Effizienz und Sicherheit für die Produktion diätischer Lebensmittel – Zeus® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bei der Dr. Schär Ag / Spa

Dank der Dr. Schär Produkte müssen die Betroffenen nicht länger auf Backwaren, Snacks, Pizza, Nudeln, Müsli und weitere getreidehaltige Lebensmittel verzichten und können sich am Dr. Schär Sortiment mit über 150 verschiedenen Produkten bedienen. Diese werden an den Produktionsstandorten am Hauptsitz in Burgstall bei Meran, in Deutschland (Dreihausen und Apolda), Österreich (Klagenfurt), Spanien (Saragossa) und in den USA (Lyndhurst und Swedesboro, NJ) hergestellt.

Um dem eigenen hohen Qualitätsanspruch und den globalen Standards für Lebensmittelsicherheit BRC und OHSAS gerecht zu werden, bedarf es nicht nur einer kontrollierten Rohstoffkette und klinisch reinen Produktionsstätten, sondern auch reibungsloser Abläufe in der Produktion. Diese erfolgen je nach Standort im Drei- oder Vier-Schichtbetrieb an sieben Tagen in der Woche und rund um die Uhr. Optimale Personalplanung und Abrechnung ist dabei ein wesentlicher Faktor. Aus diesem Grund entschloss sich Dr. Schär 2014 im Zuge einer weltweiten Standardisierung der HR Prozesse für die Anschaffung eines neuen und zentralen Systems für die Zeiterfassung.

Es folgte eine Marktsondierung mit umfangreicher Evaluierung der verfügbaren Lösungen. Da alle „Dr. Schär Länder“ mit der neuen Software arbeiten sollten, legte man ein besonderes Augenmerk auf die Internationalität der Anbieter und Lokalisierung der Lösungen. Dabei ging es nicht nur um die Unterstützung der jeweiligen Landesprachen für die Benutzer in den ausländischen Niederlassungen, sondern vor allem auch um die Abbildung der gesetzlichen und tariflichen Regelungen in den verschiedenen Ländern.

Mit diesem Anspruch kam Dr. Schär zwangsläufig auch mit ISGUS ins Gespräch und man war sich schnell einig, dass die Qualitäten und Stärken der ZEUS® Lösung am besten anhand eines Probebetriebs beurteilt werden könnten. Entsprechend wurde bereits im Februar 2015 mit dem Probetrieb im österreichischen Klagenfurt begonnen, wo durch die Übernahme der Firma Csm Austria dringender Handlungsbedarf bestand. Dass die von Dr. Schär übernommene Csm Austria in der Vergangenheit auch schon ZEUS® im Einsatz hatte, spielte dabei nur eine untergeordnete Rolle, da das alte System komplett ersetzt werden sollte.

Da in Klagenfurt auch Bedarf für eine Zutrittskontrolle bestand, wurde der Probebetrieb von Anfang an um die integrierte ZEUS® Zutrittslösung erweitert. Auch die Vorgabe, die an vielen Standorten bereits vorhanden Dr. Schär Transponder weiter zu benutzen, konnte ISGUS mit seinem großen Spektrum unterstützter Lesertechnologien problemlos erfüllen.

Softwareseitig wurde ZEUS® im Rechenzentrum am Dr. Schär Hauptsitz im idyllischen Burgstall bei Meran/Südtirol installiert. Die Konfiguration der in Österreich doch recht komplexen Arbeitszeitgesetze und Regelungen erfolgte vom ISGUS Hauptsitz in Villingen-Schwenningen.

Anfang 2015 kam Daniel Windmann zu Dr. Schär, als Verantwortlicher für die Vereinheitlichung der HR Systeme in der Gruppe und somit auch zuständig für die Einführung von ZEUS®. Windmann erinnert sich: „Anfangs hatte ich das Thema Zeitwirtschaft völlig unterschätzt und konnte mir nicht vorstellen, dass Zeiterfassung so komplex sein könnte. Während die Zutrittskontrolle von Anfang völlig problemlos lief und die Einrichtung sehr einfach war, gab es bei der Zeitwirtschaft doch die eine oder andere Herausforderung, um den Anforderungen der österreichischen Kollegen gerecht zu werden.“

Nach einigen Umstellungen in der Software und der Realisierung der Lohnschnittstelle zum lokalen Lohnanbieter Rzl war Dr. Schär überzeugt, mit ISGUS den richtigen Partner für den internationalen Roll-out gefunden zu haben. Unabdingbar für Dr. Schär war eine zentrale Projektabwicklung für den gesamten Roll-out, was von ISGUS gewährleistet wurde und sich rückblickend nach der Implementierung an neun Standorten in sechs Ländern auch bewährt hat.

