an welchen Proben, wie oft teilgenommen haben und welche Darsteller wann und wie oft bei Auftritten mitgewirkt haben. Auch dies war aus den bisherigen Aufschrieben nur schwer erkennbar.

Die ISGUS Software für die Passionsspiele wurde im ISGUS Rechenzentrum gehostet, sodass der Eigenbetrieb Kultur keinerlei eigene IT-Aufwendungen zu tragen hatte und auch zeitlich so gut wie keinen Vorlauf benötigte. Für die eigentliche Erfassung stellt die ISGUS-bavaria GmbH vorkonfigurierte Terminals zur Verfügung die über x-beliebige Browser mit dem Rechenzentrum in Villingen-Schwenningen kommunizieren. Am jeweiligen Einsatzort müssen die Terminals dann nur noch in die Netzwerkdosen eingesteckt werden und finden so über DHCP selbsttätig Ihren Host.

Während der Proben wurden mehrere Terminals mobil auf Konsolen verwendet, da diese oft in unterschiedlichen und wechselnden Gebäuden im Ort verteilt stattfanden. Sowohl die Einrichtung wie auch die Bedienung der inzwischen 32 ISGUS Terminals hat vom ersten Augenblick an reibungslos funktioniert und die Akzeptanz durch die Laiendarsteller war und ist vorbildlich, kann Frau Stückl lobend erwähnen. Nicht nur um sich an den Terminals zu identifizieren, sondern auch um sich während der Veranstaltungen gegenüber den Sicherheitskräften ausweisen zu können, wurde von jedem Mitwirkenden nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags ein Foto gemacht und personalisierte Ausweise mit Name, Bild und Personalnummer erstellt. Dank der Befestigung an einem Schlüsselband, lassen sich die Ausweise einfach umhängen.

Die Abläufe mit dem neuen System sorgen aber nicht nur im Organisationsteam für Freude, sondern werden auch von den Mitwirkenden sehr gut angenommen: „es ist jetzt supereinfach nur die Karte dranzuhalten“, erzählt eine der Darstellerinnen.