Fachanwender von Anfang an in Software-Umstellung einbeziehen

Dass sich so viele Teams zum Beispiel gegen die Einführung neuer IT-Technologien sträuben, hat vielerlei Gründe. Oft liegt es daran, dass ihnen die neue Software quasi einfach übergestülpt werden soll. Sie werden nicht von Anfang an einbezogen, obwohl die Fachkompetenz bei ihnen liegt. Oder die Fachanwender in den Unternehmen sollen den externen IT-Experten schon zu Beginn jedes Detail ihrer Arbeitsaufgabe benennen können. Damit aber sind viele überfordert. Doch was der Software-Spezialist nicht weiß, kann er auch nicht „bauen“. Und was später nachgeliefert werden muss, geht richtig ins Geld. Hinzu kommt, dass die Anwender in der Regel eine andere Fachsprache sprechen als die IT-Experten. Das hat Missverständnisse zur Folge. Und manchmal fühlen sich ältere Mitarbeiter auch den Belastungen einer großen Software-Umstellung nicht mehr gewachsen. Aus all diesen Gründen hat die Firma Stella Systemhaus eine IT-Technologie entwickelt, die den Anwendern in vielerlei Hinsicht entgegenkommt. Wichtigster Punkt: Sie werden von Anfang an in die Umstellung einbezogen, müssen jedoch nicht schon zu Beginn alle Details im Kopf haben.

Zunächst: Die Software „G2“ ist eine generische, also allgemeingültige Lösung analog Excel, bei der die Anwender unabhängig von der jeweiligen IT-Firma beliebige Änderungen selbst vornehmen können. Sämtliche Daten liegen auf einem sicheren Datenbankserver. „G2“ hebt die Vorgehensweise von Excel auf ein neues Niveau – auf eine Client-Server-Architektur. Die IT-Lösung nutzt Formulare und Listen. Sie ist geeignet für Mitarbeiter, die mit Excel umgehen, aber nicht programmieren können.

Wenn eine Software-Umstellung gelingen soll, muss man die Fachanwender in der Finanzbuchhaltung, im Einkauf, im Vertrieb von Beginn an einbinden. Sie kennen ihre Arbeitsaufgaben, sie wissen genau, was wann wie zu tun ist. Es gibt nun einmal kaum Handbücher, in denen die Arbeitsprozesse in einer Firma so detailliert dokumentiert sind, dass sie externe Programmierer für die Software-Umstellung nutzen könnten. Die Einführung von „G2“ kann klein mit einem Formular beginnen und ist Schritt für Schritt erweiterbar. Die Anwender müssen also nicht schon am Anfang alle Anforderungen im Kopf haben. Dennoch entsteht am Ende eine ganzheitliche Lösung. Mit „G2“ lassen sich beliebig komplexe Lösungen erstellen.

Natürlich lässt Stella die Anwender nicht allein mit der neuen Software. In der Praxis sieht die Umstellung in der Regel so aus, dass die Daten, so wie sie vorliegen, auf einen sicheren Datenbankserver gehoben werden – zunächst ohne etwas daran zu verändern. Dann wird eine Einstiegslösung mit mehreren Varianten „gebaut“. Sie dient als Musterlösung, an der sich die Fachanwender in den Unternehmen orientieren, die sie selbstständig erweitern oder abspecken können. Das Entscheidende ist, dass sie mit dieser Vorlage analog ihre anderen Probleme selbst lösen können. Sollten sie nicht weiterkommen, bietet Stella eine Beratung an. Taucht ein größeres Problem auf, können Workshops organisiert werden oder Stella löst das Problem.

Jeder Mitarbeiter bekommt sein eigenes Formular und kann seine Lösung eigenständig und sofort selbst entwickeln, erweitern, verändern und prüfen. Dabei muss er auf die Arbeitsweise seiner Kollegen keine Rücksicht nehmen. Das Wichtigste ist, dass er keine Programmierkenntnisse benötigt, um mit G2 arbeiten zu können. Excel-Kenntnisse reichen aus.