Innerhalb von zwölf Monaten wurden im Anschluss die Standorte in Saragossa (Spanien), Warrington (UK) sowie die zwei großen Produktions-Standorte in Deutschland in Dreihausen und Apolda mit ZEUS® ausgestattet, unter Mitwirkung der jeweils lokalen ISGUS Niederlassungen bzw. Vertriebs- und Servicepartner. Wie in Österreich gab es in jedem Land spezielle Anforderungen hinsichtlich Überstundenabrechnung, Durchrechnungszeiträumen, Lohnschnittstellen oder auch sehr spezielle Pausenverrechnungen, wie z.B. in Spanien.

Parallel wurde am Hauptsitz in Burgstall ein neues Firmengebäude erstellt, als Erweiterung des dortigen Verwaltungsgebäudes, das aus allen Nähten platzte. Als „Dr. Schär Denkfabrik“ wurde die repräsentative und hochmoderne neue Firmenzentrale dann im Mai 2017 eingeweiht. Auch dort ist ZEUS® im Einsatz, mit 65 ISGUS Zutrittslesern an den dortigen Innen- und Außentüren. Auch das „Altgebäude“ in Burgstall, wo glutenfreie Mehle und Brote hergestellt werden, wurde in diesem Zuge mit der Software für Zutrittskontrolle und weiteren 30 IT 4100 Terminals ausgestattet.

„Für mich ist es sehr praktisch, die Zutrittssteuerungen für alle Personen, Standorte und Länder zentral einzusehen und steuern zu können. Viele unserer Mitarbeiter sind sehr oft in einer der Niederlassungen unterwegs und durch die einheitlichen Transponder kann jeder Mitarbeiter bei Bedarf überall vor Ort Zugang erhalten, nach entsprechender Freischaltung im ZEUS® Schließplan, mit nur wenigen Klicks“, ergänzt Daniel Windmann.

Als letzter Standort in Deutschland kam dann 2016 die Dr. Schär Medical Nutrition im hessischen Rosbach dazu. Dort geht Dr. Schär seit 2012 neue Wege im Bereich diätischer Lebensmittel und hat sich auf die Entwicklung und Produktion von medizinischen Lebensmittel für Patienten mit angeborenen Stoffwechselstörungen spezialisiert.

„Dass wir über einen einzigen Zugriff alle Daten für alle Länder einsehen können und dies überall der gleichen Logik folgend, erleichtert unsere Arbeit enorm. Gleichzeitig ist durch die Aufteilung des Systems auf verschiedene Mandanten gewährleistet, dass die Kollegen in den Niederlassungen nur ihre eigenen Mitarbeiter einsehen und korrigieren können“, führt Windmann weiter aus.

„Ausschlaggebend für uns war die Internationalität von ISGUS, um die lokalen Systeme hinsichtlich Installation, Inbetriebnahme und Wartung zu gewährleisten, aber auch die Tatsache dass wir mit ISGUS einen Hersteller gefunden haben, der alles aus einer Hand anbietet, Hardware, Software und vor allem die notwendige Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung“ ergänzt Christian Franzelin, IT Direktor bei Dr. Schär.

Derzeit werden die beiden amerikanischen Produktionsstätten in Lyndhurst und Swedesboro (New Jersey) an ZEUS® angebunden. Durch die langjährige ISGUS Präsenz in den USA und entsprechender Erfahrung bezüglich der amerikanischen Arbeitsgesetzen wird auch dieses Teilprojekt erfolgreich abgeschlossen werden.

Dann werden es weltweit 900 Dr. Schär Mitarbeiter sein, die ihre Anwesenheit über das zentrale ZEUS® System in Südtirol buchen und ihre Türen öffnen – mit steigender Tendenz, denn die Dr. Schär Gruppe wird in Zeiten zunehmender Lebensmittelallergien auch in Zukunft nachhaltig wachsen.

Dass sich die Dr. Schär AG / SPA seit ihrer Gründung 1920 durch den Innsbrucker Arzt Dr. Anton Schär bis heute zum absoluten Marktführer entwickelte, hat mit Pioniergeist, höchsten Qualitätsansprüchen und einem besonderen Vertrauensverhältnis zu Mitarbeitern und Partnern zu tun. Dies war für ISGUS von Anfang an spürbar und für den reibungslosen Projektablauf enorm förderlich. „Die Zusammenarbeit mit ISGUS ist sehr gut und wir fühlten uns zu jeder Phase des Projekts in guten Händen“ zieht Daniel Windmann Bilanz. „Und wir sind sehr stolz, Dr. Schär zu unseren zufriedenen Kunden zählen zu dürfen“ fügt Sylvia Martin-Knoch, Exportleiterin bei ISGUS, hinzu.