Dokumente digital einreichen

Derzeit haben rd. 21.000 Menschen in durchschnittlich 10.000 Bedarfsgemeinschaften (Familien oder Einpersonenhaushalte) Anspruch auf Leistungen der Grundsicherung nach dem SGB II. Darüber hinaus werden bei Bedarf auch Leistungen für Bildung und Teilhabe für Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene erbracht.

Zur Ermittlung der Leistungshöhe sind von den Anspruchsberechtigten teilweise sehr viele Unterlagen einzureichen. Einkommens- und andere Nachweise sind regelmäßig vorzulegen.

Diese Unterlagen nimmt das Jobcenter des Kreises seit dem 1.7.2020 auch digital entgegen und hat hierfür vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) eine Smartphone-App entwickeln lassen, die in den gängigen App-Stores zur Verfügung steht. Personen, die sich im laufenden Leistungsbezug befinden, können vom Jobcenter einen so genannten QR-Code erhalten. Wird dieser in der App registriert, können Unterlagen abfotografiert oder aus der Galerie übernommen und direkt eingereicht werden. Sie werden unmittelbar durch automatisierte Prozesse in der digital geführten Akte der Bedarfsgemeinschaft abgespeichert. Die einreichende Person erhält hierüber eine Bestätigung und kann auf dem Smartphone nachvollziehen, wann welche Unterlagen eingereicht wurden.

Die App wurde nach einer Idee des Kreises Minden-Lübbecke vom ostwestfälischen IT-Dienstleister entwickelt, dort werden auch das IT-Verfahren des Jobcenters und die digitale Aktenlösung gehostet.

„Wir haben im Jobcenter seit jeher ein sehr hohes Papieraufkommen und hierdurch einen ebenfalls hohen personellen Scanaufwand. Deshalb sind wir mit der Idee einer digitalen App-Lösung an das krz herangetreten. Schon nach kurzer Zeit konnten wir den ersten Prototyp eingehend sehen und ausprobieren. Die agile Herangehensweise des krz hat uns hierbei viel Zeit und Aufwand erspart, jeder Entwicklungsschritt konnte von uns getestet und bewertet werden. Unser Feedback ist dann unmittelbar in die Weiterentwicklung eingeflossen. 

Mit der Produktivsetzung zum 1.7.2020 können nun die Hilfeempfängerinnen und Hilfeempfänger im Kreis Minden-Lübbecke ganz einfach und schnell Ihre Unterlagen einreichen, ohne dafür extra im Jobcenter vorstellig werden zu müssen. Der Datenschutz wird dabei ebenso berücksichtigt wie die modernen Nutzungsgewohnheiten auf den mobilen Geräten“, loben Yasmin Glabach (Jobcenter) und Sören Staas (Digitalisierung, IT) vom Kreis Minden-Lübbecke die Lösung des ostwestfälischen IT-Dienstleisters.

So können nicht nur Fahrtwege oder Portokosten vermieden werden, auch wird dadurch die Bearbeitung beschleunigt und letztlich das Papieraufkommen im Jobcenter reduziert. Das digitale Einreichen der Unterlagen führt außerdem zu einer medienbruchfreien und direkten revisionssicheren Ablage.

Der Kreis Minden-Lübbecke ist Gründungsmitglied und arbeitet in vielen Bereichen erfolgreich mit dem krz zusammen. Aktuelle Schwerpunkte setzen hier u.a. die digitale Aktenführung und die Entwicklung von Onlineservices.